Ustawa z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych wprowadziła kompleksową reformę sposobu, w jaki organy administracji publicznej przesyłają pisma do obywateli i przedsiębiorców. Celem ustawy było zbudowanie jednolitego, bezpiecznego i sprawnego systemu doręczeń, który pozwoli na ograniczenie użycia tradycyjnej korespondencji papierowej na rzecz komunikacji elektronicznej. Kiedy organ administracji publicznej wysyła pisma na e-PUAP, a kiedy na adres do doręczeń elektronicznych? Dowiesz się w artykule!
Definicja adresu do doręczeń elektronicznych i jego znaczenie
Kluczowym pojęciem w ustawie jest „adres do doręczeń elektronicznych”. Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy jest to adres elektroniczny podmiotu korzystającego z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej albo z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług.
Podmiot występujący o:
- utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, lub
- wpis adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego do bazy adresów elektronicznych jest informowany o skutkach prawnych wpisu adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych, w tym o prawach i obowiązkach z niego wynikających, a w przypadku wystąpienia o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego – także o zasadach zarządzania skrzynką doręczeń oraz o prawach i obowiązkach posiadacza skrzynki doręczeń.
Wprowadzenie adresu do doręczeń elektronicznych służy zatem wzmocnieniu pewności obrotu prawnego oraz odformalizowaniu postępowania administracyjnego.
Doręczanie korespondencji przez organy
Podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych.
Podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej w przypadku:
- braku możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych, albo
- gdy ma on wiedzę, że osoba fizyczna mająca adres do doręczeń elektronicznych została pozbawiona wolności.
Doręczeń na adresy do doręczeń elektronicznych i z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej nie stosuje się w przypadkach, gdy:
- podmiot wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej;
- korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej wynikający z przepisów odrębnych, brak możliwości wykorzystania publicznej usługi hybrydowej wynikający z przepisów odrębnych, konieczność doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna lub rzeczy, ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny, ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny;
- przepisy odrębne przewidują możliwość dokonywania doręczeń z wykorzystaniem także sposobów innych niż publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publiczna usługa hybrydowa, w szczególności przy pomocy swoich pracowników, a nadawca w konkretnych okolicznościach uzna inny sposób doręczenia za bardziej efektywny.
Istnienie ww. przesłanek ocenia nadawca.
Adres do doręczeń elektronicznych jako obowiązek
Podmiot publiczny jest obowiązany do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest obowiązany:
- adwokat wykonujący zawód,
- radca prawny wykonujący zawód,
- doradca podatkowy wykonujący zawód,
- doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód,
- rzecznik patentowy wykonujący zawód,
- notariusz wykonujący zawód,
- podmiot niepubliczny wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS,
- od 19 października 2026 także podmiot niepubliczny wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Podmiot niepubliczny inny niż określony wyżej może mieć adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Adres do doręczeń elektronicznych a doręczenie przez ePUAP
Doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny mający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do innego podmiotu publicznego mającego elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do 30 września 2029 roku.
Zgromadzona w ePUAP korespondencja będzie dostępna dla posiadacza konta użytkownika lub elektronicznej skrzynki podawczej w ePUAP w sposób umożliwiający jej przeglądanie, kopiowanie i usuwanie do 30 września 2029 roku.
Po upływie tego terminu minister właściwy do spraw informatyzacji usunie z ePUAP konta użytkownika i elektroniczne skrzynki podawcze wraz z ich zawartością.
Doręczenia przez organy administracji zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego
Organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu.
W przypadku braku możliwości doręczenia w sposób, o którym mowa wyżej, organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem:
- przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, o której mowa w art. 2 pkt 7 Ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, albo
- przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.
W przypadku braku możliwości doręczenia w sposób, o którym mowa wyżej, organ administracji publicznej doręcza pisma:
- przesyłką rejestrowaną, o której mowa w art. 3 pkt 23 Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe, albo
- przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.
W przypadku doręczenia decyzji, której organ administracji publicznej nadał rygor natychmiastowej wykonalności, albo decyzji, która podlega natychmiastowemu wykonaniu z mocy ustawy, w sprawach osobowych funkcjonariuszy oraz żołnierzy zawodowych albo jeżeli wymaga tego ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny, organ administracji publicznej może doręczyć decyzję w sposób określony w akapicie powyżej. Nie ma możliwości doręczenia za pośrednictwem adresu do doręczeń elektronicznych lub publicznej usługi hybrydowej.
W przypadku doręczenia za pośrednictwem adresu do doręczeń elektronicznych pisma doręcza się stronie lub innemu uczestnikowi postępowania na:
- adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, o której mowa w art. 25 Ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, a w przypadku pełnomocnika – na adres do doręczeń elektronicznych wskazany w podaniu, albo
- adres do doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, za której pomocą wniesiono podanie, jeżeli adres do doręczeń elektronicznych strony lub innego uczestnika postępowania nie został wpisany do bazy adresów elektronicznych.
Polecamy:
