Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczenie podróży służbowej - wzór z omówieniem

Praktyka gospodarcza wywołuje często konieczność wyjazdów służbowych, czy to samego przedsiębiorcy, czy też jego pracowników. Część wydatków związanych z podróżą służbową może być zaliczona do kosztów podatkowych, a tym samym podlegać ujęciu w KPiR. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się przez tzw. rozliczenie podróży służbowej na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego.

Dane na rozliczeniu podróży służbowej

Dokument ten powinien zawierać przede wszystkim dane takie jak:

  • imię i nazwisko osoby odbywającej podróż służbową, stanowisko pracownika,
  • cel podróży,
  • miejsce wyjazdu,
  • nazwa miejscowości docelowej,
  • liczba godzin i dni przebywania w podróży służbowej,
  • data i godzina wyjazdu oraz powrotu,
  • stawka i wartość przysługujących podróżującemu diet krajowych i/lub diet zagranicznych,
  • informacje o stosowanych podczas podróży środkach lokomocji,
  • sumę poniesionych kosztów (w praktyce najlepiej z podziałem na koszty przejazdu wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, koszty przejazdu - ryczałt lub koszty przejazdu - kilometrówka jeżeli wyjazd dotyczy samego przedsiębiorcy, koszty noclegów wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, koszty noclegów - ryczałt i inne).

Do sporządzonego rozliczenia należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku (faktury lub rachunki). Jeżeli w konkretnym przypadku wyjazdu służbowego pracownika pozyskanie rachunku lub faktury w celu udokumentowania poniesionego faktycznie wydatku nie było możliwe, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Ważne!

Wydatki objęte ryczałtem, jak również koszty przejazdu własnym samochodem pracownika nie wymagają udokumentowania fakturami.

Ryczałt tylko dla pracowników - kiedy go wyliczać?

W przypadku niektórych wydatków, szczególnie, gdy pracodawca nie zapewnia pracownikowi podstawowych świadczeń związanych z wyjazdem służbowym, przepisy przewidują możliwość ubiegania się o zwrot poniesionych przez pracownika wydatków. Zwrot jest limitowany postanowieniami ustawy.

Ryczałt na nocleg

W przypadku, gdy pracownik nie miał zapewnionego przez pracodawcę noclegu, nie przedłożył również dokumentów (faktur, rachunków), może otrzymać zwrot części kosztów - tzw. ryczałt za nocleg, który za 1 nocleg wynosi odpowiednio:

  • podróż krajowa 150% diety krajowej - 45 zł,
  • podróż zagraniczna - wysokość ryczałtu zależy od limitu hotelowego dla danego kraju.

Uwaga!

Zgodnie z § 8 pkt 4 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli trwał on dłużej niż 6 godzin i odpoczynek odbywał się między godziną 21:00 a 7:00. Pracodawca może odmówić wypłacenia ryczałtu za nocleg w przypadku, gdy był on bezpłatny, odbywał się w czasie przejazdu lub kiedy uzna, że pracownik mógł wrócić w ciągu dnia.

Ryczałt za przejazdy komunikacją miejską

Ryczałt za każdą dobę przebywania pracownika w podróży służbowej na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej wynosi:

  • podróż krajowa - 20% diety krajowej - 6 zł,
  • podróż zagraniczna - 10% diety zagranicznej.

Jednak ryczałt na przejazdy miejscowe nie przysługuje, jeżeli pracownik:

  • odbywa podróż służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,
  • ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
  • nie ponosi kosztów związanych z przejazdami komunikacją miejską,
  • na wniosek pracownika pracodawca zgodził się udokumentowane (biletem, fakturą) wydatki pokryć ze środków firmowych,
  • w danej miejscowości nie funkcjonuje komunikacja miejscowa.

Ryczałt za wyjazd prywatnym samochodem pracownika

Gdy pracownik w podróż służbową wyjeżdża prywatnym autem, ma prawo do zwrotu kosztów na podstawie ryczałtu samochodowego wyliczanego na podstawie kilometrówki (§ 3.4 rozporządzenia) według schematu:

liczba rzeczywiście przejechanych w celach służbowych kilometrów

x ustawowa stawka za 1 km

Zwrot kwoty wynikającej z limitu ryczałtu samochodowego może stanowić koszt pracodawcy.

Ważne!

Wszystkie należności wypłacone ponad limit wynikający z ustawowej stawki na 1 km nie stanowią kosztu uzyskania przychodu przedsiębiorcy.

Ograniczenie zwrotu wydatków na podróż służbową

Zatrudniający pracowników ma prawo określić w wewnętrznym regulaminie firmy (lub bezpośrednio w umowach w przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych) indywidualne stawki diet i ryczałtów. Przy stawkach dotyczących diet pracodawca musi jednak pamiętać, że zgodnie z Kodeksem pracy (art. 77 § 4) nie mogą być one niższe niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, którą podają przepisy rozporządzenia MPiPS wykonawczego do ustawy.

