Wdrożenie obowiązkowego KSeF rodzi wiele pytań dotyczących dokumentacji podatkowej, zwłaszcza w kwestii tego, czy przechowywanie faktur z KSeF wymaga ich drukowania. Choć faktury sprzedaży są automatycznie archiwizowane w systemie, przedsiębiorcy muszą pamiętać o swoich obowiązkach w zakresie ich przechowywania oraz o zasadach archiwizacji dokumentacji firmowej.
Czy przechowywanie faktur z KSeF wymaga ich drukowania?
Obowiązkowy KSeF nie oznacza, że przedsiębiorca przestaje odpowiadać za dokumentację podatkową, ale część dokumentacji firmowej, tzn. faktury sprzedaży przedsiębiorcy, jest zapisywana i przechowywana w tym systemie. Generalnie nie ma obowiązku drukowania faktur sprzedaży zapisanych w KSeF. Jak natomiast analizować archiwizację w KSeF na gruncie zasad przechowywania dokumentacji firmowej?
Czym jest faktura ustrukturyzowana oraz Krajowy System e-Faktur
Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, zwanej dalej ustawą o VAT), faktura ustrukturyzowana jest dokumentem wystawionym w określonej strukturze logicznej i przesłanym do KSeF, który po jej weryfikacji odrzuca albo akceptuje daną fakturę, a następnie nadaje jej unikalny numer KSeF.
Krajowy System e-Faktur został stworzony w celu wystawiania, zarządzania, archiwizowania i kontroli faktur w postaci ustrukturyzowanej. KSeF służy do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,
- powiadamiania podmiotów uprawnionych do KSeF o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub ich odebraniu,
- uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, posiadanych przez podmioty uprawnione do korzystania z KSeF,
- wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
- dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
- otrzymywania faktur ustrukturyzowanych,
- przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
- oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur,
- analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
- powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
- powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury udostępnionym przez KSeF,
- powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur,
- powiadamiania podmiotów innych niż uprawnione (uwierzytelnione) o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Faktura ustrukturyzowana w KSeF a obowiązek przechowywania dokumentacji
Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Analogiczna zasada dotyczy faktur wystawionych w określonych trybach offline, po ich przesłaniu do systemu.Jeżeli okres przechowywania faktur ustrukturyzowanych (dosłanych do KSeF) upłynie przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik przechowuje te faktury poza KSeF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Jeżeli więc okres przechowywania faktur w KSeF zakończy się przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik musi i tak przechowywać te faktury, ale już poza KSeF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W tym celu musi przed upływem 10-letniego okresu pobrać je z KSeF.
Przykład 1
Podatnik wystawił ustrukturyzowaną fakturę sprzedaży dnia 05.02.2026 r. Jak długo faktura ta będzie przechowywana w KSeF?
Faktura ta będzie przechowywana w KSeF do 31.12.2036 r.
W praktyce księgowej mogą występować równolegle różne elementy dokumentacji związanej z fakturą. Należy odróżnić samą fakturę od dokumentów pomocniczych.
Aktualnie podstawowym dokumentem sprzedaży w prawnym obiegu gospodarczym jest faktura ustrukturyzowana znajdująca się w KSeF. Poza nią warto jednak, aby przedsiębiorca przechowywał wszelkie inne dokumenty związane z działalnością gospodarczą, m.in. zamówienie, umowę, protokół odbioru, dokument magazynowy, potwierdzenie wykonania usługi czy dokument dotyczący płatności.
Pozostałe dokumenty, które mogą stanowić podstawę zapisów księgowych, a więc mogą być dowodami księgowymi, mają ogromne znaczenie dla rozliczenia podatkowego, a ich przechowywanie może niekiedy wynikać z odrębnych przepisów niż regulacje KSeF.
Warto natomiast odnotować, iż z kolei dokument UPO nie musi być przechowywany przez podatnika jako obowiązkowy dokument podlegający archiwizacji. Warto natomiast go posiadać w zbiorze zarchiwizowanych dokumentów z uwagi chociażby na numer KSeF.
Przykład 2
Faktura wystawiona w 2026 r. pozostaje w KSeF do końca 2036 r. Czy podatnik musi w 2037 r. nadal przechowywać fakturę poza KSeF?
Jeżeli okoliczności dotyczące konkretnego zobowiązania podatkowego wynikającego z danej faktury będą wskazywały na obowiązek jej przechowywania dłużej niż 10 lat, wówczas dokument ten powinien zostać zabezpieczony poza KSeF przed jego usunięciem z systemu.
Czy faktury ustrukturyzowane trzeba drukować?
Nie ma potrzeby drukowania faktury ustrukturyzowanej, czyli faktury wystawionej przy pomocy KSeF albo przesłanej do KSeF w odpowiednim terminie.
Faktura przechowywana jest w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku wystawienia.
Podatnik nie jest zobowiązany do przechowywania faktur sprzedaży w postaci papierowej lub elektronicznej kopii przez cały okres 10 lat. Należy oczywiście pamiętać o przypadku przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli o konieczności pobrania faktury z KSeF przed zakończeniem 10-letniego okresu i jej dalszym przechowywaniu poza systemem. Gdy bowiem po tym okresie nadal trwa obowiązek podatkowy dotyczący danej faktury (danych faktur), to fakturę już poza KSeF należy przechowywać do końca trwania okresu przedawnienia podatkowego.
Należy przy tym pamiętać, iż faktura ustrukturyzowana to nie jej wizualizacja,np. w formacie PDF lub w formie papierowej. Wydruk faktury ani graficzna wizualizacja nie są więc fakturą ustrukturyzowaną, której zachowanie byłoby konieczne dla celów archiwizacji w KSeF.
Trzeba w tym miejscu zaznaczyć, iż elektroniczna albo papierowa archiwizacja dokumentów firmowych wymaga zachowania autentyczności, integralności i czytelności dokumentów oraz zapewnienia możliwości ich szybkiego odszukania i udostępnienia organom.
W nawiązaniu do art. 112a ustawy o VAT podatnik przechowuje zarówno wystawione przez siebie faktury, jak i otrzymane:
- w podziale na okresy rozliczeniowe,
- w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
- z zachowaniem autentyczności pochodzenia,
- z zachowaniem integralności treści,
- z zachowaniem czytelności,
- od momentu wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Przykład 3
Jednoosobowy przedsiębiorca prowadzi działalność polegającą na świadczeniu usług informatycznych. Wystawia faktury sprzedaży przy pomocy KSeF. Średnia miesięczna liczba wystawianych faktur sprzedaży wynosi 20. Dokumentacja księgowa jest prowadzona przy zastosowaniu programu księgowego i zapisywana elektronicznie.
Czy przedsiębiorca ma obowiązek druku jakiejkolwiek wystawianej w KSeF faktury sprzedaży?
Nie ma obowiązku drukowania każdej faktury. Niemniej inaczej może wyglądać sytuacja po upływie 10 lat, jeżeli termin przedawnienia konkretnego zobowiązania jeszcze nie nastąpił. Wtedy fakturę należy pobrać z KSeF i przechowywać poza systemem.
Tak więc sama faktura w KSeF to istnienie dokumentu potwierdzającego wystąpienie transakcji sprzedaży. Natomiast w sporze z organem podatkowym ogromne znaczenie mają inne dokumenty występujące przy tej transakcji, np. umowa, protokół wykonania usługi, specyfikacja zamówienia, listy przewozowe, korespondencja, raport czy ewidencja czasu pracy.Przechowywanie wyłącznie faktury sprzedaży może odebrać podatnikowi możliwość dysponowania wystarczającą dokumentacją dla celów dowodowych.
Dlatego zasady archiwizacji w firmie winny obejmować nie tylko faktury, ale również dokumenty, które pozwalają wykazać rzeczywisty przebieg transakcji. Podatnik musi również zapewnić organom podatkowym na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku dokumentów przechowywanych elektronicznie, także możliwość ich pobrania i przetwarzania zawartych w nich danych.Archiwum faktur winno pozwalać na szybkie odnalezienie dokumentu, np. według numeru KSeF, okresu rozliczeniowego, kontrahenta czy numeru faktury. Należy w tym miejscu zaznaczyć, iż fiskus dopuszcza elektroniczne przechowywanie faktur, i to nie tylko w ramach KSeF.
W interpretacji indywidualnej z dnia 23.07.2026 r. o sygn. 0111-KDIB3-3.4012.223.2026.3.MW wskazano, że podatnik ma możliwość przechowywania dokumentów księgowych, w tym faktur sprzedażowych i zakupowych, wyłącznie elektronicznie, bez konieczności utrzymywania wersji papierowej, przy czym ustawa o VAT nie ogranicza prawa do odliczenia VAT w zależności od sposobu przechowywania faktur.
Powyższe potwierdzają inne interpretacje indywidualne, jak np. z dnia 26.05.2025 r. o sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.349.2025.2.PRP albo z dnia 09.08.2023 r. o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.320.2023.4.KF.
Słowo o ustawie o rachunkowości oraz KSeF
Dodatkowym poziomem regulacji jest ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522). Jeżeli przedsiębiorca prowadzi księgi rachunkowe, faktura z KSeF stanowi jeden z dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisu w księgach.
Ustawa o rachunkowości dopuszcza prowadzenie dokumentacji w systemach informatycznych, ale jednostka powinna posiadać odpowiednio opisaną politykę rachunkowości, w tym zasady ochrony danych i ich zbiorów. Mówi o tym art. 73 oraz 73a ustawy o rachunkowości.
Natomiast w art. 74 ust. 1 oraz 2 ustawy o rachunkowości jest mowa o tym, iż niżej wymienione dokumenty powinny być przechowywane:
- księgi rachunkowe – 5 lat,
- zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, odmowa podpisu sprawozdania oraz oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia, jeżeli zostały sporządzone, podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe,
- karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,
- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
- dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
- dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,
- dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
- dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
- pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – 5 lat.
Powyższe okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.
W tym miejscu należy uwypuklić jedną bardzo ważną rzecz. Nie należy automatycznie utożsamiać 5-letniego okresu wynikającego z ustawy o rachunkowości z okresem przechowywania faktury dla celów VAT. W zakresie VAT decydują przede wszystkim przepisy art. 112, 112a i 112aa ustawy o VAT.
Może więc powstać sytuacja, w której dokument należy przechowywać dłużej z przyczyn podatkowych albo z uwagi na szczególny charakter operacji.
Drukowanie faktur z KSeF
Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorca drukował wizualizacje faktur zapisanych w KSeF, jeżeli jest to z pewnych względów potrzebne w firmie. Nie ma jednak takiego obowiązku.
Druk faktur zapisanych w KSeF może być w pewnym sensie uzasadniony, jeżeli w działalności wciąż funkcjonuje papierowy obieg dokumentów. Przykładowo realizacja konkretnego projektu często analizowana jest wtedy na podstawie kompletu dokumentów w postaci papierowej.
Trzeba jednak pamiętać, że papierowa wizualizacja to nie faktura ustrukturyzowana. Szczególne znaczenie ma to w przypadku dokumentów generowanych z systemu, których wygląd może różnić się od pierwotnej struktury XML.
Uwaga na sankcje związane z niewłaściwą archiwizacją
W odniesieniu do KSeF trzeba dodatkowo odróżnić sankcje za naruszenie obowiązku wystawiania faktur w systemie od konsekwencji wadliwego archiwizowania dokumentacji.
W rozliczeniu za 2026 r. sankcje za błędy związane z KSeF nie są stosowane.
Natomiast od rozliczenia za styczeń 2027 r. będą już obowiązywały kary za błędy w KSeF przewidziane w art. 106ni ustawy o VAT, m.in. za niewystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF lub nieterminowe przesłanie faktury wystawionej w określonym trybie poza systemem.
Nie należy jednak utożsamiać tych sankcji z karą za brak wydrukowanych faktur, bo takowa w ogóle nie występuje. Natomiast brak papierowej lub elektronicznej kopii faktury z KSeF oczywiście sam w sobie nie stanowi naruszenia obowiązku archiwizacyjnego.
Niemniej gdy podatnik nie jest w stanie przedstawić dokumentacji wymaganej przez przepisy podatkowe, np. utracił możliwość dostępu do faktury z KSeF, bo została po 10 latach usunięta, wówczas nie może przedstawić wszystkich dowodów potwierdzających wystąpienie zdarzenia gospodarczego.
