Otrzymałem fakturę zaliczkową na 50% wartości zamówienia. Prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz jestem podatnikiem VAT. Bardzo proszę o podpowiedź czy fakturę zaliczkową mogę zaksięgować pod datą jej wystawienia?

Faktura zaliczkowa daje prawo do odliczenia VAT, a więc można ją ująć bezpośrednio w rejestrze zakupu VAT. Księgowania dokonuje się pod datą otrzymania faktury. Dokument ten nie jest jednak podstawą do dokonania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Po otrzymaniu faktury końcowej przy realizacji zamówienia, należy dokonać wpisu do KPiR w dacie jej wystawienia. Pozostała część podatku VAT będzie mogła zostać ujęta w rejestrze VAT zakupu w dacie otrzymania faktury końcowej.

Chciałabym wprowadzić do ewidencji środków trwałych mieszkanie, w którym prowadzę działalność gospodarczą. Zastanawiam się jednak, jaką wartość początkową powinnam przyjąć. Całą cenę zakupu, powiększoną o zapłacone już odsetki od kredytu, czy też proporcjonalną wartość dotyczącą części lokalu, w którym prowadzona jest działalność (około 20% lokalu). Czy powinnam brać pod uwagę również takie pomieszczenia, jak garaż, piwnice i grunt?

Jak w takim przypadku rozliczać opłaty za czynsz, media i energię oraz ewidencjonować ją w KPiR? Do ustalenia wartości mieszkania wprowadzanego w części wykorzystywanej w działalności do środków trwałych należy posłużyć się specjalnie obliczonym współczynnikiem, np. procentowy udział przeznaczonej na potrzeby działalności części lokalu w całej powierzchni mieszkania - czyli wskazane przez Panią 20%. Wartość początkową mieszkania należy powiększyć o zapłacone odsetki od kredytu, również w proporcji przypadającej na część użytkowaną w działalności. Od tej kwoty należy rozpocząć dokonywanie odpisów amortyzacyjnych. Bieżące opłaty za czynsz i odsetki od kredytu - zapłacone, wraz z dowodem zapłaty, księguje się na podstawie dowodu wewnętrznego na koniec każdego miesiąca także w proporcjonalnej części przypadającej na powierzchnie wykorzystywaną w działalności gospodarczej. Jeżeli chodzi o wydatki na media, np.: energię elektryczną, wodę, ścieki, gaz, wywóz nieczystości, to one również mogą stanowić koszt uzyskania przychodu na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego. Jednym z rozwiązań, które pozwalają na ustalenie, jaka część mediów zostaje zużyta w ramach działalności, jest założenie osobnych liczników w celu ich pomiaru. Innym rozwiązaniem będzie sporządzenie odpowiedniej notatki uzasadniającej w logiczny sposób przyjętą metodę dokonywania rozliczeń, która przekona organ podatkowy.

Planuję przeprowadzić w moim sklepie konkurs z nagrodami dla zwycięzców. Nagrodami będzie asortyment, który mam w swoim sklepie. Jak zewidencjonować takie zdarzenie gospodarcze?

Wydatki poniesione na fundowanie nagród w konkursach mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem, że takie działanie posiada cechy reklamy - tzn. ma na celu zachęcenie potencjalnych klientów do zakupu konkretnych towarów lub skorzystania z określonych usług. Jeśli wydatek spełnia warunki reklamy, należy go zaksięgować do kolumny 13 KPiR, jako pozostałe wydatki. Natomiast samo księgowanie wydania towarów klientowi będzie zależało od charakteru przekazania - czy jest ono nieodpłatne czy odpłatne oraz jaka jest jego wartość. Zgodnie z ustawą o VAT, jeśli wartość przekazanego klientowi gratisu nie przekroczy w ciągu jednego roku podatkowego 10 zł, to przedsiębiorca nie ma obowiązku ujmowania takiego wydania w żadnej ewidencji. Jeśli natomiast wartość prezentu jest większa niż 10 zł, natomiast mniejsza niż 100 zł, podatnik ma obowiązek uwzględnić ją specjalnej ewidencji.

Prowadzę działalność gospodarczą we własnym lokalu mieszkalnym, który jest własnością zarówno moją, jak i mojej żony (łączy nas wspólność majątkowa). Pod firmę wydzielony został pokój o powierzchni 20 m2 (ogólna powierzchnia mieszkania wynosi 80 m2). W związku z tym, że oboje jesteśmy właścicielami lokalu, faktury wystawiane są na nas oboje. Czy mimo to faktury takie mogą być podstawą ujęcia wydatku w kosztach?

W sytuacji gdy lokal jest wykorzystywany zarówno do celów mieszkalnych, jak i do celów prowadzenia działalności, należy dokonać odpowiedniego podziału kosztów. Co do zasady odpowiednim będzie zastosowanie proporcji powierzchni wykorzystywanej do celów działalności w stosunku do całości mieszkania. W Pańskim przypadku współczynnik ten będzie wynosił 25%: (20 m 2 / 80 m 2 ) * 100% = 25% Prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów koniecznym jest wystawienie dowodu wewnętrznego, pod który należy podpiąć fakturę wraz z wyliczeniami. Dowód wewnętrzny proszę zewidencjonować w kol. 13 księgi - pozostałe wydatki. W kosztach nie można ująć wartości wynikającej z faktury, bowiem lokal nie jest użytkowany jedynie do celów firmowych.

Prowadzę sklep warzywniczy, jednak zdarza się, że swoje produkty oferuje również na jarmarkach lub targowiskach. Każdego dnia na stoisku pojawia się inkasent z urzędu miasta, który pobiera tzw. opłatę targową, na którą wystawia druk ścisłego zarachowania. Czy mogę ująć dany wydatek w kosztach, jeżeli tak to w jaki sposób? Nadmienię tylko, że prowadzę KPiR.

Może Pan opłatę targową zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu na podstawie otrzymanego druku ścisłego zarachowania. Należy w tym celu wystawić dowód wewnętrzny oraz podpiąć do niego druczek opłaty targowej, ponieważ jako całość będą stanowić kompletny dowód księgowy. Możliwe jest także zastosowanie metody wystawiania zbiorczych dowodów wewnętrznych na koniec miesiąca dla opłat targowych, które zostały poniesione w danym okresie. Wówczas ważne jest, aby wszystkie potwierdzenia opłat podpinać pod sporządzony dowód wewnętrzny.

Czy fakturę za zakup magazynów i czasopism związanych z branżą geodezyjną, w której spejalizuje się moja firma, mogę zaliczyć do kosztów mojej firmy oraz odliczyć podatek VAT?

W kosztach może ujmować Pan te wydatki, które spełniają wymogi art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Aby możliwe było zaliczenie zakupu czasopism czy książek do kosztów uzyskania przychodów, nie mogą one być wykorzystywane przez przedsiębiorcę do celów prywatnych. Proszę pamiętać, iż to na Panu jako podatniku ciąży obowiązek udowodnienia, iż dany wydatek został poniesiony w związku z prowadzoną działalnością. W sytuacji, gdy prowadzi Pan księgowość w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów tego typu fakturę należy ująć w kol. 13 - "Pozostałe wydatki". Natomiast, jeżeli chodzi o kwestię odliczenia podatku VAT, to gdy zakupione czasopisma służą opodatkowanej działalności gospodarczej, wówczas co do zasady może pomniejszyć Pan podatek VAT należny o VAT naliczony wynikający z faktury. Bowiem art. 86 ust. 1 ustawy o VAT jasno określa, że: “w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (...)”

Zajmuję się wytwarzaniem biżuterii i różnych ozdobnych bibelotów. Oprócz materiałów, które zamawiam z hurtowni zdarza mi się wykorzystywać do produkcji także przedmioty znalezione, czy też uzyskane ze starych mebli lub rupieci. W jaki sposób ewidencjonować tego typu materiały? Jak ustalać wartość początkową?

Nie należy uwzględniać w kosztach materiałów, których Pani nie zakupiła, a uzyskała lub znalazła - nie są to bowiem wydatki poniesione w ramach prowadzonej działalności. Ponadto nie jest możliwe ustalenie ich wartości początkowej. Natomiast dla celów porządkowych, warto przyjęcie takich materiałów zewidencjonować protokołem poza ewidencją księgową. Sporządzony protokół należy dołączyć do dokumentacji firmy.

Jak zaksięgować zakup szyldu reklamowego, który zostanie zamontowany na jednym z bloków mieszkalnych w centrum miasta?

Większość szyldów reklamowych jest tak skonstruowana, że w dowolnej chwili można je zdemontować i zamontować w innym miejscu. W sytuacji, gdy mamy do czynienia z tego typu konstrukcją i jej wartość przekracza kwotę 3.500 zł, wówczas stanowi ona środek trwały podlegający amortyzacji. Jak wynika z klasyfikacji środków trwałych odpowiednią KŚT będzie tutaj 808 - "Pozostałe narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie, gdzie indziej niesklasyfikowane" oraz stawka amortyzacji 20% w skali roku. A więc szyld co do zasady będzie amortyzowany przez okres 5 lat. Natomiast gdy ogólna wartość szyldu reklamowego nie przekracza granicznej kwoty 3.500 zł, wówczas jego zakup należy ująć w kol. 13 KPiR - "Pozostałe wydatki".

Czy prowadząc KPiR w systemie teleinformatycznym mogę ją przechowywać w wersji pliku PDF?

Obecnie obowiązujące przepisy nie pozwalają na przechowywanie KPiR wyłącznie w postaci elektronicznej. Powinna być ona drukowana co miesiąc, najpóźniej do 20. dnia kolejnego miesiąca. W postaci papierowej warto również przechowywać rejestry VAT, składane deklaracje rozliczeniowe (zarówno okresowe, jak i roczne), jak też dodatkowe ewidencje - np. ewidencja przebiegu pojazdów oraz ewidencja środków trwałych.

Zakupiłam na firmę laptop i niszczarkę. Znajdują się one na jednej na fakturze, a ich łączna wartość przekracza kwotę 3500 zł. Jak mam rozliczyć tego typu wydatek?

Znaczenie w tej kwestii ma wartość jednostkowa poszczególnych składników - laptopa i niszczarki. Nie stanowią one bowiem jednego środka trwałego - każdy z nich jest kompletny i zdatny do użytku w sposób indywidualny. W przypadku, gdy wartość poszczególnych składników - tzn. laptopa i niszczarki - nie przekracza kwoty 3500 zł, tego typu wydatki można ująć bezpośrednio w kosztach - fakturę należy zaksięgować w kolumnie 13 - pozostałe wydatki. Natomiast gdy wartość któregoś ze składników przekracza kwotę 3500 zł, należy wprowadzić go do ewidencji środków trwałych i poddać amortyzacji.

Kilka dni przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej otrzymałem w drodze darowizny samochód osobowy. Czy mogę wprowadzić go do ewidencji środków trwałych przed przerejestrowaniem na siebie, czy też najpierw muszę pojazd przerejestrować, a potem wprowadzić do ewidencji?

Warunkiem uznania składnika majątku za środek trwały jest m.in. jego nabycie i posiadanie tytułu jego własności, także poprzez nieodpłatną darowiznę. Za wartość początkową samochodu uważa się wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny określa tę wartość w niższej wysokości. W sytuacji, gdy wartość środka trwałego nie przekracza kwoty 3.500 PLN można zastosować jednorazową amortyzację, gdzie 100% wartości od razu jest ujmowane w kosztach działalności. Wtedy też odpis amortyzacyjny jest księgowany w miesiącu przyjęcia środka trwałego do użytkowania w kol. 13 KPiR - "Pozostałe wydatki". Pojazd można wprowadzić do firmy w momencie, kiedy jest kompletny i zdatny do użytku, a więc jeszcze przed przerejestrowaniem na siebie - spełnia bowiem warunek dopuszczenia do poruszania się po drodze.

Przeczytałem ostatnio, iż istnieje możliwość zaliczenia nadpłaty w VAT na poczet innych zobowiązań podatkowych. Jak to wygląda od strony praktycznej? Trzeba składać jakąś specjalną deklarację w tej sprawie?

W przypadku nadpłaty podatku ma Pan możliwość przeznaczenia jej na bieżące lub przyszłe zobowiązania podatkowe. Przede wszystkim złożona powinna zostać deklaracja VAT-7/VAT-7K, w której nadwyżka do zwrotu zostanie wykazana (w polu nr 51 deklaracji VAT-7 (14) i VAT-7K (8)). Do deklaracji należy dołączyć wniosek z prośbą o przeksięgowanie nadpłaty na poczet bieżących/przyszłych zobowiązań podatkowych z tytułu PIT.

Ponad dwa lata temu dokonałem zakupu komputera za 8.000 zł, który wprowadziłem do ewidencji środków trwałych. Obecnie chciałbym go wycofać z majątku firmy. Czy muszę go w tej sytuacji sprzedawać?

Wszystko zależy od tego, czy komputer zostanie faktycznie sprzedany, czy też przekazany na cele prywatne. W przypadku sprzedaży należy wystawić fakturę na cenę umowną, która jednak nie powinna być niższa od aktualnej wartości rynkowej sprzętu. W przypadku przekazania na cele prywatne ma znaczenie, czy przy zakupie sprzętu istniało prawo do odliczenia podatku VAT. Jeżeli istniało, to należy wystawić fakturę wewnętrzną, na której zostanie wykazana bieżąca wartość sprzętu, wraz z podatkiem. Wartość podatku VAT należy wtedy ująć bezpośrednim wpisem wyłącznie w rejestrze sprzedaży VAT.

Czy zakupiony dla celów prowadzonej działalności aparat fotograficzny od prywatnej osoby można uznać za koszt? Posiadam jedynie umowę sprzedaży. Jeżeli może ona stanowić dowód zakupu, to jakie informacje powinny się na niej znaleźć?

Jeżeli zakupu dokonano od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, dokumentem potwierdzającym transakcję będzie właśnie umowa sprzedaży. Może ona wówczas stanowić podstawę ujęcia kosztu w KPiR. Umowa sprzedaży powinna zawierać co najmniej dane dotyczące: stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której umowa dotyczy, daty sporządzenia umowy oraz daty dokonania faktycznego zakupu, jeżeli różni się od daty sporządzenia umowy, przedmiotu operacji gospodarczej i jego wartości oraz ilościowe określenie, jeżeli jest wymierny w jednostkach naturalnych, podpisów osób obu stron. Dodatkowo trzeba pamiętać, że jeżeli wartość zakupionego aparatu przekracza 3500 zł, należy wprowadzić go do ewidencji środków trwałych przedsiębiorstwa. Wówczas koszt podatkowy będą stanowiły odpisy amortyzacyjne ujęte w KPiR.

Mam pytanie odnośnie faktur zbiorczych. Wydaję klientowi towar z magazynu na podstawie WZ, w związku z tym chciałbym wystawiać fakturę zbiorczą raz na trzy miesiące. Czy mogę w ten sposób postępować, czy muszę wystawiać faktury co miesiąc, aby rozliczyć podatek VAT?

Proszę pamiętać, iż dokument WZ nie jest dla jego wystawcy dokumentem księgowym i nie podlega ewidencji w KPiR. Zgodnie z art. 14 ust. 1c za datę powstania przychodu uznaje się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później jednak niż dzień wystawienia faktury lub otrzymania należności. Jeżeli chodzi o wystawianie zbiorczych faktur, zgodnie z przepisami jest Pan zobowiązany do wystawiania ich nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę. Oznacza to, iż może Pan wystawiać dokumenty WZ, a do nich fakturę zbiorczą raz na miesiąc dla danego klienta.