Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki świąteczne w kosztach firmowych a możliwość odliczenia VAT

Z uwagi na zbliżające się święta, przedsiębiorcy chcą wprowadzić miły, świąteczny klimat również do swojej firmy. Często dokonują w tym okresie zakupów kartek świątecznych dla klientów, ozdób do firmy czy drobnych prezentów dla pracowników. Zdarza się także, że ponoszą wydatki na organizację wigilii firmowej. Czy przedsiębiorca może ująć wydatki świąteczne w kosztach firmowych? Czy możliwe jest odliczenie VAT od wydatków za zakupy świąteczne? Sprawdźmy, jak odnoszą się do tego przepisy.

Jakie wydatki kwalifikują się do kosztów uzyskania przychodu?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztem uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, a także zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów (z wyłączeniem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT). Ponadto wydatki mogą być ujęte w kosztach, jeżeli będą prawidłowo udokumentowane, za pomocą faktur lub rachunków. Już z tego względu nie wszystkie świąteczne wydatki firmowe zaliczają się do kategorii kosztów podatkowych.

Wydatki świąteczne w kosztach firmowych - zakup ozdób do firmy

Zbliżający się okres świąt skłania przedsiębiorców do ustrajania wnętrza swojej firmy. Dokonują oni zakupu choinki, bombek czy innych ozdób. Mając na względzie, że nie będą to przedmioty o charakterze ekskluzywnym, mające na celu okazałe i wytworne reprezentowanie przedsiębiorstwa, można zaliczyć ich zakup do kosztów działalności.

Wyjątkiem jest działalność prowadzona w mieszkaniu przedsiębiorcy. Wówczas wydatki świąteczne na zakup ozdób są traktowane jako wydatki o charakterze osobistym, które nie podlegają ujęciu w kosztach uzyskania przychodu. Wobec tego przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników oraz nie przyjmuje klientów w swoim biurze, również może mieć problem z udowodnieniem słuszności poniesionych kosztów na zakup świątecznych ozdób.

Uwaga!

Do kosztów uzyskania przychodu nie można zaliczyć wydatków o charakterze prywatnym. Podczas dokonywania zakupów świątecznych warto zwrócić na tę kwestię szczególną uwagę.

W kwestii rozliczenia podatku VAT od zakupionych dekoracji świątecznych należy się odnieść do art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, który zezwala na odliczenie VAT od towarów i usług, które są wykorzystywane w zakresie czynności opodatkowanych.

Wydatki świąteczne - prezenty dla klientów i kontrahentów

W czasie zbliżających się świąt miłym gestem ze strony przedsiębiorców jest wręczanie drobnych upominków dla klientów lub kontrahentów. Wyrażają one wdzięczność za współpracę, jak również skutkują utrzymaniem dobrych relacji zarówno z klientami, jak i pracownikami. Upominki dla klientów mogą być kosztem podatkowym, o ile nie jest to alkohol lub produkty żywnościowe. Ponadto warunkiem zaliczenia wydatków świątecznych w koszty działalności jest również zamieszczenie na nich logo firmy. Wówczas upominki tracą charakter reprezentacyjny, który wyklucza ujęcie wydatków w kosztach uzyskania przychodu zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT.

Natomiast prezenty opatrzone logiem firmy spełniają przesłanki wydatków promocyjnych i reklamowych, które podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu, gdyż mają na celu rozpowszechnianie marki, co pośrednio przyczynia się do zwiększenia przychodów firmy.

Podobna sytuacja występuje przy zakupie kartek świątecznych. Jeżeli zawierają one logo firmy, traktowane są jako wydatki reklamowe, które podlegają ujęciu w kosztach podatkowych.

Potwierdzenie tego stanowiska znajdziemy w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 3 marca 2008 r. (nr sygn. IBPB1/415-152/08/AB):

(...) Jeżeli zatem zakupione prezenty (gadżety) oraz kartki świąteczne nie miały znamion okazałości, czy też wystawności, czyli nie wystąpiły przytoczone wyżej przesłanki kwalifikujące je do wydatków na cele reprezentacyjne, to wydatki poniesione na ich nabycie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełniona została zasadnicza przesłanka wynikająca z art. 22 ust. 1 ww. ustawy, tj. o ile zostały poniesione w celu uzyskania przychodów, bądź też zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. (...)

Jeżeli zakup upominków opatrzonych logiem firmy jest związany z czynnościami opodatkowanymi, to przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od ich nabycia. Dzieje się tak na skutek nieodpłatnego przekazania towarów przez podatnika, które jest traktowane jako dostawa towarów zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia tych upominków.

Wyjątek stanowią prezenty o małej wartości, definiowane w art. 7 ust. 4 ustawy o VAT. Są to przedmioty:

  1. o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;

  2. których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Ważne!

Nieodpłatnie przekazane towary, których łączna wartość w roku podatkowym dla jednej osoby nie przekracza 100 zł, są traktowane jako prezenty o małej wartości i nie podlegają odliczeniu VAT.

Co ważne, niektóre prezenty od pracodawcy mogą powodować u pracownika powstanie przychodu, który podlega opodatkowaniu. Szerzej na ten temat można dowiedzieć się z artykułu: Prezenty o małej wartości w kontekście podatku dochodowego.

Wydatki świąteczne - wigilia pracownicza

Jednym z największych wydarzeń, a zarówno wydatków dotykających firmę w okresie przedświątecznym, jest spotkanie opłatkowe. Obecnie wydatki związane z organizacją wigilii pracowniczej podlegają ujęciu w kosztach podatkowych. Jeżeli spotkanie ma na celu integrację pracowników, zwiększenie ich motywacji do pracy czy omówienie wyników firmy, to wydatki poniesione na jej organizację posiadają przesłanki uznania za koszt firmowy, a co za tym idzie, by ująć je w kosztach uzyskania przychodu.

Potwierdzenie tego stanowiska znajduje się w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 17 lutego 2014 r. (nr sygn. ITPB3/423-559/13/PST):

W każdej sytuacji jednakże trzeba ustalić, jaki jest cel takiego spotkania. Jeżeli wydatki poniesione zostały na zorganizowanie spotkania wigilijnego mającego na celu zintegrowanie pracowników z firmą, budowanie zespołu, poprawy atmosfery pracy oraz ułatwienie ułożenia wzajemnych relacji między pracownikami i w efekcie poprawę efektywności pracy, a przez to zwiększenie przychodów osiąganych przez podatnika, to wówczas spełniają warunki, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy i mogą zostać zakwalifikowane do kosztów podatkowych. Jeśli jednak spotkanie nie służy takiemu celowi, a przebywanie pracowników ze sobą, czy konsumpcja są celem samym w sobie, to w takim przypadku nie można uznać, iż wydatki poniesione na organizację takiej imprezy mają związek z przychodem, wobec czego nie stanowią one kosztu uzyskania przychodów.

Należy jednak wziąć pod uwagę fakt, że jeżeli w spotkaniu wigilijnym oprócz pracowników biorą udział kontrahenci, wówczas niemożliwe jest wliczenie całej wartości wydatków na organizację wigilii do kosztów. Uczestnictwo kontrahentów będzie bowiem potraktowane jako koszt reprezentacji niepodlegający ujęciu w kosztach podatkowych.

Poza fakturami lub rachunkami dokumentującymi wydatek przydatne w udowodnieniu wydatku świątecznego mogą okazać się np. program wigilijnego spotkania, dokumentacja fotograficzna czy materiały podsumowujące rok działalności firmy przedstawiane na spotkaniu. W razie kontroli organy podatkowe nie będą miały wątpliwości co do przyczyny ujęcia wydatku w kosztach.

Wydatki świąteczne kwalifikowane do kosztów uzyskania przychodu powinny być księgowane w kolumnie 13 KPiR jako pozostałe wydatki.

Podsumowując, ujęcie wydatków na zakupy świąteczne w kosztach uzyskania przychodu jest możliwe po spełnieniu kilku wymogów, które zależą od konkretnego stanu faktycznego i celów, do jakich zostaną przeznaczone zakupione przedmioty. Wydatki świąteczne powinny być przede wszystkim prawidłowo udokumentowane, nie mogą mieć charakteru reprezentacyjnego, ani nie mogą być nad wyraz ekskluzywne. Jeżeli zostaną spełnione warunki uznania wydatków świątecznych za koszty uzyskania przychodu, to organy podatkowe nie będą miały podstaw do ich kwestionowania. Do każdego przypadku należy odnieść się oddzielnie. W razie wątpliwości można wystąpić o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej.

Wydatki świąteczne księgowane w systemie wFirma.pl

Użytkownicy systemu wFirma.pl dokonują księgowania wydatków związanych z zakupami świątecznymi przez zakładkę WYDATKI » DODAJ WYDATEK » FAKTURA VAT/(BEZ VAT). Jako rodzaj wydatku należy wybrać “Inne wydatki związane z działalnością gospodarczą”.

Jak księgować wydatki świąteczne w kosztach firmowych za pośrednictwem systemu wFirma.pl?

Wybranie tego schematu księgowego pozwala na odpowiednie ujęcie wydatku w KPiR w kolumnie 13 jako pozostały wydatek oraz do Rejestru zakupu VAT (w przypadku czynnych podatników VAT, którzy wprowadzają zakup na podstawie faktury VAT).