Zawiadomienie ZAW-FA - wzór z omówieniem

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi narzędzie informatyczne wdrożone przez ustawodawcę, którego podstawowym celem jest obsługa procesów wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Wraz z wejściem w życie obowiązkowego korzystania z KSeF przedsiębiorcy zostaną zobligowani do raportowania prawie każdej faktury sprzedaży w ramach tego systemu. Z uwagi na wymogi bezpieczeństwa korzystanie z KSeF wymaga uprzedniego upoważnienia podmiotów, które będą z niego korzystać. W tym celu, w określonych przypadkach, stosuje się zawiadomienie ZAW-FA, które służy do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień w formie papierowej. Sprawdzamy, jak wypełnić formularz ZAW-FA i w jakich dokładnie sytuacjach jest on wymagany.

Kto może złożyć zawiadomienie ZAW-FA?

Zawiadomienie ZAW-FA może złożyć:

• Osoba fizyczna – tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy osoba ta chce zgłosić dane unikalne powiązane z jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, niezawierającym numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL.

• Podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka z o.o.) – zwykle, gdy podmiot nie dysponuje elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną. Złożenie ZAW-FA wówczas jest konieczne w celu wskazania jednej osoby fizycznej uprawnionej do korzystania z KSeF w imieniu spółki. Dalsze uprawnienia dla innych osób mogą być nadawane już elektronicznie, bezpośrednio w systemie KSeF, przez tę wskazaną osobę.

• Organ egzekucyjny – podmiot powołany do prowadzenia postępowania egzekucyjnego, który może być komornikiem sądowym (w sprawach cywilnych) lub organem administracji (w sprawach administracyjnych).

• Jednostka samorządu terytorialnego (JST) lub Grupa VAT (GV) – jeśli podatnik ten nie ma możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Warto mieć na uwadze, że zawiadomienie ZAW-FA nie ma zastosowania do nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF samorządowych jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, urzędów gmin/starostw/urzędów marszałkowskich, członków GV ani zakładów (oddziałów) osób prawnych/innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych podatnika.

Jak złożyć zawiadomienie ZAW-FA?

Zawiadomienie ZAW-FA składa się we właściwym dla podatnika urzędzie skarbowym:

• papierowo (osobiście lub pocztą), lub

• elektronicznie (np. poprzez ePUAP bądź jako załącznik do pisma ogólnego w e-Urzędzie Skarbowym), przy czym elektroniczna forma musi być podpisana przez wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu.

Jeśli formularz wysyłany będzie przez e-urząd, należy przejść do zakładki DOKUMENTY w lewym menu i wybrać ZŁÓŻ DOKUMENT, a następnie wybrać z listy PISMO OGÓLNE.

Podczas uzupełniania danych do pisma ogólnego należy wybrać RODZAJ PISMA: inne pismo oraz uzupełnić pozostałe pola, na koniec załączając plik z pismem ZAW-FA.

Wysyłkę w ostatnim kroku trzeba potwierdzić profilem zaufanym, bankowością elektroniczną lub podpisem elektronicznym.

Potwierdzenie wprowadzenia danych z ZAW-FA do systemu (KSeF)

Aby uprawnienia nadane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA stały się aktywne w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), konieczne jest ich wprowadzenie do systemu informatycznego przez pracownika właściwego urzędu skarbowego.

Pracownik urzędu skarbowego w pierwszej kolejności dokonuje weryfikacji formalnej złożonego zawiadomienia. Sprawdza, czy dokument został podpisany przez wymaganą liczbę osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu (w przypadku reprezentacji wieloosobowej). W razie stwierdzenia błędów lub uzasadnionych wątpliwości dotyczących wypełnienia formularza pracownik skontaktuje się z podatnikiem w celu ich wyjaśnienia. Zawiadomienie, po pozytywnej weryfikacji, jest wprowadzane do systemu KSeF niezwłocznie po jego otrzymaniu.

Potwierdzeniem wprowadzenia danych z ZAW-FA jest automatycznie generowana wiadomość e-mail, wysyłana przez system KSeF. Powiadomienia te są wysyłane na obowiązkowe adresy e-mail wskazane w zawiadomieniu, tj. zarówno na adres podatnika/podmiotu nadającego/odbierającego uprawnienia (część B), jak i na adres osoby fizycznej uprawnionej, której uprawnienia są nadawane lub odbierane (część C).

Standardowa wiadomość e-mail zawiera kluczowe dane dotyczące operacji:

• datę złożenia zawiadomienia oraz numer wniosku nadany przez system,

• dane identyfikacyjne podmiotu udzielającego uprawnienia (rodzaj podmiotu i NIP),

• identyfikator podatkowy osoby uprawnionej,

• zakres zawiadomienia (cel złożenia formularza – np. „Nadanie uprawnień”),

• nazwę właściwego urzędu skarbowego.

