Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencjonowanie czasu pracy na umowie zleceniu - wzór z omówieniem

Zleceniodawcy podpisujący umowy ze zleceniobiorcami zobowiązani będą prowadzić ewidencjonowanie czasu pracy. Wiąże się to z wejściem w życie przepisów dotyczących wypłacania minimalnego wynagrodzenia za godzinę pracy z tytułu umowy zlecenia oraz umowy o świadczenie usług.

Darmowy wzór ewidencjonowania czasu pracy zleceniobiorcy w formacie PDF i XLS

Do pobrania:

pdf
Wzór ewidencjonowania czasu pracy wykonywania umowy zlecenie.pdf druk do ręcznego wypełnienia
xls
Wzór ewidencjonowania czasu pracy wykonywania umowy zlecenie.xls druk do ręcznego wypełnienia

Minimalna stawka godzinowa na umowie zleceniu

Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wprowadza bezwzględny obowiązek stosowania minimalnej stawki godzinowej w przypadku zawarcia umowy zlecenia oraz umów o świadczenie usług. Nieprzestrzeganie tego obowiązku skutkować będzie sankcjami dla zleceniodawcy – jak wskazano w art. 8e ustawy, osoba, która nie stosuje się do wspomnianych przepisów, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Minimalna stawka godzinowa w 2020 roku wynosi 17 zł brutto, natomiast w 2021 roku będzie to 18,30 zł. Podana kwota jest kwotą brutto.

Przykład 1.

W listopadzie 2020 roku pan Marcin zawarł z firmą kurierską umowę zlecenie, w której strony zgodziły się na wynagrodzenie w wysokości 2000 zł miesięcznie. Aby zachowana została minimalna stawka godzinowa, pan Marcin nie może przepracować w miesiącu więcej niż 117 godzin (2000 zł / 17 zł/godz.). Jeśli liczba godzin będzie wyższa, wówczas zleceniodawca powinien zapłacić zleceniobiorcy za każdą godzinę pracy 17 zł.

Minimalna stawka godzinowa zmienia się każdego roku. W sytuacji gdy pracownik ma wynagrodzenie określone stawką za godzinę pracy, a jego umowa wykracza poza dany rok, to od początku kolejnego roku powinien otrzymywać większe wynagrodzenie, nawet jeśli umowa nie została zmieniona.

Przykład 2.

Karol podpisał umowę zlecenie na pół roku – od 1 października 2020 roku do 31 marca 2021 roku. W dokumencie wskazano, że za swoją pracę będzie otrzymywał 17 zł brutto za godzinę. Takie wynagrodzenie powinien dostać za październik, listopad i grudzień 2020 roku, natomiast od stycznia do marca, nawet jeśli zleceniodawca nie zmieni stawki w umowie, Karol musi otrzymać 18,30 zł za 1 godzinę pracy.

Jak wspomniano wcześniej, minimalna stawka godzinowa dotyczy nie tylko umów zleceń, ale również umów o świadczenie usług. Oznacza to, że również przedsiębiorcy podpisujący między sobą umowę współpracy powinni pamiętać o konieczności zapewnienia minimalnej stawki godzinowej.

Ewidencjonowanie czasu pracy zleceniobiorcy lub osoby świadczącej usługi

Zgodnie z przepisami dla zleceniodawcy obowiązkowe staje się ewidencjonowanie czasu pracy zleceniobiorców i osób świadczących usługi. Jednakże ustawodawca nie wskazał, jak to robić, tym samym dając stronom swobodę w tym zakresie.

Ustalenia czasu wykonywania czynności co do zasady powinny być uregulowane w umowie, a jeżeli nie zostały tam wskazane, wówczas zleceniobiorca przedkłada zleceniodawcy – w formie pisemnej – informację o liczbie godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usług. Informacja taka musi być złożona zleceniodawcy w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.

Art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę

„1. W przypadku umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 Kodeksu cywilnego, strony określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.

2. W przypadku gdy strony w umowie nie określą sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.

3. Jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, przed rozpoczęciem wykonania zlecenia lub świadczenia usług, potwierdza przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, a w przypadku braku takiego potwierdzenia przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio”.

Przyjęta przez strony forma ewidencjonowania godzin wykonywania usługi musi w przyszłości umożliwić odpowiedzialnym organom sprawdzenie, czy zostały zachowane wymogi w zakresie przestrzegania minimalnej stawki godzinowej.

Przykład 3.

Pani Karolina w ramach prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej zawarła umowę o świadczenie usług z dużą spółką. W umowie zostało określone wynagrodzenie miesięczne w wysokości 3000 zł. W takiej sytuacji pani Karolina powinna prowadzić ewidencję przepracowanych godzin potwierdzającą, że została jej zapewniona minimalna stawka godzinowa.

Przykład 4.

Pani Anna zawarła umowę zlecenie z firmą X. Fakturę za swoje usługi wystawia 5. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Strony ustaliły w umowie, że ewidencjonowanie czasu pracy będzie miało formę oświadczenia o sumie przepracowanych w ciągu miesiąca godzin. Dokument ten należy przekazać usługobiorcy do ostatniego dnia danego miesiąca, bowiem na jego podstawie odbędzie się sprawdzenie, czy usługodawca miał zapewnione minimalne wynagrodzenie za jedną godzinę swojej pracy.

Ewidencjonowanie czasu pracy – wzór

Strony umowy mogą dowolnie potwierdzać liczbę przepracowanych godzin, stąd nie ma konieczności posługiwania się jednym wzorem. Równie dobrze dokumentowanie liczby przepracowanych godzin może mieć formę oświadczenia zleceniobiorcy. Ważne jest bowiem, aby przed ewentualną kontrolą strony były w stanie potwierdzić, że za jedną godzinę pracy została wypłacona co najmniej minimalna stawka, jaka obowiązuje w danym roku.

Przechowywanie ewidencji czasu pracy zleceniobiorców

Zleceniodawca czy usługobiorca, na rzecz którego wykonywane jest zlecenie czy świadczone są usługi, jest zobowiązany do przechowywania dokumentów związanych z ewidencjonowania czasu pracy przez 3 lata liczone od momentu, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu „Przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, na rzecz której jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi, przechowuje dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług oraz dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne”.

Przykład 5.

Firma X podpisała z osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą umowę o świadczenie usług. Fakturę za wykonanie usługi usługodawca wystawił 30 października 2020 roku z 7-dniowym terminem płatności. Oznacza to, że zapłata za wykonane usługi jest wymagalna na 6 listopada 2020 roku. W takiej sytuacji ewidencję przepracowanych godzin należy przechowywać do 6 listopada 2023 roku.

Ewidencjonowanie czasu pracy w systemie wFirma.pl

W systemie wFirma.pl w prosty sposób można prowadzić ewidencję czasu pracy zleceniobiorców. Wystarczy podczas dodawania umowy zlecenia KADRY » UMOWY » DODAJ » UMOWA ZLECENIE w zakładce Podstawowe informacje zaznaczyć okienko przy Ewidencja czasu pracy.ewidencjonowanie czasu pracy - dodawanie umowy

Dzięki temu podczas generowania umowy do wydruku zostanie dołączone oświadczenie, na podstawie którego zleceniobiorca może potwierdzić liczbę godzin.

ewidencjonowanie czasu pracy - oświadczenie

 

Możliwość wydruku oświadczenia o przepracowanych godzinach występuje również podczas generowania rachunku, gdzie w KADRY » RACHUNKI » DODAJ » RACHUNEK po pojawieniu się okna wystarczy w zakładce Zaawansowane zaznaczyć opcję Ewidencja czasu pracy.

 ewidencjonowanie czasu pracy - wydruk rachunku

Wtedy podczas wydruku rachunku pojawi się przy nim również oświadczenie.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy w przypadku umów zleceń jest obowiązkowe. Służy ono głównie celom dowodowym – powinno potwierdzać, że zleceniobiorca ma zapewnioną minimalną stawkę godzinową obowiązującą w danym roku kalendarzowym.