W 2025 roku w życie wchodzą istotne zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego (KPA) oraz w Prawie o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (PPSA), które mogą znacząco wpłynąć na funkcjonowanie przedsiębiorstw w Polsce.
Nowelizacje wprowadzają szereg uproszczeń proceduralnych, które mają przyspieszyć postępowania, ograniczyć nadmierną biurokrację i zwiększyć przewidywalność decyzji administracyjnych. Przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę m.in. na nowe zasady doręczeń, możliwość korzystania z mediacji administracyjnej, skrócone terminy postępowań oraz usprawnienia w zakresie składania odwołań i skarg do sądów administracyjnych.
Jednocześnie reforma stawia wyzwania – wymaga od firm aktualizacji procedur wewnętrznych, wdrożenia nowych praktyk i śledzenia terminów, aby uniknąć nieporozumień z organami administracji. Nowe regulacje stawiają administrację w roli bardziej przewidywalnego partnera, a nie tylko kontrolera, co może pozytywnie wpłynąć na stabilność działalności gospodarczej i ułatwić planowanie strategiczne przedsiębiorstw.
Zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego (KPA) oraz w Prawie o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (PPSA) mają duże znaczenie dla przedsiębiorców, ponieważ wpływają na codzienne funkcjonowanie firm w kontaktach z administracją publiczną. Dotyczą nie tylko uproszczenia formalności, ale również przyspieszenia postępowań, zwiększenia przewidywalności decyzji oraz ograniczenia nadmiernego obciążenia biurokratycznego. Dla firm, które regularnie składają wnioski, odwołania czy uczestniczą w kontrolach, zmiany te mogą oznaczać znaczną oszczędność czasu i kosztów.
Dlaczego zmiany w KPA i PPSA są istotne dla przedsiębiorców
W praktyce przedsiębiorcy muszą zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów. Po pierwsze, wprowadzono mechanizmy skracające terminy postępowań oraz umożliwiające wcześniejsze powiadomienie o działaniach organów administracyjnych, co pozwala lepiej planować wewnętrzne procesy i minimalizować ryzyko opóźnień w realizacji projektów biznesowych.
Po drugie, cyfryzacja procedur administracyjnych i możliwość składania dokumentów w formie elektronicznej zwiększa wygodę i dostępność usług, jednocześnie ograniczając konieczność osobistych wizyt w urzędach, co ma szczególne znaczenie dla przedsiębiorców działających poza dużymi miastami.
Zmiany w KPA i PPSA wprowadzają także nowe rozwiązania dotyczące sposobu prowadzenia odwołań i skarg do organów wyższej instancji oraz do sądów administracyjnych. Uproszczenie procedur odwoławczych pozwala na szybsze rozstrzyganie sporów i zmniejsza ryzyko przewlekłości postępowań. W praktyce oznacza to, że firmy mogą szybciej uzyskać decyzję lub rozstrzygnięcie korzystne dla swojej działalności, co zwiększa stabilność i przewidywalność środowiska biznesowego.
Nie można też pominąć aspektu edukacyjnego – przedsiębiorcy muszą dostosować wewnętrzne procedury i przeszkolić pracowników odpowiedzialnych za kontakty z urzędami, aby w pełni wykorzystać nowe rozwiązania i uniknąć nieporozumień. W dłuższej perspektywie zmiany te mają szansę zredukować biurokratyczne obciążenia, poprawić jakość kontaktu z administracją oraz uczynić postępowania bardziej przejrzystymi i sprawiedliwymi.
Najważniejsze zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego (KPA)
Nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego (KPA), która weszła w życie 13 lipca 2025 r., wprowadza szereg istotnych zmian mających na celu uproszczenie i usprawnienie procedur administracyjnych – szczególnie dla przedsiębiorców.
- W zakresie doręczeń wprowadzono mechanizmy pozwalające na skuteczne przekazywanie pism nawet wtedy, gdy nie jest możliwe ustalenie aktualnego adresu siedziby jednostki lub organizacji. Pismo doręcza się osobie fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata, a jeśli to nie jest możliwe, pozostaje ono w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, przy obowiązku sporządzenia adnotacji o niemożności doręczenia.