Pracodawca ma prawo ustalić wyższe niż obowiązujące w przepisach limity, jednak na uwadze musi mieć wówczas fakt, że nadwyżka zwróconych pracownikowi wydatków związanych z podróżą służbową ponad limit nie będzie stanowiła dla firmy kosztów podatkowych.

Istotne uzasadnienie poniesionego kosztu

Przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze, że w razie kontroli może zaistnieć konieczność uzasadnienia delegacji. Na wypadek, gdyby przedstawiciele kontroli domagali się od podatnika wyjaśnień, warto wraz z rozliczeniem delegacji przechowywać dowody, które potwierdzą nasz wyjazd w celach służbowych. Niektóre z nich, jak bilety (z datą i godziną przejazdu), faktury za nocleg stanowią jednocześnie dowody księgowe, więc ich przechowywanie jest oczywiste. Dodatkowo jednak można przechowywać korespondencję z klientem, kontrahentem w sprawach związanych właśnie z wyjazdem, foldery czy umowy podpisane podczas pobytu w delegacji. Dodatkowo w przypadku wyjazdów na szkolenia czy targi przedsiębiorca powinien posiadać faktury lub rachunki za wstęp, potwierdzające cel wyjazdu.

Data rozliczenia podróży służbowej

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej (§ 5.1) dotyczące krajowych podróży służbowych wyznacza 14 dni od dnia zakończenia tej podróży do jej rozliczenia. Taką też zasadę przyjęto stosować w przypadku podróży służbowych zarówno pracownika, jak i samego przedsiębiorcy.

Dowód wewnętrzny rozliczający delegację

Według rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym diet pracodawcy oraz pracowników, należy dokonać na podstawie rozliczenia sporządzonego na dowodzie wewnętrznym.

Zgodnie z § 14 ust. 3 rozporządzenia dowód wewnętrzny, który będzie podstawą do rozliczenia podróży służbowej, powinien zawierać :

  • imię i nazwisko,
  • cel podróży,
  • nazwę miejscowości docelowej,
  • liczby godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
  • stawkę i wartość przysługujących diet.

Zgodnie z § 7 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej dieta krajowa w 2017 roku wynosi 30 zł. Jeżeli podróż krajowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości. Natomiast za niepełną dobę trwającą:

  • poniżej 8 godzin - nie przysługuje,
  • od 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety krajowej,
  • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Przykład 1.

Pracownik odbył krajową podróż służbową prywatnym samochodem, która trwała 3 dni. Wyjazd nastąpił 23 czerwca o godzinie 7:30, a powrót 25 czerwca o godz 18:00. W tym czasie skorzystał z dwóch noclegów. W jakim wymiarze pracownikowi przysługuje dieta krajowa?

Podróż służbowa pracownika trwała 2 pełne doby oraz 10 godzin 30 minut. W tej sytuacji przysługuje mu 2 i 1/2 diety krajowej, czyli 75 zł (30 zł x 2,5 = 75 zł).

Z racji tego, że pracownik odbył podróż prywatnym samochodem, może wnioskować do pracodawcy o zwrot kosztów na podstawie ryczałtu samochodowego wyliczanego z kilometrówki, a także kosztów dwóch noclegów w wysokości 90 zł.

Przykład 2.

Pracownik odbył podróż krajową w celach służbowych, która trwała nie dłużej niż dobę. Wyjazd nastąpił 5 kwietnia w godzinach od 8:00 do 20:45. Pracownik korzystał z komunikacji miejskiej. Jaka wysokość diety przysługuje pracownikowi?

Podróż służbowa trwała 12 godzin 45 minut zatem pracownikowi przysługuje 1 dieta krajowa w kwocie 30 zł. Za przejazd komunikacją miejską pracownik może starać się o zwrot w wysokości 20% diety, czyli 6 zł.

Jeżeli podróż pracownika nie przekraczałaby 8 godzin, wówczas pracownikowi nie przysługuje dieta krajowa.

Rozliczenie podróży służbowej w systemie wFirma

W celu rozliczenia delegacji w systemie wFirma.pl należy dodać dowód wewnętrzny według schematu: WYDATKI » DODAJ WYDATEK » DOWÓD WEWNĘTRZNY.

Rozliczenie podróży służbowej w wydatkach firmowych

Następnie w oknie dodawania dowodu wewnętrznego należy wypełnić wymagane pola, dodatkowo w polu NAZWA TOWARU, OPŁATY LUB TYTUŁ I CEL WYDATKI należy wpisać dane, które muszą znajdować się na DW rozliczającym delegację:

Rozliczenie podróży służbowej - okno dodawania dowodu wewnętrznego

Zaksięgowany wydatek związany z podróżą służbową zostanie ujęty w KPiR w kolumnie 13 jako pozostały koszt.

Do pobrania:

pdf
Rozliczenie kosztów podróży - wzór.pdf druk do ręcznego wypełnienia
doc
Rozliczenie kosztów podróży - wzór.doc edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie