Praktyka gospodarcza wywołuje często konieczność wyjazdów służbowych, czy to samego przedsiębiorcy, czy też jego pracowników. Część wydatków związanych z podróżą służbową może być zaliczona do kosztów podatkowych, a tym samym podlegać ujęciu w KPiR. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się przez tzw. rozliczenie podróży służbowej na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego.
Darmowy wzór rozliczenia podróży służbowej
Dane na rozliczeniu podróży służbowej
Dokument ten powinien zawierać przede wszystkim dane takie jak:
- imię i nazwisko osoby odbywającej podróż służbową, stanowisko pracownika,
- cel podróży,
- miejsce wyjazdu,
- nazwa miejscowości docelowej,
- liczba godzin i dni przebywania w podróży służbowej,
- data i godzina wyjazdu oraz powrotu,
- stawka i wartość przysługujących podróżującemu diet krajowych i/lub diet zagranicznych,
- informacje o stosowanych podczas podróży środkach lokomocji,
- sumę poniesionych kosztów (w praktyce najlepiej z podziałem na koszty przejazdu wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, koszty przejazdu - ryczałt lub koszty przejazdu - kilometrówka jeżeli wyjazd dotyczy samego przedsiębiorcy, koszty noclegów wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, koszty noclegów - ryczałt i inne).
Do sporządzonego rozliczenia należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku (faktury lub rachunki). Jeżeli w konkretnym przypadku wyjazdu służbowego pracownika pozyskanie rachunku lub faktury w celu udokumentowania poniesionego faktycznie wydatku nie było możliwe, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Ryczałt tylko dla pracowników - kiedy go wyliczać?
W przypadku niektórych wydatków, szczególnie, gdy pracodawca nie zapewnia pracownikowi podstawowych świadczeń związanych z wyjazdem służbowym, przepisy przewidują możliwość ubiegania się o zwrot poniesionych przez pracownika wydatków. Zwrot jest limitowany postanowieniami ustawy.
Ryczałt na nocleg
W przypadku, gdy pracownik nie miał zapewnionego przez pracodawcę noclegu, nie przedłożył również dokumentów (faktur, rachunków), może otrzymać zwrot części kosztów - tzw. ryczałt za nocleg, który za 1 nocleg wynosi odpowiednio:
- podróż krajowa 150% diety krajowej:
- 57 zł (od 28 lipca 2022 roku do 31 grudnia 2022)
- 67,50 zł (od 1 stycznia 2023 roku)
- podróż zagraniczna - wysokość ryczałtu zależy od limitu hotelowego dla danego kraju.
Ryczałt za przejazdy komunikacją miejską
Ryczałt za każdą dobę przebywania pracownika w podróży służbowej na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej wynosi:
- podróż krajowa - 20% diety krajowej:
- 7,60 zł (od 28 lipca 2022 roku do 31 grudnia 2022)
- 9 zł (od 1 stycznia 2023 roku)
- podróż zagraniczna - 10% diety zagranicznej.
Jednak ryczałt na przejazdy miejscowe nie przysługuje, jeżeli pracownik:
- odbywa podróż służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,
- ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
- nie ponosi kosztów związanych z przejazdami komunikacją miejską,
- na wniosek pracownika pracodawca zgodził się udokumentowane (biletem, fakturą) wydatki pokryć ze środków firmowych,
- w danej miejscowości nie funkcjonuje komunikacja miejscowa.
Przykład 1.
Miejsce docelowe do którego miał dojechać pracownik znajdowało się 800 metrów od dworca kolejowego, w którym wysiadł pracownik. Odległość ta mogłaby zostać pokonana przez pracownika na piechotę. Również możliwe jest skorzystanie przez pracownika z komunikacji miejskiej (przestanek znajduje się przy dworcu jak również miejscu docelowym). W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje ryczał na przejazdy lokalne.
Ryczałt za wyjazd prywatnym samochodem pracownika
Gdy pracownik w podróż służbową wyjeżdża prywatnym autem, ma prawo do zwrotu kosztów na podstawie ryczałtu samochodowego wyliczanego na podstawie kilometrówki (§ 3 pkt 4 rozporządzenia) według schematu:
liczba rzeczywiście przejechanych w celach służbowych kilometrów
x ustawowa stawka za 1 km
Zwrot kwoty wynikającej z limitu ryczałtu samochodowego może stanowić koszt pracodawcy.
Ograniczenie zwrotu wydatków na podróż służbową
Zatrudniający pracowników ma prawo określić w wewnętrznym regulaminie firmy (lub bezpośrednio w umowach w przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych) indywidualne stawki diet i ryczałtów. Przy stawkach dotyczących diet pracodawca musi jednak pamiętać, że zgodnie z Kodeksem pracy (art. 77 § 4) nie mogą być one niższe niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, którą podają przepisy rozporządzenia MPiPS wykonawczego do ustawy.
Pracodawca ma prawo ustalić wyższe niż obowiązujące w przepisach limity, jednak na uwadze musi mieć wówczas fakt, że nadwyżka zwróconych pracownikowi wydatków związanych z podróżą służbową ponad limit nie będzie stanowiła dla firmy kosztów podatkowych.
Istotne uzasadnienie poniesionego kosztu
Przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze, że w razie kontroli może zaistnieć konieczność uzasadnienia delegacji. Na wypadek, gdyby przedstawiciele kontroli domagali się od podatnika wyjaśnień, warto wraz z rozliczeniem delegacji przechowywać dowody, które potwierdzą nasz wyjazd w celach służbowych. Niektóre z nich, jak bilety (z datą i godziną przejazdu), faktury za nocleg stanowią jednocześnie dowody księgowe, więc ich przechowywanie jest oczywiste. Dodatkowo jednak można przechowywać korespondencję z klientem, kontrahentem w sprawach związanych właśnie z wyjazdem, foldery czy umowy podpisane podczas pobytu w delegacji. Dodatkowo w przypadku wyjazdów na szkolenia czy targi przedsiębiorca powinien posiadać faktury lub rachunki za wstęp, potwierdzające cel wyjazdu.
Data rozliczenia podróży służbowej
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej (§ 5 pkt 1) dotyczące krajowych podróży służbowych wyznacza 14 dni od dnia zakończenia tej podróży do jej rozliczenia. Taką też zasadę przyjęto stosować w przypadku podróży służbowych zarówno pracownika, jak i samego przedsiębiorcy.
Dowód wewnętrzny rozliczający delegację
Według rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym diet pracodawcy oraz pracowników, należy dokonać na podstawie rozliczenia sporządzonego na dowodzie wewnętrznym.
Zgodnie z § 13 ust. 3 rozporządzenia dowód wewnętrzny, pozwalający na rozliczenie podróży służbowej i jej zaksięgowanie, powinien zawierać:
- imię i nazwisko,
- cel podróży,
- nazwę miejscowości docelowej,
- liczby godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
- stawkę i wartość przysługujących diet.
Zgodnie z § 7 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej dieta krajowa obecnie wynosi:
- 38 zł (od 28 lipca 2022 roku do 31 grudnia 2022)
- 45 zł (od 1 stycznia 2023 roku)
Jeżeli podróż krajowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości. Natomiast za niepełną dobę trwającą:
- poniżej 8 godzin - nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety krajowej,
- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Przykład 2.
Pracownik odbył krajową podróż służbową prywatnym samochodem, która trwała 3 dni. Wyjazd nastąpił 23 czerwca 2022 o godzinie 7:30, a powrót 25 czerwca o godz 18:00. W tym czasie skorzystał z dwóch noclegów. W jakim wymiarze pracownikowi przysługuje dieta krajowa?
Podróż służbowa pracownika trwała 2 pełne doby oraz 10 godzin 30 minut. W tej sytuacji przysługuje mu 2 i 1/2 diety krajowej, czyli 75 zł (30 zł x 2,5 = 75 zł).
Z racji tego, że pracownik odbył podróż prywatnym samochodem, może wnioskować do pracodawcy o zwrot kosztów na podstawie ryczałtu samochodowego wyliczanego z kilometrówki, a także kosztów dwóch noclegów w wysokości 90 zł.
Przykład 3.
Pracownik odbył podróż krajową w celach służbowych, która trwała nie dłużej niż dobę. Wyjazd nastąpił 5 kwietnia 2022 w godzinach od 8:00 do 20:45. Pracownik korzystał z komunikacji miejskiej. Jaka wysokość diety przysługuje pracownikowi?
Podróż służbowa trwała 12 godzin 45 minut zatem pracownikowi przysługuje 1 dieta krajowa w kwocie 30 zł. Za przejazd komunikacją miejską pracownik może starać się o zwrot w wysokości 20% diety, czyli 6 zł.
Jeżeli podróż pracownika nie przekraczałaby 8 godzin, wówczas pracownikowi nie przysługuje dieta krajowa.
Rozliczenie podróży służbowej w systemie wFirma.pl
W celu rozliczenia delegacji w systemie wFirma.pl należy dodać dowód wewnętrzny według schematu: WYDATKI » ZAKSIĘGOWANE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY. Następnie w oknie dodawania dowodu wewnętrznego należy wypełnić wymagane pola, które muszą znajdować się na DW rozliczającym delegację.
Zaksięgowany wydatek związany z podróżą służbową zostanie ujęty w KPiR w kolumnie 13 jako pozostały koszt a rozliczenie podróży służbowej będzie można podpiąć pod stworzone DW np. w formie skanu.
