Do zwiększenia zysków firmy z pewnością przyczynia się zadowolenie pracowników z pracy. Dlatego też dobrym pomysłem jest organizowanie dla nich imprez integracyjnych. Pod pewnymi warunkami impreza dla pracowników może zostać zaliczona do kosztów podatkowych. Poniżej wyjaśniamy, kiedy impreza dla pracowników może być kosztem firmy, a kiedy nim nie będzie.
Impreza dla pracowników jako koszt podatkowy
Zgodnie z definicją do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. W związku z tym wydatki, które nie spełniają tej definicji, nie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych. Ponadto podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia wydatku, lecz także jego celowość i racjonalność.
Kosztami podatkowymi mogą być co do zasady tzw. koszty pracownicze, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich szkoleń czy spotkań integracyjnych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.
Aby wydatki związane z imprezą dla pracowników mogły zostać zaliczone do kosztów podatkowych, z takiej imprezy musi wynikać wprost cel motywacyjno-integracyjny.
Aby przedsiębiorca mógł zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki poniesione na zorganizowanie imprezy dla pracowników, musi ona faktycznie mieć na celu poprawę atmosfery w pracy, a także integrację pracowników. W efekcie ma to przełożyć się na zwiększenie efektywności pracy, a co za tym idzie, do przysporzenia zysków w firmie.
Powyższe zostało potwierdzone wieloma interpretacjami, m.in. interpretacją Dyrektora KIS z dnia 10 maja 2023 roku (nr 0111-KDIB1-1.4010.30.2023.5.KM), zgodnie z którą:
W konsekwencji opisane wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, gdyż wydatki te mają na celu podniesienie kwalifikacji pracowników, budowanie zespołu, poprzez tworzenie pozytywnych relacji pracowników pomiędzy sobą oraz pracowników z pracodawcą, zwiększenie wśród pracowników motywacji do pracy i zaangażowania w powierzone zadania, efektywności i wydajności pracy oraz wzmocnienie lojalności pracowników wobec pracodawcy, co ma szczególne znaczenie na funkcjonującym obecnie rynku pracy określanym jako rynek pracownika.
Przy czym to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek udowodnienia związku pomiędzy prowadzoną działalnością a poniesionym wydatkiem. W związku z tym oprócz posiadania dowodów księgowych przedsiębiorca powinien sporządzić dokumentację, z której wynika motywujący i integrujący cel imprezy dla pracowników. Jedynie wydatki poniesione na organizację imprezy dla pracowników, które zostaną właściwie udokumentowane, mogą bowiem stanowić koszty uzyskania przychodu.
Warto też dodać, że jeżeli impreza dla pracowników została sfinansowana z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, to wydatki poniesione na jej organizację nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wydatków pracodawcy poniesionych na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
W konsekwencji, jeśli wydatki na zorganizowanie imprez integracyjnych będą sfinansowane ze środków funduszu świadczeń socjalnych, nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów w związku z ich enumeratywnym wyłączeniem z kosztów podatkowych. Natomiast w przypadku sfinansowania organizacji imprez integracyjnych bądź integracyjno-szkoleniowych ze środków obrotowych wydatki poniesione na ich organizację mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Impreza dla pracowników a wydatki na alkohol
Pracodawca organizujący imprezę dla pracowników powinien mieć na względzie, że do kosztów podatkowych nie może zaliczyć wydatków poniesionych na zakup alkoholu. Zdaniem organów podatkowych napoje alkoholowe nie są konieczne do zorganizowania imprezy dla pracowników.
Jako argument potwierdzający ww. stanowisko należy także wskazać na art. 2 ust. 1 pkt 1 Ustawy z 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości, który stanowi, że zadania w zakresie przeciwdziałania alkoholizmowi wykonuje się przez odpowiednie kształtowanie polityki społecznej, w szczególności tworzenie warunków sprzyjających realizacji potrzeb, których zaspokajanie motywuje powstrzymywanie się od spożywania alkoholu.
W konsekwencji organizacja imprezy dla pracowników w części dotyczącej wydatku na alkohol powinna być wyłączona z kosztów uzyskania przychodów. Ww. wydatek nie wykazuje związku z uzyskaniem przychodu oraz z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodu. Brak jest podstaw prawnych do wliczania w koszty podatkowe alkoholu kupowanego i spożywanego w trakcie różnych imprez organizowanych przez firmę, w tym tzw. imprez motywacyjno-integracyjnych.
Tak stanowi przykładowo interpretacja Dyrektora KIS z dnia 12 października 2023 roku (nr 0111-KDIB1-1.4010.436.2023.1.SG) czy też interpretacja z 21 stycznia 2021 roku (nr 0115-KDIT3.4011.705.2020.1.KR), w której organ wprost wskazał, że kosztem uzyskania przychodu nie jest natomiast wydatek na alkohol, który jest udostępniany podczas spotkań integracyjnych. Należy zauważyć, że wydatki na zakup alkoholu nie przyczyniają się do osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te, nawet jeżeli uznawane są za zwyczajowo przyjęte i zostaną dostosowane do charakteru spotkania, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Trudno powiązać wydatek na alkohol dla uczestników spotkania integracyjnego z zakładanym celem poprawy relacji pomiędzy osobami zatrudnionymi w firmie, zwiększeniem motywacji do pracy oraz budowania lojalności wobec pracodawcy. Zdaniem organu fundowanie bezpłatnego alkoholu należy uznać za pozostające poza związkiem przyczynowo-skutkowym, którego istnienie warunkuje uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodu.
Odliczenie VAT od wydatków poniesionych na organizację imprezy dla pracowników
Przedsiębiorca, który zamierza odliczać podatek VAT od wydatków poniesionych na organizację imprezy dla pracowników, powinien przede wszystkim mieć na uwadze ogólną zasadę. Zasada ta mówi, że prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje przedsiębiorcom w takiej części, w jakiej wydatek służył wykonaniu czynności opodatkowanych.
W związku z powyższym, jeśli podatnik w ramach prowadzonej działalności wykonuje wyłącznie czynności opodatkowane, to ma prawo do odliczenia podatku VAT w całości od wydatków poniesionych na organizację imprezy dla pracowników. Jeśli zaś wykonuje działalność mieszaną, to dokonuje odliczenia VAT w odpowiedniej proporcji. Natomiast w przypadku podatników zwolnionych z VAT prawo do odliczenia VAT nie przysługuje.
Ponadto ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, tj. m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, jak i niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy, zgodnie z którym obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych.
Jednocześnie jednak wraz z interpretacją Dyrektora KIS z 17 lipca 2023 roku (nr 0112-KDIL1-3.4012.225.2023.2.MR) można wskazać, że ograniczenie określone w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy nie ma jednak zastosowania w sytuacji, gdy przedmiotem zakupu jest kompleksowa usługa organizacji spotkania, czyli co do istoty jedna usługa, na którą składają się poszczególne elementy, w tym usługi gastronomiczne i noclegowe.
W tym miejscu należy podkreślić, że prawo do odliczenia nie będzie przysługiwało w części dotyczącej wydatków na zakup alkoholu dla uczestników imprezy integracyjnej z uwagi na brak związku (nawet pośredniego) pomiędzy ich poniesieniem a czynnościami opodatkowanymi.
W rezultacie pracodawca będący czynnym podatnikiem podatku VAT może odliczyć podatek naliczony od faktury za zorganizowanie imprezy integracyjnej dla pracowników. Z prawa do odliczenia wyłączona jest ta część wydatku, która odnosi się do zakupu alkoholu.
