Od 1 lipca 2021 roku weszła bardzo istotna zmiana dotycząca funkcjonowania sądów rejestrowych i Krajowego Rejestru Sądowego. Przedsiębiorcy od tego dnia nie złożą już wniosków w formie papierowej. Wniosek o wpis dla podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców może więc zostać złożony tylko za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Artykuł odpowiada na pytanie, jak przebiega złożenie e-wniosku do KRS w kilku krokach.
Elektroniczny KRS
Elektroniczny Krajowy Rejestr Sądowy jest zwieńczeniem zmian, które wprowadziła przygotowana w Ministerstwie Sprawiedliwości nowelizacja ustawy o KRS.
Wprowadzenie kolejnych rozwiązań technologicznych sprawia, że korzystanie z systemu staje się łatwiejsze i szybsze.
Przedsiębiorcy od kilku lat odczuwają korzyści związane z e-KRS, z którego mogą pobrać odpis przez internet.
Ogromnym ułatwieniem, wprowadzonym już w 2018 roku, są również elektroniczne sprawozdania finansowe. Przedsiębiorcy mogą bezpłatnie drogą elektroniczną, poprzez Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), składać dokumenty finansowe do KRS. W systemie znajduje się już kilka milionów dokumentów, co oznacza, że nie muszą one być dostarczone do sądu w formie papierowej.
To udogodnienie dla przedsiębiorców i duże oszczędności w sądach związane z brakiem konieczności przechowywania akt papierowych.
Pomimo tych zmian do lipca 2021 roku nie więcej niż 10% spraw wpłynęło do KRS w postaci elektronicznej. Ustawodawca postanowił to zmienić. Obecnie wszystkie wnioski do rejestru przedsiębiorców KRS są składane elektronicznie.
Rozwiązanie to przyspieszy rejestrację spółek, pozwoli uzyskać pełną dokumentację w sposób elektroniczny, odciąży sądy rejestrowe i ułatwi komunikację z nimi.
Katalog e-usług związanych z rejestrem to:
- składanie elektronicznych wniosków o wpis lub zmianę wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS,
- składanie pism procesowych do sądu rejestrowego,
- zgłaszanie dokumentów finansowych do RDF,
- elektroniczna korespondencja z sądem rejestrowym,
- przeglądanie elektronicznych akt rejestrowych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS,
- udostępnianie informacji o podmiocie wpisanych do KRS.
Krok 1 – Przygotowanie wniosku
Na wstępie należy zwrócić uwagę, że zanim będziemy mogli złożyć wniosek, musimy go najpierw oczywiście przygotować. Złożenie wniosku do KRS z wykorzystaniem systemu przez przedsiębiorcę wymaga posługiwania się przez jego reprezentantów profilem zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub e-dowodem.
Dzięki nim można podpisać wniosek oraz załączniki. W sytuacji, gdy reprezentanci przedsiębiorcy nie posługują się żadnym z wymienionych sposobów identyfikacji cyfrowej, przedsiębiorcę w postępowaniu będzie musiał reprezentować pełnomocnik procesowy, radca prawny czy adwokat, który poświadczy załączniki i podpisze wniosek.
Należy tutaj podkreślić, że obecnie uzyskanie profilu zaufanego jest niezwykle proste. W wielu przypadkach można go założyć za pośrednictwem naszego konta w banku. Cały proces trwa zaledwie kilka minut.
Każda osoba podpisująca wniosek musi utworzyć konto w KRS. Rejestracja konta następuje poprzez posłużenie się profilem zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo e-dowodem. Dane osobowe na koncie można zaktualizować. W przypadku ustawienia konta musimy ustawić hasło.
Krok 2 – Zakres zmian
W KRS podzielono możliwe do złożenia wnioski na m.in. wnioski o rejestrację i wnioski o zmianę wniosku. W katalogu „Inne wnioski” znajdziemy szereg pism, dla których w poprzednim stanie prawnym nie było wzorów formularzy.
Tym samym obecnie mamy zdecydowane ułatwienia, jeśli chodzi o dodatkowe formularze.
Po wyborze właściwego rodzaju wniosku zależnego od treści planowanego zgłoszenia należy podać numer KRS przedsiębiorcy, którego wniosek ma dotyczyć.
Obecnie identyfikacja po KRS pozwala redagować wniosek na podstawie aktualnie ujawnionych danych w rejestrze (możemy np. wykreślić członka zarządu).
Krok 3 – Uzupełnienie wniosku w systemie
KRS przy wypełnianiu poszczególnych okien nie weryfikuje prawidłowości wprowadzanych danych, np. nie są sprawdzane dane notariusza. System nas prowadzi i pomaga uzupełnić wniosek.
Portal uniemożliwia wpisanie nowego przedmiotu działalności z określonym PKD, gdy taki jest już ujawniony w KRS.
W przypadku błędów powstałych przy wypełnianiu formularzy elektronicznych sąd rejestrowy może wezwania nas do uzupełnienia braków. W szczególnych przypadkach wniosek może być nawet oddalony.
Co istotne, prace nad wnioskiem można przerwać w każdym momencie. W tym celu należy zapisać wersję roboczą. Po zapisaniu wersji roboczej możemy do niej powrócić w celu uzupełnienia wniosku.
Krok 4 – Uzupełnienie wniosku o załączniki
W następnym kroku można dołączyć załączniki. Do wniosku trzeba dołączyć dokumenty stanowiące podstawę wpisu, czyli uchwały, oświadczenia itp.
Do wniosku dołączamy także inne wymagane dokumenty. W celu dołączenia należy wybrać opcję „dołączenie pliku”. Po kliknięciu tej funkcji trzeba wskazać rodzaj dokumentu, jego datę i sam plik będący dokumentem (ewentualnie skanem).
Co ważne, dokumenty powinny być sporządzone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
W przypadku gdy załącza się skan oryginalnego dokumentu zawierającego odręczne podpisy, oryginały są dosyłane do sądu tradycyjnie. Możemy także do wniosku dołączyć odpisy dokumentów sporządzonych w postaci papierowej, ale elektronicznie poświadczonych przez notariusza albo pełnomocnika będącego adwokatem lub radcą prawnym.
W sposób szczególny traktowane są więc załączniki sporządzone w formie notarialnej lub poświadczone przez adwokata bądź radcę prawnego.
Krok 5 – Opłata za wniosek
W następnym kroku należy uiścić opłaty. Można ubiegać się także o zwolnienie z opłat. Opłaty opłacamy w sposób podobny do sklepów internetowych przez ePłatności.
Wniosek możemy także opłacić w sposób tradycyjny na rachunek, który znajdziemy w systemie. W takim przypadku opłata powinna być dołączona do wniosku.
Krok 6 – Podpis i złożenie e-wniosku do KRS
Ostatnim etapem jest cyfrowe podpisanie wniosku. Portal umożliwia skorzystanie z podpisu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo e-dowodu. W wielu przypadkach podpisanie wniosku wymaga podpisania go przez większą liczbę osób. W takiej sytuacji można udostępnić wniosek (funkcja systemu) innej osobie posiadającej konto w KRS.
Po złożeniu podpisów możemy skorzystać z końcowej opcji „Złóż wniosek”. Funkcja ta aktywuje się, gdy cały wniosek zostanie poprawnie wypełniony.
Jak widać, składanie wniosków do KRS nie jest trudne i dość łatwo je złożyć. Obecnie jest to często jedyna forma korespondencji z Sądem Rejestrowym. Podsumowując, obecnie wnioski możemy składać tylko elektronicznie, więc należy się do tego odpowiednio przygotować.
