Prowadzenie własnej działalności gospodarczej nie zwalnia z chorób, jednak system ubezpieczeń społecznych bywa bezlitosny dla przedsiębiorców, którzy próbują łączyć rekonwalescencję z ratowaniem płynności finansowej firmy. Wystawienie jednej zaległej faktury na tzw. L4 to dylemat, z którym mierzy się niemal każdy właściciel firmy i niejeden etatowy pracownik działu księgowości. Do niedawna orzecznictwo w tych sprawach bywało loterią. Wraz z wejściem w życie nowych przepisów od 13 kwietnia 2026 r. zasady gry uległy istotnej zmianie. Nowelizacja wprowadziła doprecyzowanie definicji „pracy zarobkowej” oraz „aktywności niezgodnej z celem zwolnienia”, a także sformalizowała pojęcie „czynności incydentalnych”. Co to oznacza w praktyce? Dla jednych ułatwienie, dla innych – pułapkę skutkującą obowiązkiem zwrotu zasiłku chorobowego wraz z odsetkami, a nawet sprawami w sądzie pracy. Poniższy artykuł analizuje ryzyka prawne i finansowe, z jakimi wiąże się wystawienie faktury na zwolnieniu chorobowym.
Praca zarobkowa na L4 w świetle nowych przepisów
Zgodnie z fundamentalną zasadą wyrażoną w art. 17 ust. 1, 1a i 1b ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (zwanej potocznie ustawą zasiłkową), ubezpieczony wykonujący w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub podejmujący aktywność niezgodną z celem tego zwolnienia traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia.
Przez lata to właśnie ten przepis spędzał sen z powiek ubezpieczonym. Zakład Ubezpieczeń Społecznych traktował każdą, nawet najdrobniejszą czynność (jak podpisanie pisma, opłacenie rachunku czy wystawienie faktury) jako „pracę zarobkową”. W efekcie ZUS wydawał decyzje o konieczności zwrotu zasiłku, nie wnikając często w kontekst prowadzonych działań.
Od 13 kwietnia 2026 r., na mocy ustawy z 18 grudnia 2025 r., nastąpiło legislacyjne zdefiniowanie pojęć, które wcześniej kształtowało w głównej mierze orzecznictwo Sądu Najwyższego. Ustawodawca rozdzielił i doprecyzował dwa kluczowe terminy: pracę zarobkową oraz aktywność niezgodną z celem zwolnienia. Zgodnie z nowymi uregulowaniami, pracą zarobkową jest każda czynność o charakterze zarobkowym, niezależnie od podstawy prawnej jej wykonywania (a więc na etacie, umowie zlecenia czy w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej). Ustawodawca wprowadził jednak jeden kluczowy wyjątek: z definicji pracy zarobkowej wyłączono czynności incydentalne, których podjęcia podczas zwolnienia wymagają istotne okoliczności.
Aktywność niezgodna z celem zwolnienia a pozorna lekkość pracy biurowej
Należy pamiętać, że ustawa nakłada na urzędników ZUS i orzeczników dwa niezależne tryby weryfikacji ubezpieczonych. Pierwszy dotyczy tego, czy doszło do świadczenia pracy zarobkowej. Drugi z kolei bada to, czy zachowanie chorego nie wydłuża procesu leczenia bądź nie niweczy jego ustalonego planu.
Dlatego argumentacja typu: „wystawiłem fakturę leżąc w domowym łóżku z laptopem, więc się absolutnie nie przemęczałem i nie naruszyłem zaleceń lekarza (kod w ZUS wskazywał na to, że chory może chodzić)” nie załatwia sprawy. Nawet jeśli wystawienie dokumentu księgowego czy obsługa programu B2B nie szkodzi ortopedycznemu procesowi rehabilitacji, ZUS prawdopodobnie podważy prawo do pobieranego zasiłku na podstawie pierwszej, całkowicie odrębnej przesłanki, czyli właśnie wykonywania pracy zarobkowej.
Czynności incydentalne a wystawienie faktury na zwolnieniu chorobowym
Zgodnie z art. 17 ust. 1a ustawy zasiłkowej za pracę zarobkową nie uznaje się czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności. Ustawa nie zawiera jednak szczegółowej definicji takich czynności ani zamkniętego katalogu sytuacji uzasadniających ich wykonanie.
Oceniając możliwość zastosowania tego wyjątku, należy uwzględnić łącznie incydentalny charakter działania oraz okoliczności uzasadniające konieczność jego podjęcia właśnie podczas zwolnienia. Chodzi o aktywność sporadyczną i ograniczoną, która nie stanowi kontynuowania zwykłej pracy zawodowej lub bieżącego prowadzenia działalności. Sam fakt, że czynność wykonano tylko raz albo zajęła ona kilka minut, nie przesądza o zachowaniu prawa do zasiłku.
Znaczenie dla oceny mogą mieć m.in. nagłość zachorowania, możliwość odłożenia czynności do czasu zakończenia zwolnienia, dostępność zastępstwa oraz konsekwencje zaniechania działania. Nie są to jednak dodatkowe, odrębne przesłanki ustawowe. Brak zastępstwa lub zbliżający się termin wykonania obowiązku nie oznaczają automatycznie, że osobiste działanie przedsiębiorcy mieści się w ustawowym wyjątku.
Wystawienie pojedynczej faktury za usługę wykonaną przed chorobą może zatem podlegać ocenie jako czynność incydentalna, ale nie korzysta z automatycznej ochrony. Rozstrzygające są okoliczności konkretnej sprawy. Ustawodawca wyraźnie zastrzegł przy tym, że istotną okolicznością uzasadniającą podjęcie czynności nie może być polecenie pracodawcy.
Przykład 1.
Jan Kowalski, architekt prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, 28 kwietnia 2026 r. z sukcesem i odbiorem technicznym przekazał deweloperowi dokumentację projektową osiedla. Dnia 4 maja 2026 r. architekt w wyniku nieszczęśliwego wypadku trafił do szpitala na miesięczne L4. Usługa była już formalnie zrealizowana, ale do 15 maja musiał wystawić fakturę, w przeciwnym razie narażał się na potężne opóźnienia i spory na tle umów ramowych. Będąc wolnym strzelcem, bez biura rachunkowego mającego pełne pełnomocnictwa, Jan przy użyciu smartfona jednorazowo wygenerował dokument za miniony miesiąc i wysłał go klientowi.
W toku kontroli ZUS bada aktywność płatnika. Działanie Jana z dużym prawdopodobieństwem zostanie zinterpretowane jako ujęte w nowelizacji zachowanie o charakterze incydentalnym. Architekt przedstawił dowód sporządzenia i przekazania projektu datowany na okres przed chorobą, jego choroba miała cechy zdarzenia nagłego, a czynność ograniczyła się do jednego kliknięcia pozbawionego walorów normalnego zarządzania przedsiębiorstwem. Można zatem założyć, że otrzyma on pełny zasiłek.
Największym niebezpieczeństwem jest uleganie pokusie „utrzymania ręki na pulsie”. W przypadku sporu inspektorzy ZUS nie interesują się tym, ile minut zajęło choremu przebywanie w programie z fakturami. Koncentrują się na całościowym charakterze działania.
Data sprzedaży i wpływ środków – podatkowe mity a procedury ZUS
Istnieje powszechna i niezwykle niebezpieczna tendencja do utożsamiania daty sprzedaży widniejącej na fakturze z terminem, w którym dokument faktycznie został ukształtowany i zaewidencjonowany.
Zgodnie z ujęciem ogólnym art. 106i ustawy o VAT, fakturę co do zasady wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wydano towar lub faktycznie wykonano usługę. Co to implikuje na gruncie ubezpieczeń społecznych? Przedsiębiorca może prawidłowo wykonać usługę u kontrahenta na początku miesiąca, zachorować i podczas choroby stanąć przed prawnym wymogiem wystawienia rachunku za czas dawno miniony. Kluczem nie są tu jednak terminy urzędu skarbowego, lecz ustalenie podmiotu – czyli to, kto faktycznie ten dokument tworzy i wprowadza do obrotu.
Celowe, zafałszowane antydatowanie dokumentów w celu ucieczki od przepisów ZUS rodzi ogromne ryzyko z zakresu prawa karnego skarbowego. Z kolei opóźnianie fakturowania bez odpowiedniego wytłumaczenia naraża na badanie realnej dostępności przedsiębiorcy. Sytuacja przelewu otrzymywanego w czasie L4 kształtuje się znacznie lepiej. Zasilenie konta firmowego kwotą z faktury (która została wystawiona lub zaewidencjonowana uprzednio i w pełni zgodnie z przepisami) nie może samo w sobie stać się argumentem do podważenia prawa do zasiłku. Organ w takich momentach dokonuje najczęściej rutynowego sprawdzenia (m.in. domagając się opisania okoliczności uzyskania takiego przychodu w pisemnych wyjaśnieniach ubezpieczonego).
Zabezpiecz biznes – pełnomocnictwa, KSeF i pracownicy
Jak z perspektywy firmy oddalić widmo zwrotu pieniędzy po żmudnym audycie ze strony urzędu? Kluczem jest delegacja uprawnień rozliczeniowych przygotowana, zanim jeszcze dojdzie do zachorowania i wdrożenia protokołów operacyjnych. Ustawodawstwo podatkowe dopuszcza generowanie i dystrybuowanie faktur w imieniu podmiotu poprzez:
- Odpowiednio upoważnione biuro rachunkowe,
- Personel administracyjny w samej firmie, zatrudniony na podstawie odpowiednich umów i zapisów organizacyjnych.
Przedsiębiorca może powierzyć wystawianie faktur pracownikowi, biuru rachunkowemu lub innej upoważnionej osobie. Zgodnie z art. 106d ust. 2 ustawy o VAT faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika upoważniona przez niego osoba trzecia. Zakres upoważnienia oraz organizacja obiegu dokumentów powinny umożliwiać wykonywanie tych czynności również podczas choroby przedsiębiorcy.
Jeżeli faktury są wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur, konieczne jest zapewnienie odpowiednich uprawnień w KSeF. Sama umowa o obsługę księgową nie zastępuje uprawnień wymaganych przez system. Należy sprawdzić, czy osoba lub biuro rachunkowe mają uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu podatnika, ponieważ sam dostęp do ich przeglądania nie jest wystarczający.
Przedsiębiorca będący osobą fizyczną co do zasady posiada uprawnienia właścicielskie w KSeF i może elektronicznie nadawać dalsze uprawnienia. W przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną, np. spółki, który nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej umożliwiającej uwierzytelnienie w systemie, zawiadomienie ZAW-FA służy wskazaniu osoby fizycznej uprawnionej do działania w jego imieniu. Osoba wskazana w formularzu ZAW-FA(3) otrzymuje również uprawnienie do wystawiania faktur i może nadawać dalsze uprawnienia elektronicznie.
Dla oceny prawa do zasiłku znaczenie ma jednak rzeczywisty sposób wykonywania obowiązków. Samo upoważnienie innej osoby nie rozstrzyga sprawy, jeżeli chory przedsiębiorca nadal osobiście negocjuje warunki sprzedaży, ustala rozliczenia lub na bieżąco kieruje działalnością. Z kolei wystawianie faktur przez upoważnione osoby nie oznacza samo w sobie, że przedsiębiorca wykonuje pracę zarobkową podczas zwolnienia.
Przykład 2.
Joanna, właścicielka czterech salonów kosmetycznych, trafia do szpitala na 6 tygodni. Nie odpowiada na wiadomości i absolutnie ignoruje kalendarz firmowy, odcinając się od obowiązków. Jej agencja księgowa ma uprzednio przygotowane, poprawne pod względem informatycznym systemy KSeF i odpowiednie uprawnienia wynikające z umowy oraz formularzy. Zespół salonów raportuje dane o sprzedaży, a księgowa w ciągu tych sześciu tygodni sporządza ponad 50 faktur dla kontrahentów biznesowych.
Mimo ogromnej skali obrotu na rachunku firmy podczas zwolnienia właścicielki, organ kontrolujący bardzo szybko w pełni zaaprobuje całą sytuację. Liczba kilkudziesięciu faktur nie delegalizuje faktu, że właścicielka znajdowała się w stanie autentycznego powstrzymania się od pracy zarobkowej. Zarządzanie strukturą i spływem dokumentacji funkcjonowało proceduralnie, w zupełnym oderwaniu od decyzyjności ubezpieczonej Joanny. Wynik takiego postępowania dowodowego jest wysoce przewidywalny i w dużej mierze korzystny dla osoby chorującej.