- Wprowadzono mediację administracyjną jako alternatywę dla postępowania sądowego w wybranych sprawach, m.in. dotyczących koncesji, zezwoleń, budownictwa, zagospodarowania przestrzennego, ochrony środowiska, nieruchomości czy własności przemysłowej. Organ administracji ma obowiązek wskazać, czy dana sprawa nadaje się do mediacji oraz odnotować tę informację w aktach sprawy.
- Zmieniono zasady autokontroli organów administracji publicznej. Po wniesieniu odwołania organ może uchylić zaskarżoną decyzję w całości lub części, a w części uchylonej wydać decyzję ponownie. To rozwiązanie ma przyspieszyć postępowania i ograniczyć konieczność prowadzenia dodatkowych procedur.
- Nowością jest instytucja sprzeciwu od postanowienia wydanego w postępowaniu zażaleniowym, w którym w całości uchylono postanowienie organu pierwszej instancji i sprawę przekazano temu organowi do ponownego rozpoznania. Dotychczas przedsiębiorcy nie mogli w takich sytuacjach wnieść sprzeciwu, co teraz zwiększa ich możliwości odwoławcze.
- Wprowadzono również zmiany dotyczące administracyjnych kar pieniężnych. Doprecyzowano definicję zaległej kary, uregulowano kwestie jej wykonania, odroczenia terminu lub rozłożenia na raty oraz przewidziano możliwość udzielania ulg w określonych sytuacjach, np. gdy brak jest majątku lub źródła dochodu zobowiązanego.
- Nowelizacja KPA nie tylko upraszcza i przyspiesza procedury, ale również zwiększa przewidywalność działań organów administracyjnych, co jest istotne dla planowania i stabilności działalności gospodarczej.
Nowości w Prawie o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (PPSA)
Nowelizacja Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (PPSA), która weszła w życie 13 lipca 2025 r., wprowadza zmiany mające na celu uproszczenie i przyspieszenie postępowań sądowych, co ma szczególne znaczenie dla przedsiębiorców.
- Wprowadzono możliwość składania sprzeciwu od postanowień wydawanych w postępowaniu zażaleniowym, w których sąd uchyla decyzję organu administracji i przekazuje sprawę do ponownego rozpoznania. To nowe narzędzie pozwala przedsiębiorcom szybciej reagować i skuteczniej bronić swoich interesów, zmniejszając ryzyko przewlekłości postępowania.
- Uproszczono procedury doręczeń i dokumentacji, tak aby sąd mógł korzystać z rejestrów publicznych w celu weryfikacji pełnomocnictw i innych formalności. Dzięki temu strony, w tym firmy, nie muszą dostarczać wielu dokumentów osobiście, co przyspiesza przebieg sprawy i ogranicza obciążenia administracyjne.
- Nowelizacja przewiduje możliwość polubownego załatwiania spraw, co oznacza, że strony mogą osiągnąć porozumienie zatwierdzane przez sąd bez prowadzenia pełnego postępowania. To rozwiązanie pozwala uniknąć długotrwałych procesów i sprzyja lepszej współpracy między przedsiębiorcami a organami administracji publicznej.
- Wprowadzono również ułatwienia w opłatach sądowych, w tym zwolnienia w określonych sytuacjach, co zmniejsza koszty postępowań dla przedsiębiorców i ułatwia dostęp do wymiaru sprawiedliwości.
Podsumowanie zmian i korzyści dla przedsiębiorców
Nowelizacje Kodeksu postępowania administracyjnego (KPA) oraz Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (PPSA) w 2025 roku wprowadzają istotne uproszczenia procedur, które bezpośrednio wpływają na funkcjonowanie przedsiębiorców. Skrócenie terminów postępowań, wcześniejsze powiadamianie o działaniach organów, cyfryzacja dokumentów oraz możliwość mediacji i polubownego rozstrzygania sporów sprawiają, że kontakty z administracją stają się bardziej przewidywalne i mniej czasochłonne. Nowe narzędzia, takie jak sprzeciw od postanowienia czy autokontrola decyzji przez organy, pozwalają firmom szybciej reagować i lepiej chronić swoje interesy. Zmiany w zakresie doręczeń, pełnomocnictw i ulg w opłatach sądowych ograniczają formalności i koszty postępowań. Cały pakiet reform zmierza w kierunku zwiększenia efektywności administracji, zmniejszenia biurokracji i wprowadzenia bardziej przyjaznego środowiska dla prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.
Podstawy prawne
Ustaw z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 poz. 572 ze zm.),
Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postepowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.).
Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.
