Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczenie podróży służbowej - wzór z omówieniem

Praktyka gospodarcza wywołuje często konieczność wyjazdów służbowych, czy to samego przedsiębiorcy, czy też jego pracowników. Część wydatków związanych z podróżą służbową może być zaliczona do kosztów podatkowych, a tym samym podlegać ujęciu w KPiR. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się przez tzw. rozliczenie podróży służbowej na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego.

Dane na rozliczeniu podróży służbowej

Dokument ten powinien zawierać przede wszystkim dane takie jak:

  • imię i nazwisko osoby odbywającej podróż służbową, stanowisko pracownika,
  • cel podróży,
  • miejsce wyjazdu,
  • nazwa miejscowości docelowej,
  • liczba godzin i dni przebywania w podróży służbowej,
  • data i godzina wyjazdu oraz powrotu,
  • stawka i wartość przysługujących podróżującemu diet krajowych i/lub diet zagranicznych,
  • informacje o stosowanych podczas podróży środkach lokomocji,
  • sumę poniesionych kosztów (w praktyce najlepiej z podziałem na koszty przejazdu wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, koszty przejazdu - ryczałt lub koszty przejazdu - kilometrówka jeżeli wyjazd dotyczy samego przedsiębiorcy, koszty noclegów wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, koszty noclegów - ryczałt i inne).

Do sporządzonego rozliczenia należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku (faktury lub rachunki). Jeżeli w konkretnym przypadku wyjazdu służbowego pracownika pozyskanie rachunku lub faktury w celu udokumentowania poniesionego faktycznie wydatku nie było możliwe, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Ważne!

Wydatki objęte ryczałtem, jak również koszty przejazdu własnym samochodem pracownika nie wymagają udokumentowania fakturami.

Ryczałt tylko dla pracowników - kiedy go wyliczać?

W przypadku niektórych wydatków, szczególnie, gdy pracodawca nie zapewnia pracownikowi podstawowych świadczeń związanych z wyjazdem służbowym, przepisy przewidują możliwość ubiegania się o zwrot poniesionych przez pracownika wydatków. Zwrot jest limitowany postanowieniami ustawy.

Ryczałt na nocleg

W przypadku, gdy pracownik nie miał zapewnionego przez pracodawcę noclegu, nie przedłożył również dokumentów (faktur, rachunków), może otrzymać zwrot części kosztów - tzw. ryczałt za nocleg, który za 1 nocleg wynosi odpowiednio:

  • podróż krajowa 150% diety krajowej - 45 zł,
  • podróż zagraniczna - wysokość ryczałtu zależy od limitu hotelowego dla danego kraju.

Uwaga!

Zgodnie z § 8 pkt 4 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli trwał on dłużej niż 6 godzin i odpoczynek odbywał się między godziną 21:00 a 7:00. Pracodawca może odmówić wypłacenia ryczałtu za nocleg w przypadku, gdy był on bezpłatny, odbywał się w czasie przejazdu lub kiedy uzna, że pracownik mógł wrócić w ciągu dnia.

Ryczałt za przejazdy komunikacją miejską

Ryczałt za każdą dobę przebywania pracownika w podróży służbowej na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej wynosi:

  • podróż krajowa - 20% diety krajowej - 6 zł,
  • podróż zagraniczna - 10% diety zagranicznej.

Jednak ryczałt na przejazdy miejscowe nie przysługuje, jeżeli pracownik:

  • odbywa podróż służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,
  • ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
  • nie ponosi kosztów związanych z przejazdami komunikacją miejską,
  • na wniosek pracownika pracodawca zgodził się udokumentowane (biletem, fakturą) wydatki pokryć ze środków firmowych,
  • w danej miejscowości nie funkcjonuje komunikacja miejscowa.

Do pobrania:

pdf
Rozliczenie kosztów podróży - wzór.pdf druk do ręcznego wypełnienia
doc
Rozliczenie kosztów podróży - wzór.doc edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie