Ustawy nie precyzują, jakie obowiązkowe elementy powinna zawierać umowa najmu samochodu zawartej na piśmie. Kodeks cywilny określa strony umowy najmu wyróżniając wynajmującego i najemcę. Pozostałe obligatoryjne obostrzenia odnoszą się już do prawidłowego sporządzenia umowy z zachowaniem formy pisemnej. Zgodnie z art. 78 k.c. “do zachowania formy pisemnej czynności prawnej wystarcza własnoręczne złożenie podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli”. Oznacza to, że do obligatoryjnych (z perspektywy prawnej) elementów pisemnej umowy najmu należą: określenie stron, treść oświadczenia woli oraz własnoręczne podpisy stron.
Pobierz darmowy wzór umowy najmu samochodu w formacie pdf i docx!
Niezbędne elementy umowy najmu samochodu
- Określenie stron - wskazanie wynajmującego i najemcy. Dane stron powinny być zgodne z dokumentem tożsamości (jego numer i seria winny być odnotowane), ponadto można zawrzeć dane teleadresowe, NIP lub PESEL itp.
- Treść - inaczej oświadczenie woli - powinna szczegółowo opisywać przedmiot najmu oraz warunki umowy.
- Podpisy stron - aby potwierdzić oświadczenia woli obu stron pod treścią umowy powinny znaleźć się własnoręczne podpisy osób reprezentujących strony umowy.
Co jeszcze powinna zawierać umowa najmu samochodu ?
W przypadku najmu samochodu nie ma konieczności sporządzania umowy na piśmie, ale bez tego ciężko dochodzić swoich praw w konfliktowej sytuacji (np. po kolizji lub kradzieży pojazdu). Decydując się więc na formę pisemną warto zawrzeć w niej poniższe informacje.
- Data - najistotniejsza jest data obowiązywania umowy. Umowa sprzedaży obowiązkowo zawierałaby jedynie datę zawarcia umowy (jeśli nie został wskazany dzień przekazania przedmiotu umowy, uznaje się, iż jest on tożsamy z datą jej zawarcia). Najem wymaga jednak ustalenia okresu jego obowiązywania, czyli wskazania terminów przekazania samochodu do użytkowania najemcy i oddania go z powrotem wynajmującemu.
- Szczegółowy opis przedmiotu najmu - w praktyce oznacza to zawarcie w umowie najważniejszych informacji o marce i modelu samochodu, roku produkcji, pojemności skokowej silnika i numerze rejestracyjnym. Opcjonalnie można zawrzeć również numer VIN nadwozia (VIN z dowodu rejestracyjnego powinien być zgodny z VIN-em, którym sygnowany jest samochód w kilku miejscach, między innymi w lewym dolnym rogu przedniej szyby oraz na prawym środkowym słupku karoserii). Szczegółowe informacje, dotyczące wyposażenia, numerów lub rodzajów płynów eksploatacyjnych, homologacji (w przypadku samochodów z instalacją gazową) można umieścić bezpośrednio w umowie lub w formie załącznika do umowy.
- Czynsz - wysokość i terminy spłaty.
- Wykaz przedmiotów i dokumentów, które są przekazywane najemcy wraz z samochodem (klucze do pojazdu - ilość oraz skład kompletów, dowód rejestracyjny, polisa ubezpieczeniowa/odcinek).
W zależności od tego, jak sformułowane jest ubezpieczenie pojazdu, czasem niezbędne będzie wykazanie osób upoważnionych do prowadzenia samochodu. Systemem prewencyjno-motywującym może okazać się paragraf o karach umownych (odsetki za zwłokę w spłacie należności lub kara za opóźnienie w wydaniu pojazdu najemcy). Jeśli samochód posiada jakieś wady mechaniczne, zarysowania karoserii warto zawrzeć je w informacjach dodatkowych do opisu pojazdu, aby uniknąć możliwych sporów podczas zdawania przedmiotu najmu po zakończeniu umowy. Znajomość numeru nadwozia (VIN) pozwala prześledzić historię napraw i konserwacji poczynionych w Autoryzowanych Stacjach Obsługi (ASO). Oczywiście wynajmujący, oddając samochód do użytkowania najemcy, oświadcza, iż pojazd ten jest sprawny i nie ma ukrytych wad.
Opłaty eksploatacyjne
Istotne z perspektywy finansowej jest ustalenie strony, która zobowiązana jest do ponoszenia bieżących opłat eksploatacyjnych (zużycie oleju silnikowego, płynu chłodniczego itp).
Przykład 1.
Wiele serii popularnego niemieckiego samochodu osobowego posiada charakterystyczną cechę - silnik “bierze” olej. Większość użytkowników musi liczyć się z koniecznością dolewania ok. 100 ml oleju silnikowego co 1000 przejechanych kilometrów.
Nawiązując do przykładu, gdy przedmiotem najmu jest samochód z podobną cechą, warto ustalić, kto pokrywa koszty oleju.
Rozwiązanie umowy najmu samochodu
Na końcu zawsze warto uregulować kwestie rozwiązania, wypowiedzenia i odstąpienia od umowy - terminy (okres wypowiedzenia, termin oddania pojazdu wynajmującemu), kary itp. Oczywiście - jeśli sama umowa zawarta została na piśmie, powyższe czynności również wymagają formy pisemnej.
