Spółka akcyjna a działanie w imieniu spółki akcyjnej, podobnie jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, działa przez swoje organy, których kompetencje, sposób powoływania oraz zasady reprezentacji zostały szczegółowo uregulowane w ksh. Oznacza to, że podejmowane przez nią decyzje i czynności prawne będą mogły odnieść skutek wyłącznie, jeżeli w jej imieniu będą działały odpowiednie osoby. Niekiedy jednak ustalenie tego, kto i w jaki sposób może postępować, nie jest takie proste, tym bardziej, jeżeli organ zarządczy spółki jest wieloosobowy, a w sprawie reprezentuje go pełnomocnik. Jak zatem powinno wyglądać prawidłowe umocowanie i działanie w imieniu spółki akcyjnej? Jakie obowiązki na niej spoczywają w przypadku uczestniczenia w postępowaniu sądowo-administracyjnym? O tym poniżej.
Działanie w imieniu spółki akcyjnej – jak wygląda reprezentacja?
Kwestia działania w imieniu spółki akcyjnej została bardzo szczegółowo opisana w ksh. Dzięki temu wczytując się w ustawę, nie powinniśmy mieć większych wątpliwości, kto, jak i kiedy może reprezentować spółkę. Ma to jednak również swoje minusy, ponieważ tak dokładne określenie tematu oznacza, że każde odstępstwo od ustawowych zasad może mieć swoje negatywne konsekwencje, np. w postaci nieważności podjętej czynności prawnej.
Zasada jest taka sama jak przy spółce z o.o. – SA działa przez zarząd. To on prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją na zewnątrz. Reprezentacja dotyczy zarówno czynności sądowych, np. wytaczanie i odbieranie powództw, jak i pozasądowych, np. zawieranie umów, składanie oświadczeń woli. Umocowanie członka zarządu do działania w imieniu spółki wynika z samego faktu jego powołania i nie jest potrzebne dodatkowe upoważnienie, np. w postaci pełnomocnictwa. Jeżeli zatem rada nadzorcza podejmie uchwałę w przedmiocie powołania członka zarządu w sposób prawidłowy, członek ten uzyskuje kompetencje do działania z mocy samej ustawy.
Zarząd jest organem odpowiedzialnym za reprezentację spółki na zewnątrz, jednak czy to oznacza, że wszyscy jego członkowie muszą działać wspólnie, aby móc podjąć jakąkolwiek decyzję? Nie, to byłoby zbyt trudne logistycznie i czasochłonne, szczególnie przy zarządzie składającym się z kilkunastu osób. Dlatego też ksh określa, w jaki sposób reprezentacja ta może wyglądać.
W przypadku zarządu wieloosobowego sposób reprezentowania spółki określa jej statut. Jeśli jednak statut nie zawiera takich postanowień – do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie 2 członków zarządu albo 1 członka zarządu łącznie z prokurentem. Warto wspomnieć, że w takim wypadku wszelkie oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism mogą być dokonywane wobec 1 członka zarządu lub prokurenta. Tutaj nie ma zastosowania zasada reprezentacji. W jednoosobowym zarządzie członek organu ma prawo do samodzielnego reprezentowania spółki.
Przykład 1.
Spółka akcyjna ma 3-osobowy zarząd, a statut nie przewiduje szczególnego sposobu reprezentacji. Wobec spółki został wystosowany pozew, który został doręczony bezpośrednio do rąk prezesa. Ten uznał, że jeśli to on go otrzymał, to również on ma prawo na niego odpowiedzieć, skutkiem czego pismo zostało podpisane wyłącznie przez prezesa. Czy takie pismo może odnieść skutki prawne?
Nie. Możliwe jest doręczenie pisma (pozwu) jednemu z członków zarządu, jednak dokonanie czynności prawnej w postaci odpowiedzenia na pozew powinno być już dokonane w zgodzie z zasadami reprezentacji. W tym wypadku podpisać się powinno co najmniej 2 członków zarządu lub członek zarządu i prokurent.
Czy zarząd może podejmować samodzielnie wszystkie czynności?
Nie wszystkie sprawy spółki zarząd może prowadzić samodzielnie i w pełni swobodnie. Są bowiem takie czynności, do których podjęcia wymagana jest zgoda innych organów spółki, np. walnego zgromadzenia czy rady nadzorczej.
Zgoda rady nadzorczej jest niezbędna do zawarcia przez spółkę ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką powiązaną, transakcji, której wartość zsumowana z wartością transakcji zawartych z tą samą spółką w okresie roku obrotowego przekracza 10% sumy aktywów spółki.
Z kolei uchwały walnego zgromadzenia wymaga m.in.:
- zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego;
- nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, chyba że statut stanowi inaczej;
- emisja obligacji zamiennych lub z prawem pierwszeństwa i emisja warrantów subskrypcyjnych;
- nabycie własnych akcji.
W takich przypadkach brak zgody odpowiedniego organu nie powoduje nieważności czynności, ale może skutkować odpowiedzialnością członków zarządu za działanie niezgodne z wewnętrznymi regulacjami spółki.
Działanie w imieniu spółki akcyjnej – reprezentacja w postępowaniach sądowych i administracyjnych
Zarząd reprezentuje spółkę również w postępowaniach przed sądami i organami administracji publicznej. I mimo że Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi nie określa dokładnie, w jaki sposób zarząd powinien wskazać swoje uprawnienia do reprezentowania spółki, to w orzecznictwie przyjmuje się jednolicie, że w odniesieniu do podmiotów podlegających obowiązkowi wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego dokumentem poświadczającym uprawnienie do działania w ich imieniu jest aktualny odpis z tego rejestru (por. postanowienie NSA z 17 października 2007 roku, sygn. akt: I FSK 927/07). Odpis ten podlega badaniu w zakresie składu osobowego organu zarządzającego, sposobu reprezentacji oraz daty wydania. Przez odpis aktualny należy przy tym rozumieć taki, który zawiera aktualne, prawdziwe dane odnośnie do osób uprawnionych do reprezentowania danego podmiotu na dzień udzielenia pełnomocnictwa. Dopuszczalne jest przy tym zarówno złożenie oryginału takiego odpisu, jak i jego uwierzytelnionej kserokopii. Nie wystarczy jednak złożenie go w innej sprawie, nawet w przypadku poinformowania o tym sądu (por. postępowanie NSA z 10 marca 2010 roku, sygn. akt: I GSK 70/10).
W postępowaniach administracyjnych i sądowo-administracyjnych spółka może ustanowić również pełnomocnika, zazwyczaj jest nim pełnomocnik profesjonalny (adwokat, radca prawny, doradca podatkowy). Tutaj wystarczy zwykłe pisemne upoważnienie udzielone przez zarząd zgodnie z zasadami reprezentacji.
Obowiązek wykazania umocowania już przy pierwszej czynności w postępowaniu
Sposób reprezentacji spółki akcyjnej wpisany jest do KRS, do którego dostęp ma każdy. Wyszukanie danej spółki po numerze KRS lub NIP-ie nie jest większym problemem. Mimo to organ lub sąd nie ma obowiązku tego robić. To strona postępowania jest zobowiązana do wykazania swojego przedstawicielstwa. Jak czytamy w art. 29 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, organ osoby prawnej ma obowiązek wykazać swoje umocowanie dokumentem przy pierwszej czynności w postępowaniu.
Częstym, acz błędnym działaniem pełnomocników spółek jest przedstawianie na pierwszej rozprawie swojego upoważnienia bez dołączonego odpisu KRS. Tak złożone do akt sprawy pełnomocnictwo jest niepełne. Przesądził to Naczelny Sąd Administracyjny, wskazując, że złożenie pełnomocnictwa – bez wykazania stosownym dokumentem, że udzieliła go osoba umocowana do reprezentowania strony – nie wypełnia warunków formalnych umożliwiających nadanie skardze prawidłowego biegu (por. postanowienie NSA z 15 maja 2014 roku, sygn. akt: II FSK 949/14). Obowiązek spoczywa na stronie, a w praktyce reprezentującym ją profesjonalnym pełnomocniku procesowym, i swoim zakresem obejmuje nie tylko przekazanie sądowi dokumentu pełnomocnictwa wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej od niego, ale także wykazanie uprawnienia osoby udzielającej pełnomocnictwa, co w przypadku spółek akcyjnych wymaga przedłożenia odpisu z KRS.
Sąd zauważył również, że dokumentem wykazującym umocowanie do działania w imieniu osoby prawnej jest niewątpliwie odpis z KRS. W świetle art. 28 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi to na osobie dokonującej czynności w postępowaniu w imieniu osoby prawnej spoczywa obowiązek wykazania swojego umocowania. Nie jest rolą sądu samodzielne weryfikowanie osoby uprawnionej do reprezentacji spółki na podstawie ogólnodostępnych narzędzi.
Co, gdy KRS spółki jest nieaktualny?
Działanie w imieniu spółki akcyjnej przed organami i sądami administracyjnymi wymaga przedłożenia aktualnego odpisu z KRS. I właśnie z tą aktualnością często jest problem. Rejestracja danych oraz ich modyfikacja należy do obowiązków spółki. Sądy nie dokonują tego z urzędu. Dodatkowo takie zgłoszenia często trwają. Zanim dojdzie do zmiany informacji, może minąć kilka dni lub tygodni. Jak w takim wypadku ustalić prawidłową reprezentację? Otóż wystarczy przedstawienie uchwały o zmianie statutu, znowelizowany ujednolicony tekst statutu albo tekst nowo przyjętego statutu (por. postanowienie NSA z 19 czerwca 2008 roku, sygn. akt: I OZ 80/08).
Brak wykazania prawidłowego umocowania – co wtedy?
Nie zdziwi nikogo stwierdzenie, że pomimo ustawowego obowiązku przedstawienia umocowania do reprezentacji wraz z podjęciem pierwszej czynności w postępowaniu, wiele podmiotów tego nie robi lub robi, ale nieprawidłowo. Co wtedy? Czy sąd ma obowiązek np. umorzyć takie postępowanie albo odrzucić skargę lub inne pismo?
Nie, w takim wypadku sąd jest zobowiązany do wezwania do uzupełnienia braków. W praktyce albo wzywa na rozprawie przedstawiciela spółki do przedłożenia odpowiednich dokumentów w określonym czasie (np. 3 dni), albo robi to na piśmie (np. gdy do skargi nie złożono takiego umocowania). Dopiero gdy spółka nie uzupełni braków, sąd uznaje dokonaną przez nią czynność za nieważną.
