Poradnik Przedsiębiorcy

Obowiązek opłacania zaliczek na PIT-4R za zatrudnionego pracownika

Od kwietnia zatrudniam pracownika na podstawie umowy o pracę. Myślałam, że w związku z tym, że poniosłam stratę, nie będę musiała opłacać podatku dochodowego od wynagrodzenia wypłaconego tej osobie. Proszę o pomoc – czy faktycznie pomimo straty muszę zapłacić zaliczkę na PIT-4R?

Agata, Radom

 

Pracodawca ma obowiązek opłacać za swojego pracownika zaliczki na podatek pobrane z wynagrodzenia. Nie ma tu znaczenia, czy zakład pracy poniósł w danym miesiącu stratę, czy osiągnął dochód. Zaliczka na PIT-4R zależna jest bowiem od dochodów uzyskanych przez osobę zatrudnioną.

Obowiązek poboru podatku z wynagrodzenia pracownika

Zgodnie z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof) pracodawca zobligowany jest do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od dochodu osiągniętego przez pracownika.

Art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Zaliczka na PIT-4R pobierana jest nie tylko od wynagrodzenia osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale także od wynagrodzeń tych osób, z którymi podpisano: 

  • umowę o dzieło,
  • umowę-zlecenie, 
  • kontrakt menadżerski, 
  • umowę o naukę zawodu/przyuczenie do zawodu, 
  • praktyki absolwenckie.

Ponadto podatek taki pobiera się od wypłat tzw. organów zarządzających – chodzi o wynagrodzenia wspólników spółki. Tu dodatkowo warto zwrócić uwagę, że wyliczenie podatku na zasadach ogólnych nie obejmuje:

  • umów cywilnoprawnych zawartych na kwotę do 200 zł brutto, od której pobiera się zryczałtowany podatek w wysokości 17% lub 32%. Tu wyłącza się umowy z wynagrodzeniem określonym wg stawki za wykonaną jednostkę – w tym przypadku niezależnie od ostatecznej kwoty konieczne jest pobranie zaliczki na PIT-4R;
  • umów cywilnoprawnych zawartych z cudzoziemcami nieposiadającymi certyfikatu rezydencji (niezależnie od kwoty wynagrodzenia) – tu wylicza się podatek zryczałtowany w wysokości 20%. 

W powyższych przypadkach zaliczka na zryczałtowany podatek wykazywana jest w deklaracji PIT-8AR.

Jak wyliczyć zaliczkę na PIT-4R od wynagrodzenia pracownika?

Aby obliczyć zaliczkę na podatek PIT-4R, konieczna jest znajomość stawek skali podatkowej. Są one określone w art. 32 ust. 1 updof.

Art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
Zaliczki, o których mowa w art. 31, za miesiące od stycznia do grudnia, z zastrzeżeniem ust. 1a, wynoszą:
1) za miesiące, w których dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy nie przekroczył kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali – 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu;
2) za miesiąc, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali – 17% od tej części dochodu uzyskanego w tym miesiącu, która nie przekroczyła tej kwoty, i 32% od nadwyżki ponad kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali;
3) za miesiące następujące po miesiącu, o którym mowa w pkt 2 – 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

We wspomnianym ust. 1b mowa o obliczaniu zaliczek wg stawki 17% dla pracownika, który złoży oświadczenie o rozliczeniu się wspólnie z małżonkiem.

Wyliczenie zaliczki na podatek dochodowy pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę można rozpisać w dwóch krokach:

  1. ustala się podstawę opodatkowania – przychód brutto pomniejszony o składki społeczne oraz koszty uzyskania przychodu w wysokości 250 zł lub 300 zł. Wynik zaokrągla się do pełnych złotych;
  2. podstawę opodatkowania mnoży się przez odpowiednią stawkę podatku, a następnie odejmuje się od niej kwotę zmniejszającą podatek (43,76 zł) oraz składkę zdrowotną podlegającą odliczeniu (7,75% podstawy wymiaru tej składki). Wynik końcowy zaokrągla się do pełnych złotych.

Przykład 1.

Pan Marek otrzymuje stałe wynagrodzenie w wysokości 5000 zł. Jego miejsce zamieszkania znajduje się w innej miejscowości niż zakład pracy. Ile wyniesie zaliczka na podatek od wynagrodzenia pana Marka wyliczona wg stawki 17%? 

