Zarządzanie ryzykiem w projekcie unijnym – jak skutecznie działać?

Składając wniosek o dofinansowanie, przedsiębiorca planuje swoje przedsięwzięcie z dużym wyprzedzeniem. Choć nie sposób przewidzieć każdej sytuacji, kluczowe jest umiejętne zarządzanie ryzykiem w projekcie, które pozwala zidentyfikować potencjalne zagrożenia na wczesnym etapie. W niniejszym artykule wyjaśniamy, jak skutecznie zarządzać ryzykiem w projektach finansowanych z funduszy unijnych, aby bezpiecznie realizować założone cele.

Czym jest zarządzanie ryzykiem?

Nasze rozważania zaczniemy od wyjaśnienia samego pojęcia ryzyka oraz zarządzania nim. Najprostsza definicja pierwszego wymienionego terminu brzmi: ryzyko to przedsięwzięcie, którego wynik nie jest znany. Natomiast zarządzanie ryzykiem to nic innego jak proces, w ramach którego przedsiębiorstwo w sposób metodyczny rozwiązuje związane z nim problemy w taki sposób, aby bieżące funkcjonowanie przynosiło trwałe korzyści. Można zatem powiedzieć, że zarządzanie ryzykiem stanowi najważniejszy element zarządzania strategicznego każdego przedsiębiorcy. Jeżeli przeniesiemy to na grunt zarządzania projektem dofinansowanym z Funduszy Europejskich, to należy odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań:

• Co może pójść nie tak w trakcie realizacji projektu?
• Jakie jest prawdopodobieństwo wystąpienia negatywnych zjawisk?
• Co się stanie, jeżeli wystąpią negatywne zjawiska?
• Jak można usunąć zagrożenia?
• Jakie działania można podjąć, aby zminimalizować straty?
• Czy można podjąć jakieś działania, aby w przyszłości nie doszło do takich sytuacji?

Tylko dogłębne przeanalizowanie sytuacji i zastosowanie poniższych kroków pozwoli zminimalizować straty oraz stworzyć mapę działania na przyszłość.

Zarządzanie ryzykiem w projekcie z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus

Inaczej będzie wyglądał proces zarządzania ryzykiem, jeśli chodzi o projekt miękki (szkoleniowy, doradczy), a inaczej sprawa wygląda w przypadku projektu twardego (infrastrukturalnego, budowlanego). Katalog sytuacji nieprzewidzianych, które mogą wystąpić, jest po prostu zgoła odmienny.

Zobaczmy, jak to wygląda w pierwszym przypadku na podstawie analizy generatora aplikacyjnego SOWA. W części opisowej wnioskodawca powinien wskazać potrzebę realizacji projektu, określić jego cel główny, a także opisać, w jaki sposób projekt przyczyni się do osiągnięcia celu szczegółowego danego programu. Zarządzanie ryzykiem jest natomiast bezpośrednio związane z opisem diagnozy problemu.

Uzasadniając potrzebę realizacji projektu, potencjalny beneficjent wskazuje wnioski z przeprowadzonej diagnozy. Można zatem powiedzieć, że rzetelna analiza sytuacji wyjściowej jest kluczowa do wyboru odpowiednich form wsparcia oferowanych w projekcie oraz metod pracy z odbiorcami projektu. W tym momencie dochodzimy do najważniejszego – pominięcie jakiegokolwiek aspektu problemu zwiększa ryzyko niepowodzenia całego przedsięwzięcia. W projektach miękkich konieczne jest przede wszystkim skonstruowanie takich form wsparcia, które będą adekwatne do potrzeb odbiorców. Najlepiej, jak taki projekt będzie realizował podmiot, który na co dzień współpracuje z daną grupą i zna zagrożenia, które mogą się pojawić.

Jeżeli zaś chodzi o opisanie we wniosku ryzyka nieosiągnięcia założeń projektu, to jest to konieczne w przypadku projektów, które przekraczają określoną kwotę (np. 2 mln zł). Wówczas beneficjent musi:

• zidentyfikować sytuacje, które mogą utrudnić lub uniemożliwić osiągnięcie celów szczegółowych projektu lub wskaźników pomiaru celu,
• wskazać sposób identyfikacji wystąpienia takiej sytuacji (zajścia ryzyka),
• opisać działania, które zostaną podjęte, aby zapobiec wystąpieniu ryzyka, i jakie będą mogły zostać podjęte, aby zminimalizować jego skutki.

Zarządzanie ryzykiem w projekcie z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

Konieczność przeprowadzenia analizy ryzyka w projektach finansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego będzie wynikała z warunków naboru. W aplikacji WOD 2021 dostępne jest pole „analiza ryzyka w projekcie”, gdzie wnioskodawca wybiera jedną z opcji: „dotyczy” lub „nie dotyczy”. W przypadku wyboru pierwszej z nich należy wypełnić następujące pola:

1. „Opis zidentyfikowanego ryzyka” – w tym miejscu powinna znaleźć się krótka analiza ryzyka związanego bezpośrednio z realizacją projektu.
2. „Prawdopodobieństwo wystąpienia” – wybieramy wartość z listy rozwijanej,
3. „Skutek wystąpienia” – z listy rozwijanej wybieramy wartość określającą skutek, jaki niesie ze sobą opisywane ryzyko,
4. „Mechanizmy zapobiegania” – należy krótko opisać mechanizmy kontrolne, które zostaną zastosowane, aby obniżyć opisywane ryzyko.

Jak można reagować na ryzyko?

Oczywiście, bardzo często skutki, jakie wywoła dane ryzyko, są uzależnione od właściwej reakcji beneficjenta i kroków, które zostaną podjęte w momencie jego wystąpienia. Od osoby zarządzającej projektem zależy, którą z następujących postaw wybierze:

• unikanie ryzyka – strategia zarządzania polegająca na wykluczeniu zagrożeń poprzez rezygnację z działań, które mogą przynieść negatywne skutki (to może być nawet decyzja o rezygnacji z dalszej realizacji projektu);
• ograniczanie ryzyka – podjęcie działań, które zmniejszą prawdopodobieństwo lub ograniczą wpływ skutków ryzyka (do takich działań zaliczamy szkolenia pracowników mające na celu ograniczenie błędów ludzkich lub np. zainstalowanie oprogramowania antywirusowego w celu ograniczenia naruszenia danych w systemie informatycznym);
• dzielenie się ryzykiem – metoda zarządzania ryzykiem, która polega na rozłożeniu skutków zaistnienia negatywnych czynników pomiędzy większą liczbę podmiotów (mowa tu między innymi o projektach realizowanych w konsorcjum – wówczas jeden partner nie jest obciążony całą stratą);
• akceptacja – zawsze pozostaje pewne ryzyko, które świadomie akceptujemy (wówczas zazwyczaj rozmiar potencjalnych szkód nie przekracza granic tolerowania, a zabezpieczenie przed ryzykiem jest zbyt kosztowne).

Jak reagować na ryzyko występujące w projekcie?

Jedną z pierwszych czynności, o których powinien pomyśleć beneficjent w przypadku pojawienia się ryzyka, jest dokonanie zmian w projekcie. Powinno to się odbyć z zachowaniem wszystkich procedur i za zgodą instytucji, która przyznała dofinansowanie.

Jak to wygląda w praktyce? Zgłoszenie zmian może nastąpić tylko za pośrednictwem systemu CST 2021, najpóźniej na miesiąc przed zakończeniem realizacji projektu. Taka zmiana wymaga pisemnego zatwierdzenia przez instytucję pośredniczącą. Warto zwrócić uwagę, że podpisanie aneksu nie jest konieczne w takiej sytuacji. Nie ulega wątpliwości, że zmiany w projekcie nie mogą być dokonywane zbyt często. Co do zasady beneficjent może się zwrócić z taką prośbą raz na kwartał.

Beneficjent może również dokonać pewnych zmian w projekcie bez zgody instytucji. Dotyczy to przesunięć środków pomiędzy zadaniami do 10% ich wartości – zarówno w odniesieniu do zadania, z którego fundusze są zabierane, jak i tego, na które są przekazywane. Powyższe przesunięcia nie mogą:

• zwiększać łącznej wysokości wydatków dotyczących cross-financingu;
• zwiększać łącznej wysokości wydatków ponoszonych poza terytorium kraju i UE;
• wpływać na wysokość i przeznaczenie pomocy publicznej lub pomocy de minimis przyznanej beneficjentowi.

Pewne ryzyka mogą powstać również wskutek zmian w prawie krajowym lub unijnym, co może mieć znaczenie dla wysokości wydatków kwalifikowalnych w projekcie. Strony mogą wówczas wnioskować o renegocjację umowy, o ile zachodzi podejrzenie:

• nieosiągnięcia założonych we wniosku celów określonych przez wskaźniki produktu i rezultatu projektu,
• nieutrzymania trwałości projektu pod warunkiem dostępności środków w ramach programu.

W artykule przedstawiliśmy kluczową rolę zarządzania ryzykiem w projektach dofinansowywanych z funduszy unijnych. Należy podkreślić to, że dokładna analiza przyszłych zagrożeń pozwala zminimalizować straty i skutecznie reagować na problemy. Sposób identyfikacji ryzyka zależy od rodzaju projektu, gdzie w działaniach miękkich (EFS+) kluczowa jest diagnoza potrzeb odbiorców, natomiast w projektach twardych (EFRR) wymagana jest formalna ocena prawdopodobieństwa i skutków negatywnych zdarzeń. W obliczu zagrożeń koordynator projektu może unikać, ograniczać, akceptować lub dzielić ryzyko z partnerami.

Ostateczną formą obrony przed negatywnymi skutkami jest wprowadzanie zmian w projekcie przez system CST 2021, przy czym beneficjenci mają też ograniczoną elastyczność budżetową pozwalającą na samodzielne przesunięcia do 10% środków pomiędzy zadaniami.