Wystawienie faktury na zwolnieniu chorobowym a nowe przepisy
Dylemat wystawiania faktur podczas L4 to codzienność nie tylko osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, ale także pracowników zatrudnionych na etatach – księgowych, pracowników działu windykacji czy sprzedawców B2B. Do najczęstszych nadużyć należą telefony kierowników o standardowym brzmieniu: „Posłuchaj, zrób z domu tylko ten jeden rachunek, nikt inny poza tobą w tym zespole nie ogarnia tego oprogramowania, inaczej firma nie dostanie transzy pieniędzy”.
Ujednolicone i obowiązujące od połowy 2026 r. reguły twardo ucinają tak sformułowaną problematykę, usuwając szarą strefę ustępstw. Podjęta nowelizacja wprowadza kategoryczne zastrzeżenie: działanie pracownika podyktowane tylko stanowczym i bezpośrednim poleceniem pracodawcy z definicji nie nosi znamion incydentalnego i usprawiedliwionego z powodu nadzwyczajnych i istotnych okoliczności.
Przykład 3.
Karolina, główna księgowa, ulega ciężkiemu wypadkowi na stoku. Jest na długim, 3-tygodniowym zwolnieniu. Prezes firmy w ostatnim dniu miesiąca dzwoni do niej, komunikując awarię operacyjną w dziale – reszta zespołu zawaliła zadania, a kluczowa do rozliczeń z klientem umowa wymaga faktury dziś. Żąda, by Karolina szybko „tylko to kliknęła”. Karolina otwiera firmowego laptopa i wysyła fakturę, poświęcając łącznie z wejściem do poczty pięć minut pracy, ratując przychód firmy.
Dwa miesiące później, w efekcie rutynowej krzyżowej kontroli przepływu zwolnień, Zakład Ubezpieczeń Społecznych wzywa Karolinę do złożenia wyjaśnień, z efektem natychmiastowego uchylenia świadczenia chorobowego na cały czas, na jaki opiewało e-ZLA. Obrona oparta na poleceniu przełożonego upada w świetle przepisów – ustawa jasno wyłącza ochronę incydentalności w wymuszonym stosunku hierarchicznego podporządkowania, bez względu na to, jak krótki był ułamek wniesionej pracy. Skutkiem dla Karoliny jest drastyczny spadek przychodów życiowych, a jedyną drogą odszkodowawczą jest skomplikowane powództwo cywilne wobec firmy za nadużycie prawa. Natomiast wcześniej Karolina może odwołać się także od decyzji ZUS do sądu rejonowego – sądu pracy i ubezpieczeń społecznych, za pośrednictwem ZUS, w terminie miesiąca od doręczenia decyzji.
Podsumowanie
Choć nowelizacja ustawy zasiłkowej wchodząca w życie 13 kwietnia 2026 r. sformalizowała w prawie mechanizmy ratunkowe znane z szerokiego orzecznictwa sądów i doprecyzowała legalnie pojęcia „czynności incydentalnych”, przedsiębiorcy wcale nie mogą odetchnąć z ulgą. Ustawodawca stworzył szczelinę ratunkową, nakładając jednocześnie na stronę chorującą ciężar dokumentowania rzekomej jednorazowości akcji biurowych i nadzwyczajności zdarzenia, odrzucając rutynowe obowiązki księgowe i naciski kadry dyrektorskiej firm. Wystawienie jednej na pozór błahej faktury lub podjęcie próby załatania własnej dziury w niedziałającej z przyczyn urlopowych procedurze zastępstwa może obarczyć właściciela jednoosobowej działalności utratą wielu tysięcy złotych za pełen okres rehabilitacji. Dla bezpieczeństwa, organizacja firmy powinna w absolutnie profesjonalny sposób wykluczać przymus ingerowania ubezpieczonego, w przeciwnym razie konsekwencje bywają dla kieszeni dotkliwe.
