Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencja przebiegu pojazdu do VAT - wzór z omówieniem

Stan od 1 kwietnia 2014 r.

Zmiany w ustawie o VAT od 1 kwietnia 2014 będą dawały możliwość odliczenia 100% VAT od nabycia samochodów osobowych, ale równocześnie nałożą na przedsiębiorców dodatkowe obowiązki związane z koniecznością prowadzenia ewidencji. Oto ewidencja przebiegu pojazdu czyli  kilometrówka do VAT 2014 w pigułce.

Pobierz darmowy wzór Ewidencji przebiegu pojazdu dla VAT w dwóch formatach: PDF i DOCX

Do pobrania:

pdf
Ewidencja przebiegu pojazdu dla VAT.pdf druk do ręcznego wypełnienia
doc
Ewidencja przebiegu pojazdu dla VAT.doc edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie

Kto prowadzi kilometrówkę do VAT?

W przypadku:

  • nabycia,
  • importowania,
  • wytworzenia we własnym zakresie,
  • używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub umowy o podobnych charakterze

– pojazdów samochodowych o masie nieprzekraczającej 3,5 tony, które uznawane są za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika w celu odliczania 100% VAT od wydatków z nimi związanych należy:

  • prowadzić dla każdego z osobna ewidencję przebiegu pojazdu - kilometrówkę;
  • złożyć w urzędzie informację VAT-26 o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej;
  • wykorzystywać samochody wyłącznie do czynności opodatkowanych;
  • posiadać dokument potwierdzający poniesienie wydatku uprawniający do odliczenia VAT - fakturę lub dokument celny.

Jakie dane powinny zostać ujęte w kilometrówce prowadzonej do celów VAT?

Zgodnie z ustawą o VAT ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu obejmujący:

  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę przejechanych kilometrów,
  • imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem

– potwierdzony przez podatnika w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Jeżeli pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wpis wykorzystania pojazdu, o którym mowa w wymienionym wyżej pkt 4 jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd i obejmuje dodatkowo:

  • stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
  • imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

Ewidencja przebiegu pojazdu - od kiedy prowadzić?

Ewidencję przebiegu pojazdów należy prowadzić począwszy od dnia, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami.

Kto nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki?

Z obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów odliczania 100% VAT wyłączono 4 grupy podmiotów uwzględniając charakter i specyfikę wykorzystywanych przez nich pojazdów.

I grupa - podatnicy wykorzystujący samochody o masie całkowitej powyżej 3,5 tony.

II grupa - podatnicy, którzy w związku z wykorzystywaniem samochodów nie tylko dla celów działalności gospodarczej zdecydowali się na odliczanie VAT w kwocie 50% wartości podatku (tu przypominamy, że jeżeli przedsiębiorca używa prywatnego auta w działalności, to i tak będzie zobowiązany prowadzić kilometrówkę z tym, że dla celów rozliczania podatku dochodowego).

III grupa - podatnicy, którzy używają samochodów, których konstrukcja wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne. Wśród nich wyróżnia się:

  • pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

    • klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
    • z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków;

- wymagane dodatkowe badanie techniczne przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów oraz wpis w dowodzie;

  • pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;

- wymagane dodatkowe badanie techniczne przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów oraz wpis w dowodzie

  • pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach określone dla następujących przeznaczeń:

    • agregat elektryczny/spawalniczy,
    • do prac wiertniczych,
    • koparka, koparko-spycharka,
    • ładowarka,
    • podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
    • żuraw samochodowy

– jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym.

IV grupa - wyjątki wymienione bezpośrednio przez ustawę. Zgodnie z nią podatnik nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku pojazdów samochodowych:

  • przeznaczonych wyłącznie do:

    • odprzedaży,
    • sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
    • oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze

– jeżeli odsprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika;

  • w odniesieniu do których:

    • kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych podatnik oblicza zgodnie z ust. 1 (o tym mowa w grupie II) lub
    • podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.