Jaki jest koszt całkowity zatrudnienia na umowę zlecenia 2025?

Przedsiębiorcy decydujący się na zatrudnienie pracownika często kierują się kosztem, jaki muszą ponieść. Głównym wyznacznikiem tego, jaką umowę zawrzeć, nie powinien być jednak aspekt finansowy, a typ wykonywanych czynności czy działań. Ciągle jednak to umowy cywilnoprawne wybierane są najczęściej, głównie ze względu na dużą elastyczność i mniejszy koszt  w stosunku do umowy o pracę. W artykule tym wyjaśniamy, jaki jest koszt całkowity zatrudnienia na umowę zlecenia.

Nie każda umowa zlecenie kosztuje tyle samo

Umowa zlecenie jest unormowana w Kodeksie cywilnym (kc). Choć nie jest ona tak obostrzona, jak umowa o pracę, to tylko jeden przypadek nie przewiduje zgłoszenia do ZUS-u. Mimo że zlecenie wybierane jest najczęściej przez pracodawców, to nie każda umowa będzie kosztowała tyle samo. Koszt zlecenia zależy bowiem od tego, z kim jest ona zawarta oraz czy dany zleceniobiorca posiada dodatkowe uprawnienia, odpowiedni wiek lub inne przywileje mające wpływ na składki ZUS, a co za tym idzie – na koszt całkowity. 

 Poniższa tabela przedstawia składki opłacane przez zleceniodawcę i zleceniobiorcę:

*standardowa stopa procentowa składki na ub. wypadkowe obowiązująca od 1 kwietnia 2018 roku

Na koszt całkowity zatrudnienia na umowę zlecenia wpływają więc następujące składowe:

• wynagrodzenie brutto;
• składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę;
• wpłaty do PPK finansowane przez zleceniodawcę (podstawowa wpłata jest w wysokości 1,5% wynagrodzenia zleceniobiorcy. Zleceniodawca może także zdecydować o finansowaniu wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5% wynagrodzenia).

Umowa zawarta na kwotę netto a koszt całkowity zatrudnienia 

Przedsiębiorcy nie zawsze decydują się na umowę w kwocie brutto, ale umawiają się na kwotę netto (na rękę). Wówczas na ostateczną wypłatę wpływ mają jednak różne zdarzenia. Nie bez znaczenia są takie okoliczności jak przekroczenie progu podatkowego (zastosowanie stawki 12% lub 32%) czy też utrata uprawnień do zwolnień z podatku, np. zwolnienia dla młodych. Jeśli dojdzie do takiej sytuacji, wówczas koszt umowy może wzrosnąć. Jeśli bowiem pracownik umówił się na konkretną kwotę na rękę, to powyższe zmiany nie mogą wpłynąć na to, że otrzyma mniejszą wypłatę. Pracodawca powinien w takim przypadku zwiększyć kwotę brutto w ten sposób, aby pracownik otrzymał taką kwotę, na jaką się umawiał. Wzrost kwoty brutto z automatu podnosi koszt całkowity zatrudnienia. Podobnie w przypadku kosztów uzyskania przychodu, inne netto zostanie naliczone, jeśli koszty wyniosą 20%, inne – jeśli 50%. 

Warto w tym miejscu wspomnieć, że od stycznia 2023 roku zleceniobiorcy mają możliwość złożenia zleceniodawcy PIT-2. Wcześniej taka opcja nie była możliwa. Inne będzie więc wynagrodzenie zleceniobiorcy, który chce, aby ulga podatkowa była wyliczana w pełnej wysokości, inne natomiast, jeśli zleceniobiorca będzie wnioskować o część ulgi lub jej całkowity brak. 

Umowa zlecenie - składki obowiązkowe, gdy to jedyny tytuł do ubezpieczeń społecznych

Osoby, których jedynym tytułem do ubezpieczenia jest tylko umowa zlecenia, podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym oraz ubezpieczeniu wypadkowemu. Ubezpieczenie chorobowe jest składką dobrowolną. Osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom od dnia oznaczonego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia tej umowy. Koszt zatrudnienia w tym przypadku będzie to wynagrodzenie brutto + składki ZUS finansowane zleceniodawcę (ubezpieczenie społeczne, FP oraz FGŚP). 

Przykład 1.

Pani Anna jest zatrudniona na umowie zlecenie, jest to jej jedyna umowa, jaką posiada. Pracodawca zgłosił ją do ZUS-u do wszystkich składek społecznych oraz do dobrowolnej chorobowej. Pani Anna zarabia 4 300,00 zł brutto, jaki będzie koszt całkowity zatrudnienia na umowę zlecenia?

Składki finansowane przez zleceniobiorcę:

• składka na ubezpieczenie emerytalne – 4 300,00 zł × 9,76% = 419,68 zł;
• składka na ubezpieczenie rentowe – 4 300,00 zł × 1,5% = 64,50 zł;
• składka na ubezpieczenie chorobowe – 4 300,00 zł × 2,45 %= 105,35 zł; 
• składka na ubezpieczenie zdrowotne – (4 300,00 zł - 589,53 zł) × 9% = 333,94 zł.

Suma składek finansowanych przez zleceniobiorcę: 923,47 zł.

Składki finansowane przez zleceniodawcę:

• składka na ubezpieczenie emerytalne – 4 300,00 zł × 9,76% = 419,68 zł;
• składka na ubezpieczenie rentowe – 4 300,00 zł × 6,5% = 279,50 zł;
• składka na ubezpieczenie wypadkowe – 4 300,00 zł × 1,67% = 71,81 zł;
• składka na FGŚP – 4 300,00 zł × 0,1% = 4,30 zł;

Suma składek finansowanych przez zleceniodawcę: 775,29 zł

Koszty: (4 300,00 zł - 589,53 zł) × 20% = 742,10 zł;
Podatek: (4 300,00 zł - 589,53 zł  - 742,10 zł) × 12% = 356,20 zł, zaokr. 356,00 zł;
Wynagrodzenie netto: 4 300 zł - 589,53 zł -333,94 zł - 356,00 zł = 3 020,53 zł;
Koszt całkowity zatrudnienia na umowę zlecenia: 4 300 zł + 775,29 zł = 5 075,29 zł. 

Umowa zlecenie – jakie składki, gdy kilka umów zleceń

W przypadku, gdy zleceniobiorca otrzymuje wynagrodzenie z kilku umów zleceń, które podpisane są z różnymi zleceniodawcami, obowiązek opłacania składek społecznych zależeć będzie od sumy wynagrodzenia z tych umów. Wynika to z faktu, że składki społeczne są obowiązkowe od wszystkich umów, do czasu, gdy całkowity przychód z ich tytułu w miesiącu nie będzie większy od kwoty równej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę. Gdy kwota ta zostanie przekroczona, to z każdej kolejnej zawartej umowy zlecenie będzie potrącana tylko składka zdrowotna. Trzeba pamiętać, że określenie łącznej podstawy wymiaru składek społecznych po to, by uzgodnić zobowiązanie do opłacenia składek, spełnia się na podstawie kolejności ich zawierania. Składka zdrowotna jest obowiązkowa z każdej z zawartych umów zleceń. Jeśli kwota przekracza minimalne wynagrodzenie (w 2025 roku 4 666,00 zł brutto), to z umowy konieczne będzie odprowadzanie tylko składki zdrowotnej. W takim przypadku kosztem całkowitym pracodawcy będzie wynagrodzenie brutto, składka zdrowotna jest bowiem finansowana przez zleceniobiorcę, nie zaś przez zleceniodawcę. 

Przykład 2.

Pan Tomasz został zatrudniony na umowę zlecenie na kwotę 4 700,00 brutto, jest to jednak jego kolejna umowa, natomiast przychód z łącznej podstawy ze dwóch poptrzednich umów jest większy niż kwota minimalnej krajowej. Został on zatem zgłoszony do składki zdrowotnej. Jaki będzie koszt całkowity zatrudnienia na umowę zlecenia? W tym przypadku kosztem całkowitym będzie wynagrodzenie 4700,00 brutto, składkę zdrowotną  finansuje bowiem ubezpieczony z własnych środków. 

Umowa zlecenia i umowa o pracę

Jeśli umowa zlecenie została zawarta z własnym pracodawcą, to taki zleceniobiorca z tytułu jej wykonywania podlega bezwarunkowo wszystkim ubezpieczeniom, tj. na takich samych zasadach jak w umowie o pracę. Ubezpieczenie chorobowe będzie miało charakter dobrowolny wyłącznie w przypadku pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim lub urlopie wychowawczym. Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest suma przychodów osiągniętych z umowy o pracę i z umowy zlecenia. Pracodawca, który zawarł umowę zlecenie z własnym pracownikiem, nie musi go ponownie zgłaszać do ubezpieczeń, a uzyskany przychód z umowy zlecenia powinien przedstawić wraz z przychodem ze stosunku pracy. Kosztem w przypadku takiego zdarzenia będzie łączne wynagrodzenie brutto + składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę (ubezpieczenie społeczne, FP oraz FGŚP). 

Przykład 3.

Pani Karolina jest zatrudniona na umowę o pracę w sklepie i zarabia 4 900,00 zł brutto. W grudniu otrzymała dodatkowe zlecenie u swojego pracodawcy polegające na przyozdobieniu sklepu w ozdoby świąteczne. Umowa zlecenie opiewa na kwotę 450,00 zł brutto. Jaki będzie koszt całkowity zatrudnienia na tę umowę?

Odpowiedź:

Składki finansowane przez zleceniobiorcę:

• składka na ubezpieczenie emerytalne – 450,00 zł × 9,76% = 43,92 zł; 
• składka na ubezpieczenie rentowe – 450,00 zł × 1,5% = 6,75 zł;
• składka na ubezpieczenie chorobowe – 450,00 zł × 2,45 % = 11,03 zł;
• składka na ubezpieczenie zdrowotne – (450,00 zł - 61,70 zł) × 9% = 34,95 zł.

Suma składek finansowanych przez pracownika: 96,65 zł.

Składki finansowane przez zleceniodawcę:

• składka na ubezpieczenie emerytalne – 450,00 zł × 9,76% = 43,92 zł;
• składka na ubezpieczenie rentowe – 450,00 zł × 6,5% = 29,25 zł;
• składka na ubezpieczenie wypadkowe – 450,00 zł × 1,67% = 7,52 zł;
• składka na FGŚP – 450,00 zł × 0,1% = 0,45  zł;
• składka na FP – 450,00 zł × 2,45% = 11,03 zł.

 Suma składek finansowanych przez pracodawcę: 92,17 zł.

Koszty: (450,00 zł - 61,70 zł)  × 20% =77,66 zł;
Podatek: (450,00 zł - 61,70 zł - 77,66 zł) × 12% = 37,32 zł, zaokr. 37,00 zł;
Wynagrodzenie netto: 450,00  zł - 61,70 zł - 34,95 zł - 37 zł = 316,35 zł

Koszt całkowity zatrudnienia na umowę zlecenia: 450,00 zł + 92,17 zł= 542,17 zł. 

Umowa zlecenie z emerytem lub rencistą

Jeśli zleceniobiorca przeszedł na emeryturę lub rentę, a umowa zlecenie to jedyny tytuł do ubezpieczenia, to w takim przypadku zleceniodawca będzie musiał obowiązkowo opłacać składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Składka chorobowa jest dobrowolna dla takiego zleceniobiorcy. Zleceniodawca zwolniony jest z opłacania składek na FP i FGŚP w sytuacji, gdy zleceniobiorca osiągnął wiek 55 lat (u kobiet) lub 60 lat (u mężczyzn). Składka zdrowotna jest obowiązkowa z obu tytułów. W tym przypadku również kosztem będzie łączne wynagrodzenie brutto + składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę (w tym przypadku będzie to tylko ubezpieczenie społeczne). 

Przykład 4.

65-letni pracownik, który ma prawo do emerytury, jest zatrudniony w ramach umowy zlecenie, z której osiąga miesięczne wynagrodzenie w kwocie 3 600,00 zł brutto. Nie zadeklarował on chęci do objęcia go dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym. Jakie składki należy opłacić za zleceniobiorcę i w jakiej wysokości?  

Składki finansowane przez zleceniobiorcę:

• składka na ubezpieczenie emerytalne – 3 600,00 zł × 9,76% = 351,36 zł;
• składka na ubezpieczenie rentowe – 3 600,00 zł × 1,5% = 54,00 zł;
• składka na ubezpieczenie zdrowotne – (3 600,00 zł - 405,36 zł) × 9% = 287,52 zł.

Suma składek finansowanych przez zleceniobiorcę: 692,88 zł.

Składki finansowane przez zleceniodawcę:

• składka na ubezpieczenie emerytalne – 3 600,00 zł × 9,76% = 351,36 zł;
• składka na ubezpieczenie rentowe – 3 600,00 zł × 6,5% = 234,00 zł;
• składka na ubezpieczenie wypadkowe – 3 600,00 × 1,67% = 60,12 zł.

Suma składek finansowanych przez zleceniodawcę: 645,48 zł.

Koszty: (3 600,00 zł - 405,36 zł)  × 20% = 638,92 zł;

Podatek: (3 600,00 zł - 405,36 zł - 638,92 zł) × 12% = 306,72 zł, zaokr. 307,00 zł;

Wynagrodzenie netto: 3 600,00  zł - 405,36 zł - 287,52 zł - 307,00 zł = 2 600,12 zł 

Koszt całkowity zatrudnienia na umowę zlecenia: 3 600,00 zł + 645,48 zł = 4 245,48 zł.

Za zleceniobiorcę należy opłacić składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz zdrowotne. W związku z tym, że pracownik ukończył 60 lat, nie należy opłacać za niego składek na FP i FGŚP.

Umowa zlecenie z uczniem lub studentem

Uczniowie lub studenci do ukończenia 26. roku życia nie są objęci ubezpieczeniami społecznymi  z tytułu umowy zlecenie. Zleceniodawcy są zwolnieni z opłacania za tę grupę zleceniobiorców składek ZUS oraz podatku. Kosztem całkowitym w tym przypadku będzie wyłącznie wynagrodzenie brutto.

Przykład 5.

Pani Monika studiuje i od maja 2025 roku jest zatrudniona w restauracji jako kelnerka, gdzie zarabia minimalną kwotę godzinową. W lipcu pracowała 107 godzin. Kwota brutto wyniosła więc 3263,50 zł brutto. Ile wyniesie koszt takiej umowy? Z racji tego, że pani Monika jest studentką, nie jest zgłoszona do ZUS-u ani też nie jest odprowadzany za nią podatek, więc koszt całkowity zatrudnienia na umowę zlecenia będzie wynosił 3263,50 zł zł, czyli tyle samo, ile wynagrodzenie brutto.

Umowa zlecenie i działalność gospodarcza

W przypadku, gdy umowa zlecenie jest wykonywana w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, taka umowa nie jest rozpatrywana przez ZUS jako indywidualny tytuł do ubezpieczeń. Dlatego też zleceniobiorca nie podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym ani obowiązkowo, ani dobrowolnie. Jeżeli umowa zlecenie i działalność gospodarcza jest wykonywana rozdzielnie, wtedy następuje zbieg tytułów do ubezpieczeń. To, jaki będzie to koszt dla zleceniodawcy, jest zależne od tego, jakie składki są opłacane przez przedsiębiorcę. W niektórych przypadkach przedsiębiorca będzie zobowiązany do opłacania składek z obu tytułów, a niekiedy tylko z jednego z nich. Zależne jest to od podstawy opłacania składek i wysokości wynagrodzenia z umowy zlecenie.

Przykład 6.

Pan Marian jako przedsiębiorca korzysta z preferencyjnych składek. Ma zamiar dorabiać w innej firmie na umowie zlecenie z wynagrodzeniem 1 200,00 zł. Jakim ubezpieczeniom będzie podlegał z działalności i umowy zlecenie? 

W tym przypadku opłacania składek ZUS będzie obowiązkowe z obu tytułów, gdyż podstawa opłacania składek z żadnego z nich nie przekracza kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. W takiej sytuacji kosztem zleceniodawcy będzie wynagrodzenie brutto + składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę (ub. społeczne, FP, FGŚP).

Koszt całkowity zatrudnienia na umowę zlecenia

Koszt całkowity zatrudnienia na umowę zlecenia może się znacznie różnić. Najtańszą opcją jest zatrudnienie studenta lub ucznia na umowę zlecenie, wtedy kosztem będzie wynagrodzenie brutto. Najdroższą opcją dla pracodawcy jest zatrudnienie osoby, która nie posiada innej umowy i dodatkowo ma więcej niż 26 lat. Wówczas koszt będzie praktycznie taki sam jakby zatrudniono pracownika na umowę o pracę.

System wFirma.pl ustali koszt całkowity zatrudnienia na umowę zlecenia

W systemie wFirma.pl już na poziomie dodawania umowy (KADRY » UMOWY » DODAJ) możliwe jest sprawdzenie kosztu wynagrodzenia pracownika, gdyż po wprowadzeniu wartości wynagrodzenia automatycznie wyliczane są składki na poszczególne ubezpieczenia i możemy sprawdzić całkowity koszt wynagrodzenia.