Wniosek o płatność w projekcie unijnym - jakie są najważniejsze zasady do jego przygotowania?

Przedsiębiorca, który podpisał umowę o dofinansowanie projektu w ramach Funduszy Europejskich, przed przystąpieniem do jego realizacji powinien zapoznać się ze wszystkimi obowiązkami wynikającymi z samej umowy oraz wytycznymi programowymi, a także horyzontalnymi. Dlaczego jest to tak ważne? Kluczowym elementem zarządzania projektem jest prawidłowe i terminowe rozliczenie wszystkich poniesionych wydatków. Odbywa się to poprzez składanie formularza jakim jest wniosek o płatność w projekcie unijnym - jakie są najważniejsze zasady do jego przygotowania?. Błędy lub zaniedbania w tym zakresie mogą okazać bardzo kosztowne. W przypadku mniej drastycznym przedsiębiorca będzie musiał liczyć się z opóźnieniami w płatnościach, a gdy przewinienia będą poważne, konieczny będzie zwrot części dofinansowania. Z niniejszego artykułu można się dowiedzieć, jakie są najważniejsze zasady, którymi należy się kierować, aby proces rozliczenia dotacji przebiegał bezproblemowo. 

Co trzeba zrobić, aby otrzymać zaliczkę?

Większość działań, w których przedsiębiorcy są beneficjentami środków unijnych, rozliczanych jest na podstawie refundacji, czyli pokrywamy wydatki ze środków własnych, a później ubiegamy się o zwrot części poniesionych nakładów. Istnieje jednak możliwość ubiegania się o zaliczkę na poczet realizacji inwestycji. Jej maksymalna wysokość jest zawsze określona w dokumentacji konkursowej. Instytucja Pośrednicząca zazwyczaj stawia jednak pewne warunki, które muszą zostać spełnione, aby doszło do jej wypłaty. Jeżeli chcemy wystąpić o pierwszą transzę zaliczki, należy:

• złożyć zabezpieczenie realizacji umowy – może to być weksel, gwarancja bankowa, gwarancja ubezpieczeniowa lub blokada środków na rachunku bankowym (ten warunek nie występuje jednak w każdym konkursie);
• musi być ona zgodna z harmonogramem płatności (zawsze).

Pewnie większość przedsiębiorców zastanawia się, jak to wygląda w przypadku kolejnych transz. Zazwyczaj trzeba wydać określony procent środków przyznanych w ramach pierwszej transzy, aby ubiegać się o drugą (może to być np. 60-70% otrzymanej kwoty). Kolejny warunek to zatwierdzenie wniosku o płatność za wcześniejszy okres.

Wniosek o płatność w projekcie unijnym - jak się przygotować?

To, jak szybko zostanie wypłacona zaliczka na rzecz beneficjenta, w dużej mierze jest uzależnione od jakości wniosku o płatność. W sytuacji, gdy Instytucja Pośrednicząca nie ma żadnych wątpliwości co do danych zawartych w dokumencie, cały proces przebiega dość sprawnie. Warto więc skupić się na tym, aby informacje były jasne, konkretne, rzeczowe i spójne ze sobą. Tworząc wniosek o płatność, na pewno należy skupić się na właściwym przygotowaniu opisu postępu rzeczowego, który składa się z następujących elementów:

• stanu realizacji zadań merytorycznych – zawierający m.in. opis działań, które zostały zrealizowane w okresie sprawozdawczym z podaniem daty ich rozpoczęcia i zakończenia, informacje o zrealizowanych zamówieniach publicznych, opis działań na rzecz równości szans płci oraz osób z niepełnosprawnościami, a także wskazanie ewentualnych odstępstw od harmonogramu realizacji;
• kosztów pośrednich – czyli np. informacje o prowadzeniu rekrutacji do projektu, stworzeniu strony internetowej wraz z oświadczeniem o kwocie poniesionych kosztów pośrednich;
• występujących problemów – czyli informacje o problemach, które wystąpiły, podjętych działaniach naprawczych oraz ryzyku nieosiągnięcia wskaźników (tego pola nie można pozostawić pustego, nawet jeżeli problemy nie wystąpiły);
• planowanego przebiegu realizacji projektu – w tej części określamy zadania w podziale na etapy wraz z podaniem daty ich rozpoczęcia i zakończenia, do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność. 

W jaki sposób przygotować zestawienie dokumentów?

Bardzo ważny elementem wniosku o płatność jest zestawienie dokumentów. Błędy na tym etapie mogą skutkować wezwaniem do złożenia wyjaśnień lub zwróceniem wniosku do poprawy. W pierwszej części należy właściwie określić numer dokumentu, datę zapłaty oraz numer kontraktu (wybierany jest on z listy rozwijanej). W kolejnej części rozliczenia wypełniamy pole dotyczące nazwy towaru lub usługi. W celu lepszego zobrazowania, co trzeba wpisać w powyższe pole, posłużymy się następującymi przykładami:

1. jeżeli rozliczamy personel zaangażowany w realizację zadań, na pewno należy podać imię i nazwisko, stanowisko w projekcie, okres, za jaki zostało wypłacone wynagrodzenie, kwoty netto/brutto, rodzaj umowy wraz z podaniem zakresu czynności lub zakresu obowiązków, wymiar etatu lub liczbę przepracowanych godzin;
2. jeżeli rozliczamy szkolenie, wskazujemy nazwę i termin szkolenia, kierunek delegacji, liczbę zrealizowanych godzin, liczbę przeszkolonych osób czy liczbę zakupionych towarów.

Czym jest obowiązek należytego udokumentowania wydatków?

Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 to podstawowy akt prawny, który trzeba mieć pod ręką podczas realizacji projektu unijnego. To właśnie w tym dokumencie beneficjent może sprawdzić, co wiąże się z obowiązkiem należytego udokumentowania wydatków. Każdy dokument księgowy, który stanowi potwierdzenie poniesienia wydatku w ramach projektu, powinien być właściwie opisany, czyli zawierać:

• numer umowy o dofinansowaniu,
• informację o współfinansowaniu z właściwego programu (EFRR, EFS+, FS),
• nazwę zadania i kosztu,
• kwotę kwalifikowaną,
• informację o sprawdzeniu dokumentu pod względem formalno-prawnym i merytorycznym z podpisami,
• odniesienie do ustawy Prawo zamówień publicznych lub zasady konkurencyjności.

Beneficjenci czasem mają wątpliwości, czy dokument potwierdzający poniesienie wydatku musi mieć formę papierową. Instytucje Pośredniczące dopuszczają zarówno faktury papierowe, jak i elektroniczne. Najważniejsze jest, aby przechowywać dokumenty w oryginale i pamiętać, że podlegają one archiwizacji. 

Wniosek o płatność w projekcie unijnym - harmonogram płatności

W trakcie akceptacji rozliczeń Instytucja Pośrednicząca sprawdzi, czy poszczególne wydatki były ponoszone zgodnie z harmonogramem płatności. Jest to bardzo ważna kwestia, gdyż zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie w przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę wydatków kwalifikowanych wynikającą z harmonogramu płatności Instytucja Pośrednicząca nałoży odsetki i wezwie do ich zwrotu. Beneficjent musi więc pamiętać o bieżącej aktualizacji harmonogramu płatności. Aby nie narazić się na odsetki i skutecznie złożyć aktualizację harmonogramu, należy to zrobić najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, za który składamy wniosek o płatność. Przedstawmy to na konkretnym przykładzie: jeżeli okres rozliczeniowy trwa od 1 lipca do 30 września 2025 roku, to aktualizacja harmonogramu płatności powinna być przekazana za pośrednictwem systemu do 30 września 2025 roku. Oczywiście samo złożenie aktualizacji nie oznacza z automatu, że w takiej formie zostanie ona zatwierdzona przez Instytucje, ale beneficjent może spać spokojnie, ponieważ dochował terminu.

Kiedy beneficjent będzie zobowiązany do zapłaty odsetek?

Opisując zagadnienie wniosku o płatność, trzeba również wspomnieć o odsetkach. Kiedy zatem beneficjent na pewno będzie musiał je zapłacić? Sprawdźmy, jak to wygląda w przypadku projektu dofinansowanego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Plus. Przedsiębiorca musi liczyć się z karą, gdy:

1. nie złoży wniosku o płatność na kwotę rozliczającą 70% przekazanych zaliczek,
2. nie zwróci niewykorzystanej części zaliczki.

Odsetki zostają naliczone przez Instytucję Pośredniczącą w terminie 14 dni kalendarzowych, licząc od dnia upływu terminu na złożenie wniosku o płatność, od środków pozostałych do rozliczenia 70% przekazanej transzy. Należy również wspomnieć, że odsetki zostaną naliczone również w sytuacji, gdy beneficjent spóźni się ze złożeniem wniosku o płatność o ponad 14 dni w stosunku do terminu wynikającego z umowy o dofinansowanie. Warto pamiętać o tych przypadkach, gdyż Instytucja Pośrednicząca nie ma możliwości odstąpienia od naliczenia odsetek.

Przygotowanie wniosku o płatność to kluczowy etap rozliczenia projektu, który jest finansowany z Funduszy Europejskich. Beneficjenci muszą pamiętać, że w umowie o dofinansowanie są określone najważniejsze zasady realizacji, czyli warunki kwalifikowalności wydatków, harmonogram płatności, terminy składania wniosków oraz wymagane załączniki. Przedsiębiorcy, którzy przystępują do składania wniosku o płatność, muszą również mieć pod ręką instrukcje oraz wytyczne Instytucji Zarządzających, które pozwolą uniknąć poważnych błędów. W ramach opracowania przedstawiliśmy najważniejsze zasady, którymi należy się kierować przy sporządzaniu wniosku o płatność. Trzeba jednak pamiętać, że przedstawione zagadnienia nie wyczerpują tematu. Jeżeli na etapie realizacji projektu napotkamy trudności, warto od razu informować o tym Instytucję Pośredniczącą, co na pewno pozwoli uniknąć poważnych konsekwencji.