Cyfryzacja postępowań rejestrowych trwa od kilku lat, jednak planowane zmiany dotyczące funkcjonowania Krajowego Rejestru Sądowego stanowią kolejny krok w kierunku pełnej elektronizacji komunikacji z sądami rejestrowymi. Projektowane przepisy zakładają, że składanie wniosków do KRS będzie odbywać się wyłącznie za pośrednictwem konta użytkownika przypisanego do danego podmiotu.
Rozwiązanie to ma zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, usprawnić identyfikację osób dokonujących czynności procesowych oraz uprościć zarządzanie elektroniczną korespondencją z sądem. Jednocześnie nowe regulacje wywołują wiele pytań dotyczących praktyki działania profesjonalnych pełnomocników, którzy na co dzień reprezentują przedsiębiorców w postępowaniach rejestrowych.
Dlaczego zmieniają się zasady składania wniosków do KRS?
Elektronizacja postępowań rejestrowych rozpoczęła się już kilka lat temu wraz z obowiązkowym składaniem wniosków do KRS za pośrednictwem systemów teleinformatycznych. Celem ustawodawcy było przede wszystkim skrócenie czasu rozpoznawania spraw, ograniczenie liczby dokumentów papierowych oraz usprawnienie komunikacji pomiędzy przedsiębiorcami a sądami rejestrowymi. Obecnie większość czynności związanych z rejestracją zmian w spółkach odbywa się elektronicznie, jednak projektowane przepisy mają dodatkowo uporządkować sposób korzystania z Portalu Rejestrów Sądowych.
Na czym polegają planowane zmiany?
Projekt nowelizacji przewiduje, że każdy podmiot wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego będzie posiadał własne konto w Portalu Rejestrów Sądowych. Konto to stanie się podstawowym kanałem komunikacji z sądem rejestrowym i będzie wykorzystywane do składania pism procesowych, wniosków oraz odbierania korespondencji.
Administrator konta będzie mógł nadawać uprawnienia poszczególnym użytkownikom, którzy po zalogowaniu będą wybierali, czy działają we własnym imieniu, czy w imieniu danego podmiotu. Rozwiązanie to ma zwiększyć bezpieczeństwo oraz ułatwić zarządzanie dostępem do dokumentacji elektronicznej. Jednocześnie pojawiają się wątpliwości dotyczące sytuacji profesjonalnych pełnomocników, którzy reprezentują wielu klientów jednocześnie i dotychczas korzystali z własnych kont użytkowników.
Co oznaczają nowe przepisy dla pełnomocników?
Najwięcej kontrowersji budzi pytanie, czy profesjonalny pełnomocnik będzie mógł nadal skutecznie składać wnioski z poziomu własnego konta, czy też konieczne będzie uzyskanie dostępu do konta każdego reprezentowanego klienta.
Projektowane przepisy nie rozstrzygają tej kwestii w sposób całkowicie jednoznaczny. W efekcie pojawiają się obawy, że literalna interpretacja nowych regulacji mogłaby utrudnić wykonywanie obowiązków przez adwokatów, radców prawnych, notariuszy czy doradców restrukturyzacyjnych. W praktyce mogłoby to oznaczać konieczność przyznawania pełnomocnikom dostępu do kont przedsiębiorców, co rodzi pytania dotyczące bezpieczeństwa danych, odpowiedzialności za wykonywane czynności oraz ochrony tajemnicy zawodowej.
Możliwe problemy praktyczne
Zmiana modelu składania wniosków może wywołać szereg trudności organizacyjnych. Wielu przedsiębiorców korzysta z usług kancelarii prawnych, które obsługują dziesiątki, a niekiedy setki podmiotów. Konieczność każdorazowego uzyskiwania dostępu do konta klienta mogłaby znacząco wydłużyć proces przygotowywania dokumentów oraz zwiększyć ryzyko popełnienia błędów.
Problem może dotyczyć również zmian personalnych w spółkach. W przypadku odejścia członka zarządu lub zmiany kancelarii prawnej konieczne będzie odpowiednie zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Brak sprawnych procedur może prowadzić do sytuacji, w której osoby nieuprawnione nadal posiadają dostęp do dokumentów przedsiębiorcy lub przeciwnie – nowo ustanowiony pełnomocnik nie będzie mógł w odpowiednim czasie złożyć wniosku do KRS.
Nie bez znaczenia pozostaje również kwestia odpowiedzialności za czynności wykonywane w systemie. Jeżeli z jednego konta korzystać będzie większa liczba użytkowników, konieczne stanie się precyzyjne określenie zakresu nadawanych uprawnień oraz sposobu dokumentowania działań podejmowanych przez poszczególne osoby. Odpowiednie rozwiązania organizacyjne będą miały kluczowe znaczenie zarówno dla bezpieczeństwa przedsiębiorcy, jak i profesjonalnych pełnomocników.
Czy zmiany wpłyną na funkcjonowanie kancelarii?
Nowe przepisy mogą wymagać dostosowania sposobu pracy kancelarii prawnych i doradczych. Konieczne może okazać się opracowanie nowych procedur dotyczących zarządzania dostępami do kont klientów, przechowywania danych uwierzytelniających oraz organizacji współpracy pomiędzy pełnomocnikiem a przedsiębiorcą.
WAŻNE: Dla kancelarii obsługujących dużą liczbę spółek oznacza to konieczność wdrożenia dodatkowych rozwiązań organizacyjnych oraz informatycznych. Istotne będzie również odpowiednie przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za przygotowywanie dokumentacji rejestrowej oraz monitorowanie zmian w systemie Portalu Rejestrów Sądowych.
Bezpieczeństwo danych i odpowiedzialność za czynności w systemie
Jednym z kluczowych aspektów nowych regulacji jest bezpieczeństwo danych oraz identyfikacja osób dokonujących czynności w systemie KRS. Oparcie komunikacji na kontach użytkowników ma umożliwić jednoznaczne przypisanie działań do konkretnych osób, co z jednej strony zwiększa przejrzystość, a z drugiej rodzi nowe obowiązki w zakresie ochrony danych i kontroli dostępu.
Przedsiębiorcy będą musieli zadbać o odpowiednie zabezpieczenie kont oraz stosowanie procedur minimalizujących ryzyko nieuprawnionego dostępu. Dotyczy to zarówno wewnętrznych pracowników spółki, jak i zewnętrznych pełnomocników. W przypadku naruszeń bezpieczeństwa lub błędów w zarządzaniu dostępami odpowiedzialność może spoczywać na podmiocie, który nie zapewnił odpowiednich standardów organizacyjnych.
Wyzwania dla pełnomocników zawodowych
Dla adwokatów, radców prawnych oraz innych profesjonalnych pełnomocników nowe regulacje oznaczają konieczność dostosowania dotychczasowych modeli pracy. Dotychczasowy sposób składania wniosków, oparty na jednym koncie użytkownika pełnomocnika, może ulec znaczącym zmianom.
Wprowadzenie obowiązku korzystania z kont przypisanych do poszczególnych podmiotów może zwiększyć czas potrzebny na realizację czynności oraz wymusić bardziej skomplikowane procedury organizacyjne. W szczególności dotyczy to kancelarii obsługujących wielu klientów jednocześnie, gdzie zarządzanie dostępami do licznych kont może stanowić istotne wyzwanie logistyczne.
W praktyce kancelarie będą musiały wypracować nowe standardy współpracy z klientami, obejmujące m.in. zasady udostępniania uprawnień, sposób autoryzacji działań oraz procedury bezpieczeństwa związane z dostępem do systemu.
Podsumowanie - składanie wniosków do KRS
Nowe zasady składania wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego stanowią istotny krok w kierunku dalszej cyfryzacji postępowań rejestrowych. Oparcie systemu na kontach użytkowników ma zwiększyć bezpieczeństwo, przejrzystość oraz kontrolę nad czynnościami wykonywanymi w imieniu spółek.
Jednocześnie zmiany te wprowadzają nowe wyzwania organizacyjne zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla profesjonalnych pełnomocników. Kluczowe znaczenie będzie miało odpowiednie zarządzanie dostępami, bezpieczeństwo danych oraz dostosowanie procedur wewnętrznych do nowych realiów prawnych i technologicznych.
Przedsiębiorcy i kancelarie, które odpowiednio wcześnie przygotują się do nowych zasad, będą mogły nie tylko ograniczyć ryzyko problemów formalnych, ale również usprawnić swoje procesy administracyjne i zwiększyć efektywność działania w systemie KRS.
Podstawy prawne:
Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2025.1556).
Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.
Polecamy:
