Do prawidłowego zarządzania przepływem materiałów bądź towarów, niezbędne jest prowadzenie dokumentacji magazynowej przez dany podmiot. O tym, w jaki sposób będzie prowadzona, decyduje kierownik jednostki bądź właściciel działalności. Jednym z najczęściej stosowanych dokumentów magazynowych jest wydanie zewnętrzne WZ.
Dokumenty, które potwierdzają ruch w magazynie, to:
1. Dokumenty przychodu towarów/materiałów:
-
PZ (przyjęcie z zewnątrz)
-
PW (przyjęcie wewnętrzne)
-
MM (przesunięcie międzymagazynowe)
2. Dokumenty rozchodu towarów/materiałów:
-
WZ (wydanie na zewnątrz)
-
RW (rozchód wewnętrzny)
-
MM (przesunięcie międzymagazynowe).
Wydanie zewnętrzne, czyli dokument WZ
Dokument WZ zaliczany jest do dowodów magazynowych. Dokumentuje on wydanie towarów lub materiałów z magazynu. Najczęściej sprzedaż dokumentowana jest w pierwszej kolejności dokumentem WZ, dopiero później fakturą.
| Uwaga! Fakturę do każdego dokumentu WZ należy wystawić w nieprzekraczalnym terminie 7 dni. Nie ma jednak obowiązku działania odwrotnego – do każdej faktury nie musi być wystawiony dokument WZ. |
Specyfiką dokumentów WZ jest fakt, że dokumentują rozchód towarów czy materiałów, jednak nie stanowią dokumentu księgowego. Jest tylko jeden wyjątek od tej reguły – jeśli odbiorca, po otrzymaniu towaru, dokona na nim obrotu jeszcze przed otrzymaniem faktury.
Wydanie zewnętrzne (WZ) - elementy
Prawidłowo sporządzony dokument WZ będzie zawierał:
-
numer kolejny dokumentu,
-
datę wystawienia,
-
datę wydania towaru/materiału,
-
oznaczenie towaru/materiału,
-
cenę jednostkową,
-
ilość wydanego towaru/materiału,
-
dane wystawcy i odbiorcy,
-
podpis osoby upoważnionej do wystawiania WZ.
