Czy mogę do kosztów podatkowych zaliczyć fakturę za zakup okularów korekcyjnych zaordynowanych przez okulistę? Cały czas pracuję przed komputerem, co mocno obciąża moje oczy.

Okulary zakupione przez przedsiębiorcę dla siebie traktowane są jak wydatek osobisty, niemający związku z prowadzoną działalnością. Stąd też nie może Pani ująć wspomnianej faktury w kosztach podatkowych. Takie stanowiska przyjmują zwykle organy podatkowe.

Jakiś czas temu udało mi się wygrać dwie nagrody pieniężne w konkursach. Czy uzyskane kwoty powinna doliczyć do przychodu oraz rozliczyć w zeznaniu podatkowym? Wspomnę tylko, że rozliczam dochód z działalności na zasadach ogólnych według skali.

Jeżeli nagrody zostały otrzymane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej oraz są z nią związane, wówczas należy je rozliczyć w rocznym zeznaniu podatkowym PIT-36 - razem z dochodem uzyskanym z działalności na zasadach ogólnych. Wówczas całkowitą kwotę nagród należy zamieścić w części D.1. Dochody i straty podatnika pozycja 8 - Inne źródła - w formularzu PIT-36.

Czy od nowego roku poprawne jest stosowanie na fakturze nazwy “data sprzedaży” zamiast “data dokonania dostawy lub wykonania usługi”?

Elementy jakie powinna zawierać faktura aktualnie są regulowane w ustawie o VAT art. 106e. Data sprzedaży, która widnieje na fakturze zgodnie z Ustawą o VAT art. 2 pkt 22 - mówi, iż pod pojęciem sprzedaży - rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. Dlatego też zapisana na fakturze data sprzedaży jest tożsama z określeniem data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi. Zatem stosowanie wspomnianego nazewnictwa dat nie będzie rodziło negatywnych konsekwencji.

W październiku 2013 roku wystawiłem fakturę sprzedaży dotyczącą dokonanej dostawy towarów. W styczniu 2014 roku nabywca dokonał zwrotu towaru, w związku z czym wystawiłem fakturę korygującą. Czy przychód powinienem skorygować w okresie bieżącym, czy też cofnąć się do października 2013 roku?

Kwestia przychodów została uregulowana w art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zauważyć należy, że w żadnym z ustępów nie odnosi się on do ich korygowania. Jednak, zgodnie z linią orzecznictwa organów podatkowych podatnik powinien dokonać korekty w okresie pierwotnym powstania przychodu, a więc w Pańskim przypadku w październiku 2013 roku. Bowiem w ocenie organów faktura korygująca nie dokumentuje odrębnego, niezależnego zdarzenia gospodarczego, lecz odnosi się ściśle do stanu zaistniałego w przeszłości. Punktem odniesienia do faktury korygującej jest zatem faktura pierwotna.

Sprzedaż na rzecz osób prywatnych rejestruję na kasie fiskalnej. Dotychczas oczywiste pomyłki oraz zwroty ujmowałam w zeszycie korekt. Wiem, że od jakiegoś czasu powinnam prowadzić dodatkowe ewidencje zamiast wspomnianego zeszytu. W przypadku, gdy posiadam kilka kas fiskalnych, to czy dla każdej należy prowadzić oddzielne ewidencje?

Rejestrując na kasie fiskalnej sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych podatnik jest zobligowany do prowadzenia dwóch ewidencji: ewidencji zwrotów, oraz ewidencji oczywistych pomyłek. Tego typu zdarzeń nie ujmuje się bezpośrednio na kasie. Zgodnie z par. 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas fiskalnych ewidencje zwrotów i uznanych reklamacji powinna zawierać: datę sprzedaży, nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy, termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi, wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży, zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży, dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę. Natomiast w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji: błędnie zewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego), krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka. Gdy wystąpi oczywista pomyłka podatnik jest zobligowany do zewidencjonowania prawidłowej wartości przy zastosowaniu kasy. Tego typu ewidencje co do zasady może Pani w dalszym ciągu prowadzić w zeszycie, przy czym musi zawierać dane wymagane rozporządzeniem. W przypadku, gdy przedsiębiorca korzysta z więcej niż jednej kasy zeszyty zwrotów powinny być prowadzone dla każdej kasy z osobna. Natomiast ewidencja pomyłek może być prowadzona dla wszystkich kas rejestrujących. Przy czym konieczne będzie uwzględnienie podziału na poszczególne kasy rejestrujące.

Założyłam działalność gospodarczą o profilu fotograficznym. Zakupiłam w związku z tym body oraz obiektywy. W jaki sposób powinnam ująć taki wydatek w kosztach?

Sposób zaksięgowania zakupu body oraz obiektywu będzie zależał od kilku aspektów. Przede wszystkim, jeśli wartość zakupionego sprzętu (body oraz obiektywów) nie przekroczy 3.500 zł, możliwe jest ujęcie tego wydatku jednorazowo w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13, jako pozostały wydatek. Jeśli natomiast wartość sprzętu przekracza 3.500 zł i planuje go Pani wykorzystywać w firmie przez okres dłuższy niż rok, konieczne będzie ujęcie wydatku jako środka trwałego firmy. Konieczne przy tym będzie uwzględnienie body oraz obiektywów jako jednego środka trwałego - należy bowiem pamiętać, że aby sprzęt mógł zostać uznany za środek trwały, musi być kompletny, zdatny do użytku oraz być własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy. Dlatego też samo body bądź same obiektywy nie mogą zostać w tej sytuacji uznane za środki trwałe. Natomiast w komplecie należy ująć je w ewidencji środków trwałych, a w podatkowej księdze przychodów i rozchodów księgując odpisy amortyzacyjne - także do kolumny 13.

Na koniec stycznia 2014 r. wystawiłem fakturę za usługę informatyczną dla kontrahenta z Niemiec. Wartość do zapłaty wykazana na fakturze była w euro. Klient przelał mi należność na moje konto walutowe, ale o 10 euro za mało, tłumacząc to kosztami przelewu. Czy brakująca kwota stanowi różnicę kursową?

#reklama# Kontrahent przelał Panu za małą ilość pieniędzy, co świadczy o niedopłacie do faktury. Co do zasady brakująca kwota powinna zostać przez niego uregulowana. Wartość nieotrzymanych 10 euro nie może zostać potraktowana jako różnica kursowa. Różnice kursowe zwiększają odpowiednio przychody (kol. 8 KPiR) lub koszty (kol. 13 KPiR). Faktury sprzedaży wystawione w walutach obcych przelicza się na PLN według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ich wystawienie. W momencie otrzymania zapłaty na konto walutowe otrzymaną wartość przelicza się również po kursie NBP z dnia poprzedzającego wpływ. Jeżeli faktycznie otrzymana wartość jest większa to dodatnia różnica kursowa stanowi przychód z działalności. Jeśli natomiast jest mniejsza, to będzie kosztem. W przypadku niedopłaty różnice kursowe należy rozliczać tylko w stosunku do otrzymanej wartości. Jeżeli zatem faktura opiewa na 1.000 euro a kontrahent przelał tylko 990 euro, to różnice kursowe wylicza się tylko w stosunku do kwoty 990 EUR.

Posiadam w ewidencji środków trwałych samochód, który chciałbym sprzedać. Samochód jest używany, zatem czy odpowiednia będzie w tym przypadku faktura VAT-Marża?

W sytuacji, w której sprzedaje Pan pojazd będący dotychczas środkiem trwałym w Pańskiej firmie, nie powinno stosować się procedury VAT marża - zgodnie z przepisami, mechanizm ten przeznaczony jest dla towarów używanych nabytych do dalszej odsprzedaży, a nie do takich, które były uprzednio wykorzystywane w firmie. Zgodnie z obecnym stanem prawnym (od stycznia do końca marca 2014), sprzedaż samochodu stanowiącego środek trwały w Pańskiej firmie, jest uzależniona od faktu, czy przy jego nabyciu miał Pan prawo do odliczenia podatku VAT. Jak wynika z par. 3 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia w sprawie zwolnień od podatku VAT oraz warunków ich stosowania - zwolniona od podatku jest sprzedaż pojazdów, przy zakupie których przysługiwało podatnikowi prawo do odliczenia naliczonego podatku w wysokości 50% lub 60%, jednak nie więcej niż odpowiednio 5.000 zł i 6.000 zł. Jeśli natomiast nie miał Pan takiego prawa przy nabyciu samochodu (np. zakup na umowę kupna-sprzedaży), to obecnie sprzedaż należy opodatkować stawką 23% VAT. Zatem, sprzedaż samochodu będącego Pańskim środkiem trwałym, należałoby udokumentować za pomocą tradycyjnej faktury. W zależności od wskazanych wcześniej informacji, należy wybrać stawkę podatku 23% lub zwolnioną (zw.).

Mam pytanie odnośnie wydatków na wyżywienie. Prowadzę działalność gospodarczą (KPiR, korzystam ze zwolnienia z VAT), która wiąże się z częstymi wyjazdami i pracą w delegacji. Czy mogę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki poniesione na wyżywienie podczas wyjazdu na zlecenie?

Wydatki na wyżywienie w trakcie podróży służbowej mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, ale jedynie do wysokości diet przysługujących pracownikom. Aktualnie dobowa wysokość takiej diety wynosi 30 zł. Należy wziąć pod uwagę również długość podróży, ponieważ dla podróży trwającej nie dłużej niż dobę: od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety (15 zł), powyżej 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości (30 zł), oraz dla podróży dłuższej niż doba: za każdą pełną dobę - przysługuje dieta w pełnej wysokości (30 zł), za dobę rozpoczętą i trwającą ponad 8 godzin - dieta w pełnej wysokości (30 zł), za dobę rozpoczętą, trwającą do 8 godzin - połowa diety (15 zł). Proszę przy tym pamiętać, iż podróż służbowa może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli rzeczywiście przyczyniła się do osiągnięcia dochodu lub zabezpieczenia źródła przychodu zgodnie z art. 22 ustawy o PIT. Wszystkie wydatki związane z podróżą służbową powinien Pan zaksięgować w kol. 13 KPiR - pozostałe wydatki w jednej pozycji jako “Rozliczenie podróży służbowej”.

Chciałbym stworzyć w mojej działalności maszynę, która będzie używana na moim stanowisku pracy. W jaki sposób powinienem zaksięgować zakup materiałów do budowy takiej maszyny - czy będą to materiały podstawowe? Rozliczam się za pomocą zasad ogólnych i jestem czynnym podatnikiem VAT.

Jeśli zsumowana wartość wszystkich elementów, które wchodzą w skład tworzonej przez Pana maszyny, nie przekroczą 3.500 zł netto, ich zakup należy ująć w kolumnie 13 KPiR - jako pozostałe wydatki. Jeśli natomiast wartość ta będzie większa niż 3.500 zł, maszyna taka powinna zostać potraktowana jako wytworzony we własnym zakresie środek trwały. Podatek VAT z faktur za zakup poszczególnych części można odliczać na bieżąco i ujmować w rejestrze zakupu VAT. Natomiast w celu ustalenia wartości początkowej środka trwałego należy zsumować wartość netto ze wspomnianych faktur. Podczas wprowadzania sprzętu do ewidencji środków trwałych wszystkie faktury powinny zostać podpięte pod dokument OT (przyjęcia środka trwałego). Wartość środka trwałego zostanie uwzględniona w kosztach firmowych w postaci odpisów amortyzacyjnych, księgowanych w kolumnie 13 KPiR - pozostałe wydatki.

Swoją sprzedaż na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności rejestruję za pomocą kasy fiskalnej. Oprócz tego wystawiam faktury na rzecz firm oraz faktury do paragonu, jeśli prywatny klient chce taką otrzymać. W związku z tym księgując faktury w KPiR mam luki w numeracji. Czy nie jest to błędem?

Faktur wystawionych do paragonów nie należy już ujmować w KPiR (wartość sprzedaży powinna zostać zaksięgowana na podstawie raportu z kasy). Faktury należy jednak przechowywać wraz z dokumentacją księgową. Luka w numeracji dokumentów zawartych w KPiR nie jest błędem, tak się zdarza właśnie podczas wystawiania faktur do paragonu. Rozwiązaniem w tej sytuacji jest nadanie dwóch różnych serii numeracji dla faktur wystawianych na rzecz firm oraz faktur do paragonu, które nie będą już księgowane. Ustawa o VAT wskazuje, że możliwe jest stosowanie jednej lub więcej serii. Wtedy też uniknie się problemu powstających luk.

Czy wraz z fakturami zakupowymi powinienem przechowywać jakieś potwierdzenia ich opłacenia? Mogę to opisać sam, czy też nie jest to istotne i w razie kontroli wystarczą same dokumenty?

Co do zasady, w przepisach prawa podatkowego nie został zawarty formalny wymóg przechowywania w dokumentacji firmowej dowodów zapłaty. Jednakże należy pamiętać, że w razie ewentualnej kontroli to na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia, że należność została rzeczywiście uregulowana. Obowiązek ten jest szczególnie istotny w kontekście korekty kosztów, która obowiązuje od początku 2013 r. Zatem, potwierdzenie zapłaty, mimo iż niewymagane, mogą być przydatne w trakcie kontroli. Co ważne, w przypadku płatności przelewem nie jest konieczne podpinanie pod każdą z nich potwierdzenia przelewu - możliwe jest natomiast opisanie faktury “Zapłacono przelewem dnia…”. W takiej sytuacji do dokumentacji firmy należy dołączyć jedynie miesięczny wyciąg z konta.

Prowadzę agencję reklamową. Zlecenia wydruku ulotek dla klientów przekazuję zewnętrznej drukarni. Następnie do ceny zamówienia doliczam swój zarobek i wystawiam klientowi fakturę. Moja wątpliwość dotyczy tego, w jaki sposób należy zewidencjonować koszt wydruku ulotek - są to towary handlowe, czy też pozostałe wydatki?

Koszty wydruku książek, czasopism, ulotek itp. mogą być księgowane na dwa różne sposoby - zgodnie z interpretacjami organów skarbowych oraz orzecznictwem sądów. Sposób ujęcia kosztu w KPiR jest uzależniony od tego, kto dostarczył niezbędne do wydruku materiały (czyli np. papier). Jeśli była to własność zamawiającego, to w takiej sytuacji drukarnia świadczy wyłącznie usługę drukarską, którą należy zaksięgować w kolumnie 13 - "Pozostałe wydatki". Jeśli jednak, to drukarnia zapewniła materiały podstawowe, to w takiej sytuacji zakup ulotek do dalszej odsprzedaży należy potraktować jako zakup towarów handlowych i zaksięgować koszt w kolumnie 10 księgi - "Zakup towarów handlowych i materiałów".

Prowadzę działalność handlową przez Internet, gdzie towary przesyłam klientom za pośrednictwem kuriera. W bieżącym miesiącu wystawiłem fakturę dla kontrahenta za zakup wyrobów ze szkła. Niestety towar uległ zniszczeniu podczas przesyłki i odbiorca złożył stosowną reklamacje z dołączonymi zdjęciami stłuczonego przedmiotu. Domaga się także wymiany na towar wolny od wad, a ja zamierzam tak właśnie postąpić. Jak mogę ująć dane uszkodzenie towaru w kosztach? Czy muszę wystawić fakturę korygującą?

Jeżeli towar zostaje wysłany nabywcy na wymianę, wówczas można jedynie zastosować sporządzenie protokołu uszkodzenia towaru z informacją, że wysłano nowy produkt klientowi. Natomiast nie ma potrzeby wystawiania faktury korygującej oraz nowej faktury sprzedaży. Protokół uszkodzenia towaru należy sporządzić na podstawie otrzymanej reklamacji. W dokumencie tym powinien Pan podać wartość towaru według ceny nabycia wynikającej z dowodu zakupu. Wówczas protokół będzie podstawą do przeksięgowania kosztu z kosztów nabycia towarów na pozostałe wydatki. Wartość uszkodzonych towarów należy wyksięgować z kolumny 10. - “Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych” zapisując łączną kwotę straty ze znakiem “minus”, a następnie tę samą wartość, już ze znakiem dodatnim ująć w kolumnie 13. - “Pozostałe wydatki”. Podstawą księgowania jest protokół, więc zdarzenie ujmuje się pod datą jego sporządzenia, a jako numer dowodu podaje się właśnie numer protokołu uszkodzenia towaru.

Ostatnio zorientowałem się, że źle interpretowałem przepisy dotyczące obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej na kasie fiskalnej. Według moich obliczeń wynika, iż limit 20 tys. przekroczyłem jakieś 4 miesiące temu. Co w takiej sytuacji należy zrobić? Jakie grożą mi konsekwencje?

Proszę pamiętać, iż przy obliczaniu obrotu powinien Pan wziąć pod uwagę wyłącznie sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych. Rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych na kasie fiskalnej powinno nastąpić w okresie 2 miesięcy od miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie wspomnianego limitu. Jeżeli powinien Pan ewidencjonować sprzedaż na rzecz ww. podmiotów na kasie fiskalnej już od jakiegoś czasu, wówczas bezzwłocznie powinien Pan zaopatrzyć się w takie urządzenie. Dobrym rozwiązaniem może w tym wypadku okazać się również skorzystanie z instytucji tzw. czynnego żalu - działanie takie może pomóc Panu w uniknięciu negatywnych konsekwencji lub wpłynąć na złagodzenie kary.