Jako eksperci podatkowi PoradnikPrzedsiebiorcy.pl ze wsparciem wFirma dla biur rachunkowych bacznie obserwujemy rynek i wsłuchujemy się w głosy biur rachunkowych. Podczas naszych ostatnich webinarów temat KSeF powracał jak bumerang, a w sekcji Q&A dominowały prośby o praktyczne wsparcie w komunikacji z klientami. Odpowiadając na zgłaszane potrzeby, przygotowaliśmy instrukcje KSeF dla klientów biura rachunkowego, która przeprowadzi przez wdrożenie KSeF bez zbędnego stresu.
Skrótowy harmonogram wdrożenia
- I etap - do 31.01.2026 - certyfikaty i nadanie uprawnień w MCU - poniżej instrukcje
- II etap - 01.02.2026 - użycie certyfikatów w systemie księgowym/fakturującym np. wFirma.pl - będziemy informować z początkiem stycznia odnośnie szczegółowych instrukcji dla tego etapu
- IIIa etap - do 01.02.2026 - ustalenie modelu weryfikacji faktur zakupowych przesyłanych z KSeF oraz obiegu faktur zagranicznych spoza KSeF
- IIIb etap - do 01.02.2026 - ustalenie modelu wystawiania faktur sprzedaży przesyłanych do KSeF
- IV etap - od 01.02.2026 - faktyczne, codzienne korzystanie z KSeF
Informowanie klientów o KSeF - zacznij już teraz!
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko zmiana technologiczna, ale przede wszystkim rewolucja w procesach księgowych, która wymaga redefinicji dotychczasowych zasad współpracy z kontrahentami. Biura rachunkowe nie powinny zwlekać z komunikacją zmian aż do momentu wejścia w życie obligatoryjnych przepisów. Warto już teraz rozpocząć dialog z klientami na temat technicznego odbioru e-faktur, konieczności nadania odpowiednich uprawnień w systemie czy ewentualnych zmian w terminach płatności. Wcześniejsza edukacja partnerów biznesowych pozwoli uniknąć chaosu organizacyjnego, zminimalizuje ryzyko błędów przy wysyłce dokumentów oraz zapewni płynność finansową firmy w okresie przejściowym.
Gotowy wzór maila dla biur rachunkowych o KSeF korzystających z systemu wFirma.pl
Aby maksymalnie usprawnić proces informacyjny w Państwa biurze, przygotowaliśmy kompletne instrukcje i edytowalne przykładowe wzór wiadomości e-mail dla klientów biura, by wspomóc w ich informowaniu. Dokument ten:
- w przejrzysty sposób tłumaczy zawiłości przepisów, wskazując klientom kluczowe terminy wdrożenia – odpowiednio 1 lutego i 1 kwietnia 2026 roku.
- szablon prowadzi przedsiębiorcę „za rękę” przez techniczne aspekty zmian, zawierając szczegółową instrukcję generowania certyfikatów w systemie Ministerstwa Finansów oraz wyjaśniając procedurę integracji konta z systemem księgowym.
- wzór precyzuje również kwestie obsługi dokumentów, które pozostają poza systemem, takich jak faktury zagraniczne.
Zachęcamy do pobrania załącznika i wykorzystania go w komunikacji - plik ten można pobrać z akapitu “Pliki do pobrania”.
Gotowa instrukcja dla klientów biur rachunkowych korzystających z systemu wFirma.pl
Przygotowaliśmy dwa dedykowane poradniki PDF, które krok po kroku przeprowadzają przez proces technicznej integracji z KSeF, uwzględniając specyfikę formy prawnej.
Zobacz jak to zrobić by móc w pełni korzystać z efektywności jakie daje wspólna praca z klientem w jednym systemie księgowym.
Instrukcja nr 1 dla Jednoosobowych Działalności Gospodarczych koncentruje się na szybkim wygenerowaniu certyfikatów typu 1 i 2 w module MCU przy użyciu Profilu Zaufanego.
Z kolei instrukcja nr 2 dla spółek (nieposiadających pieczęci kwalifikowanej) wyjaśnia dodatkowy, niezbędny krok – procedurę złożenia zawiadomienia ZAW-FA w Urzędzie Skarbowym w celu wyznaczenia administratora uprawnionego do generowania certyfikatów. Dodatkowo do pobrania dostępna jest instrukcja nr 3 dla wariantu, gdy spółka posiada pieczęć z NIP.
Pliki te można pobrać z akapitu “Pliki do pobrania”.
Gotowa instrukcja dla biura rachunkowego w sytuacji gdy Twoi klienci nie korzystają z systemu wFirma.pl
Jeżeli Twój klient nie loguje się do systemu księgowego, ciężar wdrożenia KSeF spoczywa na biurze rachunkowym. Aby uporządkować ten proces, opracowaliśmy trzy ścieżki postępowania, w których ograniczamy zaangażowanie klienta wyłącznie do nadania uprawnień, a całą stronę techniczną (certyfikaty, konfiguracja) realizuje księgowy w systemie.
Oto jak wygląda ten podział zadań w zależności od formy prawnej:
1. Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)
Krok po stronie klienta: Przedsiębiorca loguje się do MCU i jedynie nadaje uprawnienia biuru rachunkowemu (Instrukcja nr 4).
Twoje działanie: Logujesz się do KSeF jako uprawniony podmiot, sprawdzasz nadane Ci uprawnienia. (Instrukcja nr 6)
2. Spółki bez pieczęci kwalifikowanej (wymagane ZAW-FA)
Krok po stronie klienta: Klient składa zawiadomienie ZAW-FA (możesz udostępnić mu ZAW-FA bezpośrednio w systemie wFirma.pl), wskazując osobę fizyczną z uprawnieniami właścicielskimi. Następnie osoba ta loguje się i nadaje uprawnienia biuru. (Instrukcja nr 5)
Twoje działanie: Logujesz się do KSeF jako uprawniony podmiot, sprawdzasz nadane Ci uprawnienia (Instrukcja nr 6)
3. Spółki z pieczęcią kwalifikowaną (z NIP)
Krok po stronie klienta: Klient loguje się do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) i nadaje uprawnienia biuru rachunkowemu. (Instrukcja nr 4)
Twoje działanie: Logujesz się do KSeF jako uprawniony podmiot, sprawdzasz nadane Ci uprawnienia(Instrukcja nr 6)
Instrukcje te można pobrać z akapitu “Pliki do pobrania”. Uwaga! Informację o uprawnieniu jakie chcemy uzyskać od klienta należy wewnątrz instrukcji uzupełnić samodzielnie.
Pobierz nasze omówienie » Rodzaje uprawnień w KSeF «
Również samo biuro rachunkowe musi dokonać uwierzytelnienia w KSeF i pobrać swój certyfikat, na którym będą widoczne nadane Ci uprawniania. (Instrukcja nr 6)
Pliki do pobrania
