Nadchodzi rewolucja w ZUS. Zgodnie z projektem, obecne dokumenty rozliczeniowe (takie jak ZUS DRA) zostaną zastąpione Jednolitym Plikiem Ubezpieczeniowym (JPU). Płatnicy składek będą zobowiązani jedynie do przekazania ZUS minimalnej liczby danych Głównym celem projektu jest zmniejszenie obciążeń i uproszczenie procedur dla płatników składek (w tym przedsiębiorców) poprzez eliminację konieczności powielania danych, które Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) już posiada w swoich systemach.
ZUS samodzielnie rozliczy składki czyli Jednolity Plik Ubezpieczeniowy (JPU)
Obecnie to na płatnikach składek spoczywa ten skomplikowany i czasochłonny proces, często prowadzący do błędów i w konsekwencji do sankcji. Jednolity Plik Ubezpieczeniowy (JPU) ma stać się centralnym zbiorem danych o płatnikach i osobach ubezpieczonych, przekazywanych w pełni elektronicznie do ZUS. Rozwiązanie to pozwoli zautomatyzować proces zgłaszania do ubezpieczeń, wyliczania składek oraz ustalania uprawnień do świadczeń.
Na podstawie informacji zawartych w JPU oraz danych już zgromadzonych w swoich systemach ZUS będzie samodzielnie przygotowywał projekty dokumentów rozliczeniowych. Płatnik otrzyma możliwość ich zatwierdzenia, poprawienia bądź uzupełnienia, a brak reakcji zostanie potraktowany jako automatyczna akceptacja. Nowe przepisy przewidują również odmienny harmonogram przekazywania danych oraz opracowywanie przez ZUS dodatkowych zestawień – przykładowo rocznego rozliczenia składki zdrowotnej z uwzględnieniem ulg i zwolnień.
Etapy wprowadzania reformy ZUS
Wdrożenie nowego modelu rozliczania składek, polegającego na przejęciu naliczeń przez ZUS, odbędzie się w dwóch etapach, co ma zapewnić odpowiedni czas na adaptację systemów.
Etap I: Uproszczenie dla Samozatrudnionych (od 1 stycznia 2028 r.)
Pierwszy etap dotyczy głównie przedsiębiorców opłacających składki wyłącznie za siebie (JDG, duchowni). Ich obowiązki zostaną zminimalizowane: będą przekazywać ZUS tylko dane o przychodach/dochodach, a ZUS sam sporządzi pełne rozliczenie i wystawi notę do zapłaty.
Etap II: Integracja Pracodawców i Spółek (od 1 stycznia 2031 r.)
Drugi etap obejmie pozostałych płatników składek (pracodawców i spółki). Wymagać to będzie pełnej integracji systemów kadrowo-płacowych firm z ZUS za pomocą Jednolitego Pliku Ubezpieczeniowego (JPU). Trzyletnie przesunięcie tego terminu ma dać czas na dostosowanie i integrację systemów kadrowo-płacowych.
Podsumowanie
Dla przedsiębiorców wprowadzenie Jednolitego Pliku Ubezpieczeniowego ma oznaczać przede wszystkim odciążenie od biurokracji. Zamiast poświęcać czas na przygotowywanie licznych formularzy i ręczne wyliczanie składek, płatnicy będą mogli skupić się na prowadzeniu i rozwijaniu swojej działalności. Automatyczne przygotowywanie dokumentów rozliczeniowych przez ZUS zwiększy pewność poprawnych wyliczeń, a tym samym ograniczy liczbę błędów i konieczność prowadzenia żmudnych postępowań wyjaśniających. Na zmianach zyska także sam Zakład Ubezpieczeń Społecznych – dzięki cyfryzacji i integracji danych jego praca stanie się bardziej zautomatyzowana, szybsza i wydajniejsza.
Według obecnych zapowiedzi, Rada Ministrów planuje przyjąć projekt w pierwszym kwartale 2026 roku.
