Całkowite zinformatyzowanie procesu wystawiania faktur w ramach KSeF wiąże się również z tym, że ustawodawca musi określić, co należy zrobić w przypadku awarii systemu. W poniższym artykule przedstawimy sposób postępowania w sytuacjach, gdy wystąpi tryb awaryjny i niedostępność KSeF związku z tym prezentujemy najważniejsze regulacje określające taki przypadek.
Najważniejsze zagadnienia o KSeF - webinar
Z czym wiąże się awaria KSeF?
O wszelkich awariach systemu KSeF minister właściwy do spraw finansów publicznych będzie informował poprzez Biuletyn Informacji Publicznej. Zgodnie z aktualnymi przepisami w komunikacie zostanie precyzyjnie określony okres awarii (od dnia do dnia), aby podatnicy mogli w tym okresie stosować zasady wystawiania faktur przewidziane dla awarii.
Natomiast sposób postępowania – w zakresie wystawiania faktur – w okresie awarii systemu reguluje art. 106nf ustawy o VAT. Przepis ten podaje, że w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej. Faktury elektroniczne udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, umożliwiającym weryfikację danych na niej zawartych oraz umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury, w przypadku udostępnienia jej nabywcy, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii podatnik jest obowiązany do przesłania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia identyfikujących je numerów w Krajowym Systemie e-Faktur.
Warto również zwrócić uwagę na regulacje dotyczące daty wystawienia oraz daty otrzymania faktury w okresie awarii systemu KSeF. Otóż za datę wystawienia faktury uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, tj. wskazaną przez podatnika na tej fakturze. Natomiast za datę otrzymania faktury, uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę.
Przykład 1.
W okresie od 1 do 5 sierpnia miała miejsce awaria systemu KSeF. Pan Jan wystawił 6 sierpnia fakturę elektroniczną poza KSeF i wysłał ją do nabywcy. 10 sierpnia mężczyzna przekazał fakturę do systemu KSeF. Jaka będzie data wystawienia oraz data otrzymania faktury?
Data wystawienia to data wskazana na fakturze elektronicznej, czyli 6 sierpnia. Natomiast data otrzymania to również 6 sierpnia, ponieważ wtedy nabywca faktycznie otrzymał fakturę.
Jednakże w przypadku gdy data otrzymania faktury jest późniejsza niż data przydzielenia identyfikującego ją numeru w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru.
Przykład 2.
W okresie od 1 do 5 sierpnia miała miejsce awaria systemu KSeF. Pan Jan wystawił 6 sierpnia fakturę elektroniczną poza KSeF i wysłał ją do nabywcy. 10 sierpnia mężczyzna przekazał fakturę do systemu KSeF. Nabywca odebrał fakturę dopiero 11 sierpnia. Jaka będzie data wystawienia oraz data otrzymania faktury?
W tym przypadku datą wystawienia faktury również będzie 6 sierpnia. Natomiast datą otrzymania faktury będzie 10 sierpnia, ponieważ wprowadzenie faktury do KSeF miało miejsce przed faktycznym otrzymaniem faktury.
Na koniec warto też wskazać, że zgodnie z art. 106nf ust. 13 ustawy o VAT w przypadku gdy faktura wystawiona poza systemem KSeF w okresie awarii ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik:
- na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę, jeżeli jej ponowne udostępnienie następuje przed jej przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur, albo
- wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze posiadanej przez nabywcę, przy czym faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT”.
Na czym polega niedostępność KSeF ?
Sposób postępowania w okresie niedostępności systemu KSeF został uregulowany w art. 106nh ustawy o VAT. Przepis ten podaje, że w okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur oraz w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur, wystawia on faktury w postaci elektronicznej.
Dalej czytamy, że podatnik jest obowiązany przesłać tak wystawione faktury do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu:
- zakończenia okresu niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur,
- ich wystawienia – w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur.
Zauważmy zatem, że w tym wypadku podatnik powinien przesłać faktury do systemu już następnego dnia roboczego. W konsekwencji jest to zatem termin znacznie krótszy niż w przypadku awarii systemu KSeF, ponieważ tam termin na wprowadzenie faktury wynosił 7 dni.
Kary za niedopełnienie obowiązków związanych z wystawieniem faktur w KSeF
Jak podaje art. 106ni ustawy o VAT – obowiązujący od 1 stycznia 2025 roku – jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:
- nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur;
- w okresie trwania awarii albo niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, albo w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur, wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem;
- nie przesłał w wymaganym terminie do Krajowego Systemu e-Faktur faktury, po zakończeniu awarii lub niedostępności
– naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Karę pieniężną uiszcza się, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.
Warto zatem zwrócić uwagę, że niedopełnienie obowiązków związanych z przesłaniem do KSeF faktur wystawionych w okresie awarii lub niedostępności systemu będzie wiązać się z sankcją w postaci kary pieniężnej. Sankcja ta będzie jednak nakładana dopiero od 1 stycznia 2027 roku.
Faktura elektroniczna ustrukturyzowana w systemie wfirma.pl
Przed wystawieniem e-faktury należy włączyć integrację z KSeF. Należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY i wybrać opcję WŁĄCZ INTEGRACJĘ.
Fakturę w systemie wystawiamy przechodząc do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ. Uzupełniamy wymagane dane i wybieramy opcję ZAPISZ I WYŚLIJ DO KSeF.
Po pozytywnej wysyłce faktury do KSeF (czyli po przetworzeniu jej w KSeF) faktura będzie uznana za wystawioną i zostanie jej nadany systemowy numer KSeF. Dodatkowo, faktura będzie dostępna w KSeF po stronie nabywcy. Taką fakturę nabywca będzie mógł pobrać z KSeF i zaimportować do systemu księgowego. Jeśli KSeF jest chwilowo niedostępny, system wFirma ponowi próbę wysyłki faktury, gdy tylko usługa będzie dostępna. Dzięki temu nie trzeba ręcznie monitorować statusu KSeF ani ponawiać wysyłki faktur.
Polecamy:
