Poradnik Przedsiębiorcy

Zagraniczna podróż służbowa właściciela firmy

Prowadząc działalność gospodarczą należy liczyć się z tym, że jako właściciel firmy będziemy zobowiązani reprezentować ją zarówno w kraju, jak i za granicą. Koszty związane z zagraniczną podróżą służbową przedsiębiorca może potraktować jako koszty uzyskania przychodu. Niniejszy artykuł udzieli odpowiedzi na to, czym tak właściwie jest delegacja i jak zagraniczna podróż służbowa właściciela firmy, powinna być prawidłowo rozliczana.

Zagraniczna podróż służbowa

Zagraniczna podróż służbowa to podróż służbowa związana z tematycznym charakterem wykonywanej pracy w innym kraju niż ten, w którym znajduje się siedziba firmy.

Jakie wydatki można rozliczyć w ramach zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorcy?

Diety

Co do zasady diety naliczone przedsiębiorcy z tytułu zagranicznej podróży służbowej stanowią koszt uzyskania przychodu. Należy jednak pamiętać o przepisach wynikających z art. 23 ust. 1 pkt 52 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, które dokładnie precyzują, że za koszty uzyskania przychodu nie uważa się wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Poprzez przepisy wskazane w tym artykule ustawy o PIT należy rozumieć Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju oraz Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Jej wysokość za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia.

Oto niektóre diety:

Kraj

Waluta

Kwota diety

Austria

EUR

52

Białoruś

EUR

42

Czechy

EUR

41

Dania

DKK

406

Francja

EUR

50

Grecja

EUR

48

Litwa

EUR

39

Niemcy

EUR

49

Rosja

EUR

48

Słowacja

EUR

43

USA

USD

59

Ukraina

EUR

41

Węgry

EUR

44

Wielka Brytania

GBP

35

Zasady stosowane przy wyliczaniu diety zagranicznej podróży służbowej:

  1. za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  2. za niepełną dobę:
    • do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
    • ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
    • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Zasady wyliczania diety krajowej:

1. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

    • od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
    • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

        2. Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, za niepełną: 

    • do 8 godzin – przysługuje połowa diety,
    • ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety krajowej wynosi od 1 marca 2013 r. 30 zł za dobę podróży.

Transport

Samochód będący środkiem trwałym firmy

Jeżeli przedsiębiorca odbywa zagraniczną podróż służbową samochodem służbowym, wówczas do kosztów delegacji można zaliczyć zakupione paliwo, opłaty za autostrady, bilety parkingowe itp. Zakup paliwa może zostać udokumentowany paragonem, ale tylko i wyłącznie poza terytorium Polski. Wówczas powinien zawierać takie dane, jak: ilość, cenę jednostkową, wartość zakupu oraz datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon. Podatnik musi dodatkowo na odwrocie paragonu uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Samochód prywatny

Gdy właściciel firmy wybiera się w zagraniczną podróż służbową prywatnym samochodem, wówczas wydatki związane z jego eksploatacją w tym okresie powinien rozliczyć w ramach ewidencji przebiegu pojazdu - tzw. kilometrówki. 

Inne środki transportu

Natomiast gdy w trakcie delegacji przedsiębiorca podróżuje samolotem, taksówką, autobusem lub pociągiem co do zasady do ujęcia wydatku w kosztach niezbędna jest faktura lub rachunek.

W przypadku gdy podróż poza granicę Polski odbywa się pozostałymi środkami lokomocji, należy zwrócić szczególną uwagę na to, że niektóre bilety traktowane są jak faktury. Fakt ten wynika z par. 3 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur. Jednak aby mogły być za takie uznane muszą zawierać następujące dane:

  • numer i datę wystawienia,
  • imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
  • kwotę podatku,
  • kwotę należności ogółem;

Należy tutaj pamiętać, że przepis ten odnosi się jedynie polskich biletów.

Noclegi

W przypadku podróży służbowej przedsiębiorcy nie mogą rozliczać ryczałtu za nocleg, gdyż dotyczy on tylko delegacji pracowniczych. W takiej sytuacji muszą oni dokumentować zakup usług hotelowych za pomocą faktur.

Należy pamiętać, że w myśl art. 88 ust. 4 Ustawy o podatku od towarów i usług, od tego typu usług nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT. Koszt podatkowy stanowi kwota brutto z faktury.

Wyżywienie

Wydatki na wyżywienie właściciela firmy w zagranicznej podróży służbowej nie podlegają rozliczeniu w ramach delegacji. Na ich pokrycie przyznawane są diety, co wynika z § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Ich wysokość - tak jak wcześniej wspomniano - jest uzależniona od kraju, do którego miała miejsce podróż służbowa.

Jak i po jakim kursie przeliczyć wydatki i diety z podróży zagranicznej?

Wydatki

Wydatki poniesione poza granicami kraju należy przeliczyć po średnim kursie NBP ogłoszonym w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień, w którym koszt został poniesiony. Dniem poniesienia kosztu jest data widniejąca na dokumencie potwierdzającym wydatek. Obowiązek zastosowania średniego kursu Narodowego Banku Polskiego wynika z art. 11a ust. 2 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wydatki poniesione w ramach zagranicznej podróży służbowej można również przeliczać według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie delegacji. Wybór sposobu rozliczania wydatków zagranicznych należy zatem do podatnika.

Diety

Je również należy przeliczać po średnim kursie NBP ogłoszonym w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień, w którym koszt został poniesiony. W tym wypadku dniem poniesienia kosztu jest dzień rozliczenia zagranicznej podróży służbowej.

Jak ustalić czas trwania zagranicznej podróży służbowej?

Jak wynika z § 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych poza granicami kraju, sposób ustalenia czasu delegacji zagranicznej uzależniony jest od rodzaju środka transportu, jakim przedsiębiorca będzie się poruszał:

  • podróż lądowa - czas pobytu trwa od momentu przekroczenia granic Polski w podróży do kraju docelowego, do chwili przekroczenia granic Polski w drodze powrotnej;
  • podróż samolotem - od momentu startu samolotu z ostatniego portu lotniczego w Polsce, do momentu lądowania na pierwszym krajowym (polskim) lotnisku;
  • podróż morska - od chwili wyjścia promu z portu krajowego, do czasu wejścia statku do portu w drodze powrotnej.

Zagraniczna podróż służbowa w KPiR - jak rozliczyć?

Jak wynika z art. 13 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów kolumna 13 jest przeznaczona do ujmowania “(...) zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki.”

W związku z powyższym najlepiej wystawić polecenie wyjazdu służbowego, na którym będzie można wpisać wszelkie poniesione wydatki i diety oraz ustalić kwotę, jaką należy ująć na dowodzie księgowym, na podstawie którego wprowadza się koszt zagranicznej podróży służbowej do KPiR.

Uzupełnianie części ROZLICZENIE KOSZTÓW powinno rozpocząć się od wpisania przejazdów - skąd, dokąd, godzina wyjazdu, godzina przyjazdu oraz rodzaju środka lokomocji. W przypadku samochodu służbowego nie uzupełnia się rubryki koszty. Przy kupnie biletów autobusowych, lotniczych itp. należy podać klasę oraz rodzaj biletu (bezpłatny, ulgowy, normalny). W przypadku przejazdu prywatnym samochodem podać należy również ilość przejechanych km i stawkę za 1 km (według wykazu MF).

Uzupełnieniu podlegają również pozycje:

  1. Dojazdy udokumentowane.
  2. Diety - naliczone i przeliczone zgodnie z punktem 2.1, 3.2 oraz 4. W przypadku podróży samochodem służbowym lub prywatnym jadąc do granicy począwszy od miejscowości z której wyjeżdża przedsiębiorca można naliczyć diety krajowe.
  3. Noclegi wg rachunków - 2.3.
  4. Inne wydatki wg załączników, np. ewidencja przebiegu pojazdu, paragony za paliwo.

Pod sporządzone polecenie wyjazdu służbowego należy podpiąć wszystkie dokumenty potwierdzające ujęte w nim koszty.

Kolejnym krokiem jest przygotowanie dowodu wewnętrznego, którego treść powinna brzmieć “rozliczenie podróży służbowej”. Kwota, na którą będzie opiewał wynika z druku polecenia wyjazdu. Ostatecznie gotowy DW należy ująć w kol. 13 księgi przychodów i rozchodów- pozostałe wydatki.

Przykład 1.

