Przedsiębiorcy z powodu wystąpienia różnych okoliczności (święta, jubileusze, imprezy) przekazują swoim kontrahentom przedmioty reklamowe, przedmioty mające na celu polepszenie wizerunku firmy, czy też upominki świąteczne. Nie wszyscy przedsiębiorcy są świadomi wielu występujących w tej materii ograniczeń. Warto zatem przyjrzeć się, jakie skutki podatkowe mogą mieć upominki świąteczne dla kontrahentów.
Charakter wydatku wyznacznikiem możliwości jego ujęcia
W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych próżno szukać rozdzielenia kosztów na reprezentacyjne i reklamy. Nie ma też definicji tego rodzaju kosztów. Natomiast za koszty uzyskania przychodów nie uważa się koszty reprezentacji. Z kolei koszty reklamy mogą stanowić koszty firmy.
Koszty reprezentacji w praktyce
Dotychczasowe linie orzecznicze izb skarbowych oraz wyroki sądów ukształtowały pewną definicję kosztów reprezentacji zgodnie, z którą za koszty te uważa się wszelkie wydatki ponoszone w celu ugruntowania dobrego wizerunku firmy, wykreowania dobrych relacji z klientami. Zatem koszty, które nie będą wpływać na wizerunek firmy prawdopodobnie będzie można ująć w kosztach firmy, oczywiście po każdorazowej ich analizie.
Koszty reklamy
Z kolei poprzez istotę reklamy można rozumieć podjęcie wszelkich czynności służących do zachęcania do kupna konkretnego produktu czy usługi. Zatem mało kosztowne przedmioty promujące firmę przedsiębiorcy poprzez zamieszczone na nich logo zwiększają rozpoznawalność marki. Dodatkowo należy zaznaczyć, że są one przekazywane wszystkim klientom, co potwierdza istotę reklamy jako dotarcie do wszystkich odbiorców, a nie jedynie do kilku. Powyższe oznacza, że wszelkie drobne przedmioty reklamowe, np. kubki, kalendarze, długopisy, notesy i inne gadżety z logo firmy będą wydatkami, które przedsiębiorca ujmie w kosztach firmy. Należy również podkreślić, iż duże znaczenie ma wartość przekazywanych przedmiotów, bowiem wszelkie droższe przedmioty będą stanowiły koszty reprezentacji z uwagi na celowość droższego wydatku i wywołanie określonego skutku u wybranych kontrahentów.
Upominki świąteczne dla kontrahentów a limit w podatku dochodowym
W myśl art. 22 ust. 1 ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszt uzyskania przychodów uważa się wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, a także nie występują w katalogu kosztów, które ustawodawca wyłączył z kosztów uzyskania przychodów, niezależnie od związku z prowadzoną działalnością.
W każdym przypadku to przedsiębiorca musi zdecydować, czy dany wydatek może zakwalifikować do kosztów firmy, czy też nie będzie on w świetle powyższej ustawy stanowił kosztu uzyskania przychodów.
Z kolei zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 68a wolna od opodatkowania jest wartość otrzymanych nieodpłatnych świadczeń w związku z jego promocją lub reklamą - jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł.
Ponadto należy dodać, iż zwolnienie nie ma zastosowania, jeżeli świadczenie jest dokonywane na rzecz pracownika przedsiębiorcy lub osoby świadczącej usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.
Zatem upominki przekazane kontrahentom w celu podjęcia czynności reklamy o wartości nieprzekraczającej 200zł będą stanowiły u przedsiębiorcy koszty firmy.
W tym miejscu warto posłużyć się stanowiskiem Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 24 marca 2016r. o sygn. ILPB3/4510-1-18/16-2/JG, w której uznał, iż nabycie upominków, które nie mają na celu promowania firmy ani jej wyrobów i jednocześnie są skierowane tylko do ustalonej grupy kontrahentów, wręczane w okolicznościach Świąt Bożego Narodzenia wypełniają znamiona reprezentacji i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.
Na koniec należy zaznaczyć, że to upominki świąteczne nabyte w celu reklamy towarów lub usług przedsiębiorcy w okolicznościach świątecznych będą mogły zostać ujęte w kosztach firmy, oczywiście do wartości limitów wymienionych powyżej.
Upominki w świetle ustawy o VAT
W ustawie o VAT także zostały zastosowane ograniczenia dotyczące przekazywania przedmiotów odbiorcom. Zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy o VAT przekazywanie prezentów o małej wartości i próbek, które następuje na cele działalności gospodarczej może nie podlegać opodatkowaniu VAT pod warunkiem, że przedsiębiorca przekaże jednej osobie:
- towar o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł bez podatku, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,
- towar, którego przekazanie nie ujął w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru bez podatku (a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia) określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 20 zł.
Prezenty o większej wartości
W przypadku otrzymania przez kontrahenta prowadzącego działalność gospodarczą prezentu o większej wartości, jest on zobowiązany do rozpoznania przychodu i opodatkowania nie nadwyżki powyżej limitu, a całej wartości otrzymanego prezentu. Podobnie sytuacja będzie wyglądała, gdy kontrahent otrzyma prezent stanowiący u sprzedawcy kosz reprezentacyjny. Podkreślić natomiast należy, że w tym ostatnim przypadku żadne limity nie mają znaczenia, bowiem przekazywane prezenty posiadają charakter reprezentacyjny.
Podobnie sytuacja będzie wyglądać w przypadku obdarowania prezentami o charakterze świątecznym odbiorców nie prowadzących działalności gospodarczej. Przekazanie upominków świątecznych nie znajdzie zastosowania w żadnych limitach, bowiem celem obdarowania nimi odbiorców będzie stworzenie i ugruntowanie dobrego wizerunku firmy co z kolei posiada znamiona kosztów reprezentacji.
W przypadku przekazania upominków świątecznych odbiorcom prywatnym firma przekazująca będzie zobligowana wystawić do końca lutego roku następnego po roku przekazania prezentów – zeznanie PIT-11, w którym zostanie zawarta wartość przekazanego prezentu świątecznego. Otrzymany nieodpłatnie przychód wynikający z tego zeznania odbiorca prezentu i zeznania PIT-11 uwzględni jego wartość w składanym przez siebie zeznaniu rocznym.
Upominki świąteczne dla kontrahentów - ujęcie w PKPiR
W przypadku, gdy przedsiębiorca dokonał już kwalifikacji prezentu i może on zostać uznany za koszt uzyskania przychodów, wówczas zaksięgowanie wartości przekazanych upominków będzie zależało od tego, czy przekazywany przedmiot jest towarem, czy nie:
- jeżeli kontrahent ma otrzymać od przedsiębiorcy towar jako prezent (który już jest zaewidencjonowany w PKPiR jako towar handlowy) wówczas:
- należy ująć ze znakiem minus wartość przekazywanego towaru w kolumnie towar handlowy,
- i jednocześnie ująć daną wartość przekazywanego towaru w kolumnie pozostałe wydatki,
- jeżeli kontrahent ma otrzymać upominek niestanowiący towaru handlowego u przedsiębiorcy, wówczas taki koszt księguje się po prostu w kolumnie pozostałe wydatki.
