Przepisy w zakresie ubezpieczeń społecznych uzależniają brak obowiązku ubezpieczeniowego – w związku z zawartą umową zlecenia – od wieku zleceniobiorcy oraz posiadania przez niego statusu studenta. W skrócie: przesunięcie terminu obrony pracy dyplomowej a ZUS – sprawdzamy, kiedy powstaje obowiązek ubezpieczeniowy przy umowie zlecenia. Czy przesunięcie terminu obrony pracy dyplomowej ma wpływ na zobowiązania względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS)? Piszemy więcej na ten temat w artykule.
Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym w przypadku studentów
Katalog podmiotów objętych obowiązkiem ubezpieczeń emerytalnego i rentowych został zawarty w Ustawie z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej jako ustawa systemowa). Należy podkreślić, że wspomniany katalog ma zamknięty charakter.
Co do zasady – zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy systemowej – powyżej wskazanym ubezpieczeniom podlegają obowiązkowo osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Przytoczony przepis dotyczy zatem osób, które można określić jako zleceniobiorców.
W odniesieniu do zleceniobiorców będących studentami ustawa systemowa przewiduje istotny wyjątek w zakresie obowiązku ubezpieczeniowego.
Oznacza to więc, że w rozumieniu art. 6 ust. 4 ustawy systemowej brak obowiązku ubezpieczeń społecznych jest uzależniony od wieku danej osoby oraz od posiadania przez nią statusu studenta.
Taki stan prawny został także potwierdzony w Piśmie Centrali ZUS z 18 stycznia 2024 roku (DI/100000/43/1263/2023).
Status studenta w rozumieniu przepisów o szkolnictwie wyższym i nauce
Kwestie związane z posiadaniem przez osobę kształcącą się statusu studenta uregulowano w Ustawie z dnia 20 lipca 2018 roku – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, zwanej w dalszej części tekstu ustawą.
Studia są prowadzone na poziomie:
studiów pierwszego stopnia,
studiów drugiego stopnia,
jednolitych studiów magisterskich.
Rok akademicki rozpoczyna się 1 października i trwa do 30 września, przy czym jest podzielony na 2 semestry.
Zgodnie z art. 83 ustawy osoba przyjęta na studia rozpoczyna studia i nabywa prawa studenta z chwilą złożenia ślubowania.
Student jest obowiązany w szczególności do uczestniczenia w zajęciach zgodnie z regulaminem studiów oraz składania egzaminów, odbywania praktyk zawodowych i spełniania innych wymagań przewidzianych w programie studiów.
Studenta skreśla się z listy studentów między innymi w przypadku:
rezygnacji ze studiów,
niezłożenia w terminie pracy dyplomowej lub egzaminu dyplomowego.
Oznacza to zatem, że dana osoba ma status studenta do czasu:
złożenia ostatniego wymaganego egzaminu lub egzaminu dyplomowego,
zaliczenia ostatniej wymaganej programem studiów praktyki,
skreślenia z listy studiujących.
Warto podkreślić, że skreślenie z listy studentów następuje w drodze decyzji administracyjnej.
Obowiązek poinformowania zleceniodawcy o utracie statusu studenta
Studenci często podejmują zatrudnienie na podstawie umowy zlecenia, z czym wiążą się wymierne korzyści po stronie podmiotów powierzających pracę, które opisaliśmy na początku tekstu (zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS).
Jednocześnie utrata statusu studenta rodzi obowiązki zarówno po stronie byłego studenta – wobec zleceniodawcy, jak i dla zatrudniającego – względem ZUS-u.
Polega to na tym, że osoba studiująca do ukończenia 26 lat, która utraciła status studenta, przy czym jest zatrudniona na podstawie umowy zlecenia, powinna niezwłocznie poinformować zleceniodawcę o tym fakcie. Z kolei płatnik zgłasza wskazaną osobę w ZUS-ie w związku z powstaniem obowiązku ubezpieczeń społecznych.
Przykład 1.
Student mający mniej niż 26 lat pracuje na podstawie umowy zlecenia. 10 czerwca przypada obrona pracy dyplomowej, wobec czego w tym dniu powinien poinformować zleceniodawcę o utracie statusu studenta. Osoba realizująca zlecenie podlega zgłoszeniu do ZUS-u w celu objęcia obowiązkiem ubezpieczeniowym. Dający zlecenie zgłasza do ubezpieczeń społecznych studenta, który obronił pracę dyplomową w ciągu 7 dni.
Przedłużenie terminu obrony pracy dyplomowej a obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych
Szczególnym przypadkiem związanym ze statusem studenta w świetle obowiązku zgłoszenia do ZUS-u jest przedłużenie terminu obrony pracy dyplomowej. Jak w takich okolicznościach powinien postąpić zleceniodawca zatrudniający studenta na podstawie umowy zlecenia?
Należy podkreślić, że przedłużenie terminu obrony dyplomu jest sytuacją dopuszczalną z punktu widzenia studenta i uczelni, przy czym szczegółowe zasady postępowania w tym zakresie powinny być określone w regulaminie danego podmiotu.
Przykład 2.
Student zaliczył wszystkie egzaminy i pozostała mu tylko obrona pracy dyplomowej, która miała się odbyć w czerwcu. W związku z pewnymi komplikacjami student złożył wniosek o przedłużenie terminu wspomnianej obrony. Uczelnia przychyliła się do tej prośby, wyznaczając nowy termin na grudzień. Jak takie działanie wpływa na status studenta?
Jak już wcześniej wspomnieliśmy, dana osoba ma status studenta do czasu egzaminu dyplomowego. Należy podkreślić, że powyższa zasada ma odpowiednie zastosowanie również w odniesieniu do przypadku, gdy termin obrony pracy dyplomowej uległ przedłużeniu.
W przypadku studenta wykonującego równocześnie umowę zlecenie zmiana daty obrony pracy dyplomowej rodzi obowiązek poinformowania zleceniodawcy o przesuniętym terminie tej obrony w związku z koniecznością zgłoszenia do ZUS.
Przykład 3.
Student w wieku poniżej 26 lat kształci się na uczelni i jednocześnie pracuje na podstawie umowy zlecenia. Osoba ta zawnioskowała o przesunięcie pierwotnie ustalonego terminu obrony pracy dyplomowej. Władze uczelni zgodziły się na takie rozwiązanie i wskazały nowy termin obrony. W takich okolicznościach student powinien poinformować zleceniodawcę o obronie dyplomu w dniu przedłużonego terminu złożenia egzaminu dyplomowego.
Przesunięcie terminu obrony pracy dyplomowej a ZUS – podsumowanie
Osoby będące uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami do ukończenia 26 lat nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Dana osoba zachowuje status studenta do czasu złożenia ostatniego wymaganego egzaminu lub egzaminu dyplomowego. Kształcący się na uczelni w wieku do 26 lat, którzy realizują umowy zlecenia, powinni przekazać zleceniodawcy informację o utracie statusu studenta, w związku z obowiązkiem zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych od następnego dnia po obronie pracy dyplomowej. Szczególnym przypadkiem dotyczącym statusu studenta w kontekście powyższego obowiązku jest przedłużenie terminu obrony pracy dyplomowej.