Pan Wiktor Przedsiębiorczy, właściciel przedsiębiorstwa usługowego mającego siedzibę w Warszawie przy ul. Długiej, wyjechał w podróż służbową do Niemiec. Wyruszył w drogę 30 lipca 2017 o godz. 9:30, granicę kraju przekroczył o godz. 13:45. Celem podróży było nawiązanie współpracy z dostawcami z kilku miast położonych w Niemczech. W podróży zagranicznej przebywał do 5 sierpnia 2017 – o godz. 14:45 przekroczył granicę kraju, a o godz. 19:40 dotarł do firmy. 6 sierpnia 2017 rozliczył się z tej delegacji.

Wydatki Pana Wiktora:

  1. faktura za hotel 800 EUR
  2. faktura za paliwo – 156 zł z 30.07.2017 r.
  3. faktura za paliwo – 35 EUR z 01.08.2017 r.
  4. faktura za obiad – 18 EUR z 03.08.2017 r.
  5. paragon za paliwo – 15 EUR z 04.08.2017 r.
  6. paragon za parking – 2 EUR z 05.08.2017 r.
  7. faktura za obiad – 78 zł z 05.07.2017 r.

ROZLICZENIE DELEGACJI:

KRAJOWA:

Diety:

  • 30 lipca 2017 r. od godz. 9:30 do godz. 13:45 - 4 godz. 15 min,
  • 5 sierpnia 2017 r. od godz.14:45 do godz. 19:45 - 6 godz.

Czas podróży krajowej wynosi: 10 godz. 15 min, czyli Pan Wiktor otrzyma ½ diety krajowej tj. 15 PLN.

ZAGRANICZNA:

Diety:

  • od 30 lipca 2017 r. od godz. 13:45 do 5 sierpnia 2017 r. godz. 14:45- 6 dób i 1 godz., co daje 6 i ⅓ diety

Panu Wiktorowi przysługuje dieta w wysokości: 6 ⅓ x 49 EUR = 310 EUR

Ponieważ - tak jak wspomniano w punkcie 3.2. tego artykułu - diety również należy przeliczać po średnim kursie NBP ogłoszonym w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień, w którym koszt został poniesiony. Dniem poniesienia kosztu jest dzień powrotu z zagranicznej podróży służbowej, czyli dzień 4 sierpnia 2017 r. (niedziela). Ponieważ nie jest to ostatni dzień poprzedzający należy zastosować kurs z dnia 2 sierpnia 2017 r. (3 sierpnia 2017 r. jest dniem wolnym od pracy).

  • średni kurs EUR z dnia 02.08.2017 r. - 4,2558 PLN
  • 310 EUR x 4,2558 PLN = 1 319,30 PLN - dieta zagraniczna

Faktury:

  • faktura za hotel 800 EUR z dnia 05.08.2017 r.
    • 02.08.2017 1 EUR = 4,2558 PLN
    • 800 EUR x 4,2558 PLN = 3 404,64 PLN
  • faktura za paliwo – 156 PLN z 30.07.2017 r.
  • faktura za paliwo – 35 EUR z 01.08.2017 r.
    • 31.07.2017 1 EUR = 4,2427 PLN
    • 35 EUR x 4,2427 PLN = 148,5 PLN
  • faktura za obiad – 18 EUR z 03.08.2017 r.- NKUP
  • paragon za paliwo – 15 EUR z 04.08.2017 r.
    • 02.08.2017 1 EUR = 4,2558 PLN
    • 15 EUR x 4,2558 PLN = 63,84 PLN
  • paragon za parking – 2 EUR z 05.08.2017 r.
    • 02.08.2017 1 EUR = 4,2558 PLN
    • 2 EUR x 4,2558 PLN = 8,51 PLN
  • faktura za obiad – 78 zł z 05.07.2017 r.- NKUP
Ważne!
Powyższe wydatki można również rozliczyć po kursie z dnia poprzedzającego rozliczenie delegacji. Zarówno diety, jak i poniesione podczas trwania delegacji zagranicznej wydatki można rozliczać po jednym wspólnym kursie tj śr. NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie delegacji.

Podsumowanie:

  • Dojazdy udokumentowane (paliwo do samochodu służbowego): 156 + 148,5 + 63,84 = 368,34 PLN
  • Diety: dieta krajowa + dieta zagraniczna = 15 + 1 319,30 = 1 334,30 PLN
  • Noclegi wg rachunków: 3 404,64 PLN
  • Inne wydatki wg załączników: 8,51 PLN

Faktury za obiad nie podlegają odliczeniu podatku VAT.