Dane do wyliczenia: 
składki społeczne: 5000 zł × 13,71% = 685,50 zł;
koszty uzyskania przychodu: 300 zł;
składka zdrowotna do odliczenia: 4314,50 × 7,75% = 334,37 zł;
ulga podatkowa: 43,76 zł.
Wyliczenie zaliczki na PIT-4R:
5000 zł − 685,50 zł − 300 zł = 4014,50 zł ~ 4015 zł;
4015 zł × 17% − 43,76 zł − 334,37 zł = 304,42 zł ~ 304 zł.

Gdzie i w jakim terminie wpłacić zaliczkę na PIT-4R za pracownika?

Od stycznia 2020 r. każdy podatnik dokonuje wpłaty podatków na indywidualny mikrorachunek podatkowy. Tu należy jednak zaznaczyć, że zaliczki od wynagrodzeń pracowników podlegają wpłacie na mikrorachunek pracodawcy. Jest to ten sam rachunek, na jaki przelewane są środki należne za podatek dochodowy wyliczony z działalności czy podatek VAT. Pracownik może dokonać wpłat na swój indywidualny mikrorachunek podatkowy np. wtedy, gdy wyjdzie mu niedopłata podatku w jego zeznaniu rocznym.

Ważne jest terminowe regulowanie zobowiązań wobec fiskusa. W przypadku podatku za pracownika termin płatności zaliczek przypada na 20. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatek został pobrany. Jeżeli 20. dzień miesiąca przypada na dzień wolny od pracy (sobota, niedziela, święto), wówczas termin przesuwa się na kolejny  (następujący po tej dacie) dzień roboczy. Nie ma tu możliwości wybrania opłacania zaliczek na PIT-4R kwartalnie, tak jak w przypadku podatku dochodowego z działalności.

Przykład 2. 

Pracodawca wypłaca wynagrodzenia z przesunięciem, czyli na 10. dzień miesiąca następujący po miesiącu, za jaki wynagrodzenie jest należne. Wynagrodzenie pracownika za kwiecień zostało wypłacone 10 maja. Podatek od wynagrodzenia zostanie pobrany w maju, zatem jego wpłaty należy dokonać do 22 czerwca (20 czerwca przypada w sobotę).

Podatek dochodowy wykazywany w rocznej deklaracji PIT-4R opłaca pracodawca jako płatnik, za swojego pracownika (podatnika). Należy go obliczyć i pobrać z pensji pracownika. Wyliczony podatek jest częścią składową kwoty brutto wynagrodzenia pracownika. Stanowi ona w pełni koszt uzyskania przychodu w firmie.

Nieterminowa wpłata zaliczki na podatek za pracownika może spowodować konieczność naliczenia odsetek, które będą wymagane, jeśli ich kwota przekroczy 8,70 zł.

Wykazanie zaliczek okresowych w deklaracji PIT-4R

Płatnicy (pracodawcy) nie mają obowiązku okresowego wykazywania zaliczek w okresowych deklaracjach podatkowych. Pobrany od wynagrodzeń podatek wykazuje się w deklaracji rocznej PIT-4R, którą należy sporządzić i wysłać do urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę firmy. Zeznanie to należy złożyć maksymalnie do 31 stycznia za rok poprzedni.

Wyliczenie zaliczki na PIT-4R w systemie płacowym

Ustalenie wysokości podatku za pracownika jest proste, gdy używa się specjalnego oprogramowania do rozliczania płac. Takie rozwiązanie oferuje system wFirma.pl. Zaliczkę na PIT-4R można obliczyć w dwóch kliknięciach. Po sporządzeniu list płac za pracowników wyliczenia podatku dokonuje się w zakładce START » PODATKI » PODATEK ZA PRACOWNIKA, gdzie wybrać należy opcję WYLICZ PODATEK.

Wyliczenie PIT-4

Następnie pojawi się okno z wyborem miesiąca, za który wyliczona ma zostać zaliczka. Po wyborze odpowiedniego okresu pojawi się wpis z wyliczonym podatkiem.

Obliczona zaliczka PIT-4

Wszystkie wyliczone w powyższy sposób zaliczki zostaną automatycznie wykazane w deklaracji PIT-4R, którą następnie można wysłać bezpośrednio do urzędu skarbowego dzięki integracji systemu wFirma.pl z bramką Ministerstwa Finansów.