Całkowite zinformatyzowanie procesu wystawiania faktur w ramach KSeF wiąże się również z tym, że ustawodawca musi określić, co należy zrobić w przypadku awarii systemu. W poniższym artykule przedstawimy sposób postępowania w sytuacjach, gdy wystąpi tryb awaryjny i niedostępność KSeF związku z tym prezentujemy najważniejsze regulacje określające taki przypadek.
Z czym wiąże się awaria KSeF?
O wszelkich awariach systemu KSeF minister właściwy do spraw finansów publicznych będzie informował poprzez Biuletyn Informacji Publicznej. Zgodnie z zapowiedziami w komunikacie zostanie precyzyjnie określony okres awarii (od dnia do dnia), aby podatnicy mogli w tym okresie stosować zasady wystawiania faktur przewidziane dla awarii.
Natomiast sposób postępowania – w zakresie wystawiania faktur – w okresie awarii systemu reguluje art. 106nf ustawy o VAT. Przepis ten podaje, że w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej. Faktury elektroniczne udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, umożliwiającym weryfikację danych na niej zawartych oraz umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury, w przypadku udostępnienia jej nabywcy, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii podatnik jest obowiązany do przesłania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia identyfikujących je numerów w Krajowym Systemie e-Faktur.
Warto również zwrócić uwagę na regulacje dotyczące daty wystawienia oraz daty otrzymania faktury w okresie awarii systemu KSeF. Otóż za datę wystawienia faktury uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, tj. wskazaną przez podatnika na tej fakturze. Natomiast za datę otrzymania faktury, uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę.
Przykład 1.
W okresie od 1 do 5 sierpnia miała miejsce awaria systemu KSeF. Pan Jan wystawił 6 sierpnia fakturę elektroniczną poza KSeF i wysłał ją do nabywcy. 10 sierpnia mężczyzna przekazał fakturę do systemu KSeF. Jaka będzie data wystawienia oraz data otrzymania faktury?
Data wystawienia to data wskazana na fakturze elektronicznej, czyli 6 sierpnia. Natomiast data otrzymania to również 6 sierpnia, ponieważ wtedy nabywca faktycznie otrzymał fakturę.
Jednakże w przypadku gdy data otrzymania faktury jest późniejsza niż data przydzielenia identyfikującego ją numeru w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru.
Przykład 2.
W okresie od 1 do 5 sierpnia miała miejsce awaria systemu KSeF. Pan Jan wystawił 6 sierpnia fakturę elektroniczną poza KSeF i wysłał ją do nabywcy. 10 sierpnia mężczyzna przekazał fakturę do systemu KSeF. Nabywca odebrał fakturę dopiero 11 sierpnia. Jaka będzie data wystawienia oraz data otrzymania faktury?
W tym przypadku datą wystawienia faktury również będzie 6 sierpnia. Natomiast datą otrzymania faktury będzie 10 sierpnia, ponieważ wprowadzenie faktury do KSeF miało miejsce przed faktycznym otrzymaniem faktury.
Na koniec warto też wskazać, że zgodnie z art. 106nf ust. 13 ustawy o VAT w przypadku gdy faktura wystawiona poza systemem KSeF w okresie awarii ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik:
- na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę, jeżeli jej ponowne udostępnienie następuje przed jej przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur, albo
- wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze posiadanej przez nabywcę, przy czym faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT”.
Na czym polega niedostępność KSeF ?
Sposób postępowania w okresie niedostępności systemu KSeF został uregulowany w art. 106nh ustawy o VAT. Przepis ten podaje, że w okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur oraz w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur, wystawia on faktury w postaci elektronicznej.
Dalej czytamy, że podatnik jest obowiązany przesłać tak wystawione faktury do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu:
- zakończenia okresu niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur,
- ich wystawienia – w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur.
Zauważmy zatem, że w tym wypadku podatnik powinien przesłać faktury do systemu już następnego dnia roboczego. W konsekwencji jest to zatem termin znacznie krótszy niż w przypadku awarii systemu KSeF, ponieważ tam termin na wprowadzenie faktury wynosił 7 dni.
Kary za niedopełnienie obowiązków związanych z wystawieniem faktur w KSeF
Jak podaje art. 106ni ustawy o VAT – obowiązujący od 1 stycznia 2025 roku – jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:
- nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur;
- w okresie trwania awarii albo niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, albo w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur, wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem;
- nie przesłał w wymaganym terminie do Krajowego Systemu e-Faktur faktury, po zakończeniu awarii lub niedostępności
– naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Karę pieniężną uiszcza się, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.
Warto zatem zwrócić uwagę, że niedopełnienie obowiązków związanych z przesłaniem do KSeF faktur wystawionych w okresie awarii lub niedostępności systemu będzie wiązać się z sankcją w postaci kary pieniężnej. Sankcja ta będzie jednak nakładana dopiero od 1 stycznia 2025 roku.
Polecamy:
