Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy sporządzić aneks do umowy o pracę?

Zawarcie z pracownikiem umowy o pracę nie oznacza, że warunki w niej zawarte są niezmienne. Pracodawca ma prawo zmodyfikować postanowienia takiego dokumentu, zarówno na korzyść, jak i niekorzyść osoby zatrudnionej. Pracownik ma natomiast prawo nie zgodzić się z wprowadzanymi zmianami - wówczas obowiązującą moc zachowują dotychczasowe elementy porozumienia między stronami.

Czym jest aneks do umowy o pracę?

Zmiana warunków umowy o pracę na mocy porozumienia stron, zwana potocznie aneksem do umowy, to najczęściej stosowana forma zmiany umowy. Dzieje się tak, ponieważ za jej pomocą możliwa jest modyfikacja praktycznie wszystkich postanowień kontraktu. Drugą możliwością jest tzw. wypowiedzenie zmieniające, jednak możliwości jego zastosowania są mocno ograniczone (np. nie może służyć do zmiany rodzaju umowy o pracę - z zawartej na czas nieokreślony na umowę na czas określony).

Aneks stanowi dodatkowy dokument, zmieniający warunki umowy o pracę mocą zgodnej woli stron. Do zmiany postanowień dochodzi, kiedy propozycja pracodawcy zostaje zaakceptowana przez pracownika, w terminie uzgodnionym przez strony. Co ważne, porozumienie zmieniające (aneks) może zostać przez strony zawarte nawet w czasie, kiedy pracownik podlega szczególnej ochronie z mocy przepisów prawa, np. pracownica w okresie ciąży, pracownik w wieku przedemerytalnym, pracownik w trakcie zwolnienia lekarskiego itp.

Wystarczy podpisanie aneksu

Aneks traktuje się jak zgodne oświadczenie woli, dlatego też cała procedura wprowadzenia zmian w postanowieniach umowy o pracę polega na złożeniu przez obie strony podpisów na wzorze dokumentu. Powinien on zawierać co najmniej:

  • datę i miejsce zawarcia umowy,
  • oznaczenie dokumentu, czyli ANEKS DO UMOWY O PRACĘ,
  • wskazanie stron umowy,
  • wskazanie umowy, której dotyczy aneks oraz od kiedy obowiązuje,
  • opis zmienianych elementów i wprowadzanych na ich miejsce,
  • zastrzeżenie, że pozostałe z warunków umowy nie ulegają zmianie,
  • podpisy i pieczątki stron.

Przez wzgląd fakt, iż umowa o pracę zawsze musi być sporządzona w formie pisemnej, aneks również powinien być sporządzony z zachowaniem tej formy, w dwóch egzemplarzach - po jednym dla każdej ze stron. W momencie zaakceptowania aneksu przez pracownika (czyli złożenia na nim podpisu) staje się on integralną częścią umowy o pracę.

Kiedy aneks do umowy o pracę?

Zmiana warunków zatrudnienia w drodze porozumienia stron może mieć miejsce w każdym czasie. Jedynym warunkiem jest w tym wypadku zgoda pracownika. Co ważne, z propozycją zmian może wystąpić zarówno pracodawca, jak i osoba zatrudniająca. Ten pierwszy ma prawo zaproponować zmianę w każdym czasie - nawet wówczas, gdy pracownik jest objęty szczególną ochroną, tj. przebywa na zwolnieniu lekarskim, urlopie wypoczynkowym, czy też jest w ciąży.

Od kiedy i do kiedy obowiązują zmiany wprowadzane aneksem do umowy o pracę?

W przypadku aneksu to strony ustalają termin wejścia w życie wprowadzanych zmian - nie muszą one czekać na upływ okresów wypowiedzenia. Co ważne, strony umowy mogą w ten sposób wprowadzić modyfikacje bezterminowe, jak i obowiązujące przez ściśle określony czas (musi być wskazana data początkowa oraz końcowa zmian w umowie).

Co zmienimy aneksem do umowy o pracę?

Jak zostało już wspomniane, aneksem można zmieniać praktycznie wszystkie warunki zawartej umowy o pracę. Modyfikacje w takim wypadku mogą dotyczyć:

  • wynagrodzenia (w tym miejscu warto przypomnieć, iż nie może być ono niższe niż wynagrodzenie minimalne określone w odrębnych przepisach),
  • wymiaru czasu pracy,
  • stanowiska pracy. 

Uwaga!

Pracodawcy często zastanawiają się, czy w przypadku umów o pracę przewidujących płacę minimalną konieczne jest sporządzanie aneksów uwzględniających zmianę wysokości minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku. Sposób postępowania zależy w tym wypadku od zapisów zawartych w umowie. Jeżeli wynagrodzenie jest określone kwotowo, wówczas w sytuacji zmiany wysokości płacy minimalnej pracodawca powinien sporządzić aneks zmieniający wartość wynagrodzenia. Jeżeli natomiast w umowie występuje zapis „pracownikowi będzie przysługiwać wynagrodzenie w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę określonego w odrębnych przepisach”, w takim wypadku pracodawca powinien jedynie poinformować pracownika o zmianie wysokości wynagrodzenia, bez konieczności sporządzania aneksu.

Prawo do odmowy

Pracownik ma prawo nie zgodzić się na zmiany wprowadzane do postanowień umowy o pracę, nawet wówczas, gdy są one dla niego korzystne. Przykładową sytuacją może być odmowa podpisania aneksu, który podwyższa wynagrodzenie, przez co pracownik będzie zobowiązany do opłacania wyższego podatku dochodowego. W takim wypadku zmiana nie jest wprowadzana i obowiązują dotychczasowe postanowienia umowy o pracę.