Do powiększenia zysków firmy z pewnością przyczynia się zadowolenie pracowników z pracy. Dlatego też dobrym pomysłem jest organizowanie dla nich imprez integracyjnych. Pod pewnymi warunkami impreza dla pracowników może zostać zaliczona do kosztów podatkowych. Poniżej wyjaśniamy, kiedy impreza dla pracowników może być kosztem firmy, a kiedy nim nie będzie.
Impreza dla pracowników jako koszt podatkowy
Zgodnie z definicją do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. W związku z tym wydatki, które nie spełniają tej definicji, nie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych. Ponadto podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia wydatku, lecz także jego celowość i racjonalność.
Dlatego też kwalifikując do kosztów podatkowych wydatki na organizację imprezy dla pracowników, konieczne jest określenie celu, w jakim wydatek ten został poniesiony.
Powyższe zostało potwierdzone wieloma interpretacjami, między innymi interpretacją podatkową wydaną przez dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 17 lutego 2014 r. nr ITPB3/423-559/13/PST, zgodnie z którą:
"(...) jeżeli przebywanie pracowników ze sobą czy konsumpcja są celem samym w sobie, to w takim przypadku nie można uznać, iż wydatki poniesione na organizację takiej imprezy mają związek z przychodem, wobec czego nie stanowią one kosztu uzyskania przychodów. Należy więc mieć na uwadze, iż spotkania nie mogą mieć jedynie charakteru konsumpcyjnego czy rozrywkowego, a wydatki nie powinny wykraczać poza główny cel spotkania, jakim jest integracja bądź szkolenie i nie powinny mieć charakteru reprezentacji”.
Przy czym to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek udowodnienia związku pomiędzy prowadzoną działalnością a poniesionym wydatkiem. W związku z czym oprócz posiadania dowodów księgowych przedsiębiorca powinien sporządzić dokumentację, z której wynika motywujący i integrujący cel imprezy dla pracowników. Jedynie wydatki poniesione na organizację imprezy dla pracowników, które zostaną właściwie udokumentowane, mogą bowiem stanowić koszty uzyskania przychodu.
Impreza dla pracowników a wydatki na alkohol
Pracodawca organizujący imprezę dla pracowników powinien mieć na względzie, że do kosztów podatkowych nie może zaliczyć wydatków poniesionych na zakup alkoholu. Zdaniem organów podatkowych napoje alkoholowe nie są konieczne do zorganizowania imprezy dla pracowników. Ponadto nie przyczyniają się do osiągnięcia przychodu lub zachowania jego źródła. Potwierdza to wyrok WSA we Wrocławiu z 5 lipca 2012 r. sygn. akt I SA/Wr 4444/12:
(...)wydatki na napoje alkoholowe, także te podawane przy okazji różnego rodzaju szkoleń i konferencji, nawet jeżeli uznawane są za zwyczajowo przyjęte i zostaną dostosowane do charakteru spotkania, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Bez względu na taką ocenę pozostaje również ilość i rodzaj podawanego alkoholu.
Impreza dla pracowników i innych osób spoza firmy w kosztach podatkowych
Organizując imprezę dla pracowników, należy również zastanowić się, kto będzie brał w niej udział - czy tylko pracownicy, czy też będą w niej uczestniczyć osoby towarzyszące spoza firmy lub kontrahenci. W sytuacji, gdy w imprezie dla pracowników będą też brać udział osoby spoza firmy, w tej części jest to już reprezentacja. A wydatki poniesione na reprezentację nie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych.
W sytuacji, gdy w imprezie biorą udział również osoby spoza firmy, ciężko jest wyodrębnić koszty, które zostały poniesione wyłącznie w stosunku do pracowników.
Impreza dla pracowników sfinansowana z ZFŚS
Jeżeli impreza dla pracowników została sfinansowana z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, to wydatki poniesione na jej organizację nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wydatków pracodawcy poniesionych na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Odliczenie VAT od wydatków poniesionych na organizację imprezy dla pracowników
Przedsiębiorca, który zamierza odliczać podatek VAT od wydatków poniesionych na organizację imprezy dla pracowników, powinien przede wszystkim mieć na uwadze ogólną zasadę. Zasada ta mówi, że prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje przedsiębiorcom w takiej części, w jakiej wydatek służył wykonaniu czynności opodatkowanych.
W związku z powyższym, jeśli podatnik w ramach prowadzonej działalności wykonuje wyłącznie czynności opodatkowane, to ma prawo do odliczenia podatku VAT w całości od wydatków poniesionych na organizację imprezy dla pracowników. Jeśli zaś wykonuje działalność mieszaną, to dokonuje odliczenia VAT w odpowiedniej proporcji. Natomiast w przypadku podatników zwolnionych z VAT prawo do odliczenia VAT nie przysługuje.
Należy jednak mieć na względzie, że usługi gastronomiczne nie są tym samym co usługi cateringowe. W rozumieniu art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT catering nie stanowi bowiem usługi gastronomicznej.
Usługa gastronomiczna świadczona jest w restauracji, zaś przez catering rozumie się dostarczenie gotowej potrawy, zamówionej do lokalizacji określonej przez zamawiającego. Dlatego też jeśli przedsiębiorca zakupi usługi cateringowe w ramach organizacji imprezy dla pracowników, to przysługuje mu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od tego wydatku.
Jeśli jednak pracodawca dokona zakupu całej usługi organizacji imprezy dla pracowników, to co do zasady ograniczenie odliczenia podatku naliczonego nie ma zastosowania. Potwierdza to interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 23 lipca 2008 r. sygn. ILPP1/443-436/08-4/BD:
(...) ograniczenie odliczenia podatku naliczonego od nabywanych usług noclegowych i gastronomicznych nie ma jednak zastosowania w sytuacji , gdy przedmiotem zakupu jest cała impreza integracyjna, czyli co do istoty jedna usługa, na którą składają się poszczególne elementy, w tym usługi noclegowe, czy gastronomiczne. Zatem w sytuacji otrzymania od podmiotu trzeciego – usługodawcy świadczącego usługę – faktury VAT za całościową organizację imprezy, w której poszczególne elementy stanowią integralną część usługi, Spółce przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tej faktury.