Na kogo można złożyć zawiadomienie ZAW-FA?

Proces zgłaszania uprawnień za pośrednictwem ZAW-FA dotyczy maksymalnie jednej dowolnej osoby fizycznej. Nie ma wymogu, aby osoba ta była prawnie upoważniona do reprezentowania podmiotu (np. na podstawie wpisu do KRS), natomiast w najczęstszych przypadkach upoważnia się prezesa zarządu. Po wprowadzeniu do systemu osoba wskazana w ZAW-FA może elektronicznie zarządzać i nadawać kolejne uprawnienia w ramach KSeF.

Pobierz prezentacje MF o Zawiadomieniu ZAW-FA

Źródło: https://ksef.podatki.gov.pl/

Jak wypełnić zawiadomienie ZAW-FA?

W poz. 1 należy wprowadzić NIP podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienie w KSeF. Poz. 4 wypełnia się wyłącznie w sytuacji, gdy podatnik składa więcej niż jedno zawiadomienie ZAW-FA.

W części A trzeba wskazać miejsce i cel złożenia zawiadomienia ZAW-FA. W poz. 5 wpisuje się urząd skarbowy, w którym składane jest zawiadomienie ze względu na miejsce zamieszkania podatnika (w przypadku osób fizycznych) lub siedziby (w przypadku spółek). W poz. 6 określa się cel złożenia formularza:

• poz. 6.1. – nadanie uprawnień (przez nadanie uprawnień należy rozumieć wskazanie osoby uprawnionej do korzystania z KSeF. Nadanie pozostałych uprawnień następuje już bezpośrednio na platformie KSeF);
• poz. 6.2. – odebranie uprawnień;
• poz. 6.3. – zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika, tzw. odcisk palca (pole to zaznacza się w przypadku zgłaszania kwalifikowanego podpisu elektronicznego niezawierającego NIP-u i numeru PESEL podatnika, którym będzie się posługiwał podatnik będący osobą fizyczną wymienioną w części B. W takim przypadku nie wypełnia się części C).

W części B należy wskazać dane podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia do korzystania z KSeF.

W części B.1. wskazuje się dane identyfikacyjne podatnika/podmiotu, zaznaczając w poz. 7 punkt:

1. – jeżeli jest to podmiot niebędący osobą fizyczną;
2. – jeżeli jest to organ egzekucyjny (w przypadku zaznaczenia tej opcji wypełnia się również pole 1. „podmiot niebędący osobą fizyczną”);
3. – jeżeli jest to osoba fizyczna.

W części B.2. należy wprowadzić dane adresowe podatnika lub podmiotu, który nadaje bądź odbiera uprawnienia do korzystania w KSeF. 

W części B.3. trzeba podać dane kontaktowe tego podmiotu/podatnika. Wskazanie w poz. 19 adresu e-mail jest obowiązkowe, ponieważ podatnik na podany adres e-mail otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF.

W części C należy uzupełnić dane osoby uprawnionej do korzystania z KSeF. 

W części C.1. wprowadza się dane identyfikacyjne, przy czym w poz. 20 trzeba wskazać rodzaj identyfikatora podatkowego, zaznaczając pole:

1. – jeżeli osoba uprawniona do korzystania z KSeF posiada NIP;
2. – jeżeli osoba uprawniona do korzystania z KSeF posiada PESEL;
3. – jeżeli osoba uprawniona do korzystania z KSeF nie posiada identyfikatora podatkowego (pole należy zaznaczyć w przypadku nierezydenta, który nie posiada identyfikatora podatkowego. W przypadku innego dokumentu potwierdzającego tożsamość podaje się rodzaj tego dokumentu).

W części C.2. trzeba podać dane dotyczące adresu zamieszkania podmiotu uprawnionego, a w części C.3. podaje się dane kontaktowe. Pole 38 dotyczące adresu mailowego jest polem obowiązkowym, ponieważ osoba uprawniona na podany adres e-mail otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF.

W części D. należy podać dane unikalne identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający identyfikatora podatkowego NIP i numeru PESEL.

Część tę wypełnia się w przypadku zgłaszania danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający NIP-u i numeru PESEL w przypadku gdy:

• w części A zaznaczono poz. 6.3. „zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika”. W takim przypadku nie wypełnia się części C, albo
• w części A zaznaczono poz. 6.1. „nadanie uprawnień” oraz osoba uprawniona do korzystania z KSeF wymieniona w części C nie posiada NIP-u i numeru PESEL oraz posiada wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający NIP-u i numeru PESEL, albo
• w części A zaznaczono poz. 6.1. „nadanie uprawnień” oraz osoba uprawniona do korzystania z KSeF wymieniona w części C posiada wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający NIP-u i numeru PESEL.

