KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to narzędzie informatyczne wprowadzone przez ustawodawcę, które służy m.in. do wystawiania i odbierania faktur. W uproszczeniu, po wejściu w życie obowiązku wykorzystywania KSeF przedsiębiorcy będą zmuszeni do raportowania każdej faktury sprzedaży w KSeF. Aby było to możliwe, w niektórych przypadkach podmioty korzystające z KSeF muszą zostać do tego upoważnione, bowiem system ten jest z założenia bezpieczny. W celu nadania dostępu do KSeF wykorzystuje się m.in. zawiadomienie ZAW-FA. Sprawdzamy, jak wypełnić formularz ZAW-FA i w jakich dokładnie sytuacjach jest on wymagany!
Czym jest zawiadomienie ZAW-FA?
W KSeF wyróżnia się następujące rodzaje uprawnień:
- nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur – jest to uprawnienie do tzw. zarządzania w KSeF „użytkownikami” w danej firmie;
- wystawianie lub dostęp do faktur ustrukturyzowanych – jest to uprawnienie pozwalające na zarządzanie sprzedażą w danej firmie bądź na jej weryfikowanie (w przypadku tylko nadania możliwości dostępu do faktur);
- wystawianie faktur ustrukturyzowanych w ramach samofakturowania – jest to uprawnienie pozwalające na zarządzanie sprzedażą w danej firmie w ramach samofakturowania.
Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, przedsiębiorca będący właścicielem firmy nie musi dokonywać dodatkowych zgłoszeń w urzędzie skarbowym, aby móc korzystać z KSeF. Przedsiębiorca loguje się do KSeF, autoryzując się podpisem zaufanym (ePUAP) lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy przedsiębiorca nie ma możliwości autoryzacji elektronicznej, może złożyć zawiadomienie ZAW-FA, czyli formularz, który służy do nadawania, zmiany lub odebrania uprawnień w formie papierowej. W związku z tym może on za pomocą tego zawiadomienia nadać dostęp do KSeF sobie i jednocześnie innym osobom, np. pracownikom.
Jeżeli podatnikiem nie jest osoba fizyczna, a np. spółka z o.o. i posiada elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, to może korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym dodatkowych zawiadomień. Jeżeli podmiot nie dysponuje taką pieczęcią, to aby możliwe było korzystanie z KSeF, należy złożyć w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA, w którym zostanie wskazana osoba fizyczna uprawniona do korzystania z KSeF w imieniu spółki.
Jak wypełnić zawiadomienie ZAW-FA?
W poz. 1 należy wprowadzić NIP podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienie w KSeF. Poz. 4 wypełnia się wyłącznie w sytuacji, gdy podatnik składa więcej niż jedno zawiadomienie ZAW-FA.
W części A trzeba wskazać miejsce i cel złożenia zawiadomienia ZAW-FA. W poz. 5 wpisuje się urząd skarbowy, w którym składane jest zawiadomienie ze względu na miejsce zamieszkania podatnika (w przypadku osób fizycznych) lub siedziby (w przypadku spółek). W poz. 6 określa się cel złożenia formularza:
- poz. 6.1. – nadanie uprawnień (przez nadanie uprawnień należy rozumieć wskazanie osoby uprawnionej do korzystania z KSeF. Nadanie pozostałych uprawnień następuje już bezpośrednio na platformie KSeF);
- poz. 6.2. – odebranie uprawnień;
- poz. 6.3. – zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika, tzw. odcisk palca (pole to zaznacza się w przypadku zgłaszania kwalifikowanego podpisu elektronicznego niezawierającego NIP-u i numeru PESEL podatnika, którym będzie się posługiwał podatnik będący osobą fizyczną wymienioną w części B. W takim przypadku nie wypełnia się części C).
W części B należy wskazać dane podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia do korzystania z KSeF.
W części B.1. wskazuje się dane identyfikacyjne podatnika/podmiotu, zaznaczając w poz. 7 punkt:
- – jeżeli jest to podmiot niebędący osobą fizyczną;
- – jeżeli jest to organ egzekucyjny (w przypadku zaznaczenia tej opcji wypełnia się również pole 1. „podmiot niebędący osobą fizyczną”);
- – jeżeli jest to osoba fizyczna.
W części B.2. należy wprowadzić dane adresowe podatnika lub podmiotu, który nadaje bądź odbiera uprawnienia do korzystania w KSeF.
W części B.3. trzeba podać dane kontaktowe tego podmiotu/podatnika. Wskazanie w poz. 19 adresu e-mail jest obowiązkowe, ponieważ podatnik na podany adres e-mail otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF.
W części C należy uzupełnić dane osoby uprawnionej do korzystania z KSeF.
W części C.1. wprowadza się dane identyfikacyjne, przy czym w poz. 20 trzeba wskazać rodzaj identyfikatora podatkowego, zaznaczając pole:
- – jeżeli osoba uprawniona do korzystania z KSeF posiada NIP;
- – jeżeli osoba uprawniona do korzystania z KSeF posiada PESEL;
- – jeżeli osoba uprawniona do korzystania z KSeF nie posiada identyfikatora podatkowego (pole należy zaznaczyć w przypadku nierezydenta, który nie posiada identyfikatora podatkowego. W przypadku innego dokumentu potwierdzającego tożsamość podaje się rodzaj tego dokumentu).
W części C.2. trzeba podać dane dotyczące adresu zamieszkania podmiotu uprawnionego, a w części C.3. podaje się dane kontaktowe. Pole 38 dotyczące adresu mailowego jest polem obowiązkowym, ponieważ osoba uprawniona na podany adres e-mail otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF.
W części D. należy podać dane unikalne identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający identyfikatora podatkowego NIP i numeru PESEL.
Część tę wypełnia się w przypadku zgłaszania danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający NIP-u i numeru PESEL w przypadku gdy:
- w części A zaznaczono poz. 6.3. „zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika”. W takim przypadku nie wypełnia się części C, albo
- w części A zaznaczono poz. 6.1. „nadanie uprawnień” oraz osoba uprawniona do korzystania z KSeF wymieniona w części C nie posiada NIP-u i numeru PESEL oraz posiada wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający NIP-u i numeru PESEL, albo
- w części A zaznaczono poz. 6.1. „nadanie uprawnień” oraz osoba uprawniona do korzystania z KSeF wymieniona w części C posiada wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający NIP-u i numeru PESEL.
W przypadku zaznaczenia w części A poz. 6.3. „zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika” każdą zmianę kwalifikowanego podpisu elektronicznego należy zgłaszać odpowiednio w trybie nadania uprawnień lub zgłoszenia danych unikalnych kwalifikowanego podpisu elektronicznego podatnika.
W części E należy złożyć podpis podatnika, podmiotu lub osoby reprezentującej, która nadaje lub odbiera uprawnienie w KSeF. W przypadku reprezentacji wieloosobowej (powyżej 6 osób) pozostałych uprawnionych do reprezentowania i ustanowienia osoby uprawnionej do korzystania z KSeF trzeba wymienić w dodatkowym formularzu ZAW-FA.