W przypadku zaznaczenia w części A poz. 6.3. „zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika” każdą zmianę kwalifikowanego podpisu elektronicznego należy zgłaszać odpowiednio w trybie nadania uprawnień lub zgłoszenia danych unikalnych kwalifikowanego podpisu elektronicznego podatnika.

W części E należy złożyć podpis podatnika, podmiotu lub osoby reprezentującej, która nadaje lub odbiera uprawnienie w KSeF. W przypadku reprezentacji wieloosobowej (powyżej 6 osób) pozostałych uprawnionych do reprezentowania i ustanowienia osoby uprawnionej do korzystania z KSeF trzeba wymienić w dodatkowym formularzu ZAW-FA.

Przykład 1. [Instrukcja dla wersji ZAW-FA (3)]

Pani Barbara za pomocą zawiadomienia ZAW-FA che zmienić dotychczas uprawnioną osobę fizyczną A na nową osobę fizyczną B. Jak powinna to wykonać?

Aby zmienić osobę uprawnioną A na osobę B, kobieta powinna wykonać dwa następujące kroki:

1. Najpierw złożyć zawiadomienie ZAW-FA dla osoby A, wskazując cel „2. odebranie uprawnień”.

2. Następnie złożyć kolejne zawiadomienie ZAW-FA dla osoby B, wskazując cel „1. nadanie uprawnień”.

Przykład 2. [Instrukcja dla wersji ZAW-FA (2) i (3)]

Pan Jacek chce wypełnić zawiadomienie ZAW-FA i zgłosić dane unikalne swojego własnego certyfikatu kwalifikowanego (podpisu lub pieczęci). W jaki sposób powinien uzupełnić ZAW-FA?

Pan Jacek powinien w części A (Dane podatnika), w polu 6 (Cel złożenia zawiadomienia), zaznaczyć pozycję 4 – „zgłoszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podatnika”. Następnie powinien wypełnić część D (Dane unikalne podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej podatnika) i pozostawić pustą część C (Dane osoby fizycznej uprawnionej). Nie wypełnia się jej, ponieważ celem jest zgłoszenie własnego podpisu podatnika, a nie nadanie uprawnień innej osobie.

Podsumowując, zawiadomienie ZAW-FA jest kluczowym narzędziem w procesie uwierzytelniania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) dla podmiotów, które nie korzystają z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub dla osób fizycznych zgłaszających dane unikalne swojego podpisu. Jego prawidłowe i terminowe złożenie we właściwym urzędzie skarbowym – wraz ze wskazaniem maksymalnie jednej osoby uprawnionej – jest niezbędnym krokiem do aktywacji uprawnień w systemie, umożliwiając następnie elektroniczne zarządzanie dostępami do KSeF.

Zawiadomienie ZAW-FA w systemie wFirma.pl

W celu wygenerowania ZAW-FA należy przejść do zakładki: START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ » ZAWIADOMIENIE ZAW-FA.

Dane dotyczące spółki – w tym NIP, urząd skarbowy, adres siedziby/zamieszkania uzupełnione zostają automatycznie na podstawie danych w systemie. Wystarczy, że wskażesz pozostałe informacje, dotyczące:

• Sekcja A – cel składania ZAW-FA

• Sekcja C – dane osoby uprawnionej do korzystanie z KSEF

• Sekcja D – dane identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny (tylko jeśli dotyczy)

• Sekcja E – stanowisko/funkcja podatnika

Biura rachunkowe mają dodatkową opcję, która umożliwia po sporządzeniu ZAW-FA udostępnienie go klientowi za pomocą akcji OPUBLIKUJ » OPUBLIKUJ KLIENTOWI. Dzięki temu będzie on mógł pobrać ZAW-FA, podpisać i wysłać do urzędu skarbowego.

Złożyłeś ZAW-FA – co dalej?

Po wprowadzeniu danych z ZAW-FA do systemu KSeF wskazana osoba fizyczna (w imieniu podmiotu) otrzymuje możliwość zalogowania się – uwierzytelnienia i nadawania dalszych uprawnień. W tym celu należy dokonać logowania, a tym samym uwierzytelnienia się w Module Certyfikatów i Uprawnień związanym z KSeF: https://mcu.mf.gov.pl/web/login. Moduł działa od 1 listopada 2025 do końca stycznia 2026. Po uwierzytelnieniu uprawnienia stają się aktywne. Natomiast od 1 lutego uwierzytelnienie będzie odbywać się w Aplikacji Podatnika lub bezpośrednio w systemach księgowych.