Poradnik Przedsiębiorcy

Wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem jest możliwe

Zakończenie stosunku pracy może przybrać różne formy, ważne jest jednak, aby było zgodne z prawem. Czy wypowiedzenie umowy o pracę przekazane e-mailem jest możliwe? Jeśli tak, to o czym trzeba wtedy pamiętać? Poniżej odpowiedź na to pytanie.

Wypowiedzenie umowy o pracę

Kodeks pracy regulujący wszelkie kwestie dotyczące stosunku pracy przewiduje wypowiedzenie umowy o pracę w różnych formach, zarówno z perspektywy pracownika, jak i pracodawcy. Umowę o pracę zgodnie z art. 30 § 1 rozwiązuje się m.in.:

  • na mocy porozumienia stron;
  • przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem);
  • przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia).

W oparciu o powyższe do rozwiązania umowy wystarczy de facto oświadczenie jednej ze stron. Jak wskazuje § 3 tego samego artykułu, oświadczenie (które może złożyć każda ze stron) o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie.

Wypowiedzenie umowy o pracę złożone na piśmie

W praktyce umowa wypowiadana jest najczęściej właśnie poprzez złożenie wypowiedzenia sporządzonego na piśmie. W przypadkach kiedy nie ma możliwości przekazania drugiej stronie pisemnego wypowiedzenia osobiście, możliwym i również szeroko praktykowanym sposobem doręczenia jest wysłanie go pocztą poleconą. Oba sposoby są prawnie skuteczne.

W Kodeksie pracy nie uregulowano kwestii składania oświadczenia woli oraz jego skuteczności, dlatego będą tu miały zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.

Art. 61. Kodeksu cywilnego

§ 1. Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.

Należy zwrócić uwagę, że przed pandemią domniemanie doręczenia przesyłki miało miejsce po podwójnym awizowaniu. Oczywiście warunkiem było to, że osoba, do której kierowano pismo, wskazała na brak możliwości zapoznania się z jego treścią w danym okresie. W czasie stanu epidemii koronawirusa trzeba zwrócić uwagę na art. 98 ust. 1 o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, w którym wskazano, że „nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, których termin odbioru określony w zawiadomieniu o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tych stanów”.

Zgodnie z powyższym nieodebranie przesyłki po wystawieniu drugiego awizo wywoła jakiekolwiek skutki dopiero po 2 tygodniach od odwołania stanu epidemii. Oznacza to, że jeśli pracownik nie odebrał kierowanej do niego przesyłki w czasie pandemii, to nie uznaje się jej za doręczoną. Zatem w przypadku wypowiedzenia, które nie zostanie dostarczone, nie można przyjąć, że stosunek pracy został rozwiązany. W związku z tym, że przepisy nie regulują kwestii przyczyny nieodebrania listu, może dojść do sytuacji, gdy pracownik nie zrobi tego celowo, mimo że miał możliwość odbioru. W tym przypadku nie ma pewności, czy wypowiedzenie zostało doręczone.

Co z wypowiedzeniem umowy drogą elektroniczną?

W dobie internetu i posługiwania się powszechnie wiadomościami e-mail warto zastanowić się nad kwestią możliwości wypowiedzenia umowy właśnie drogą elektroniczną.

Kodeks pracy nie dopuszcza takiej formy rozwiązania umowy wprost. Zagadnienia nieuregulowane w ww. ustawie normuje jednak Kodeks cywilny. Zgodnie z jego art. 78 § 1 do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Nie jest natomiast zastrzeżone, że oświadczenie musi być sporządzone przez stronę własnoręcznie. Ważny jest natomiast własnoręczny podpis. W przypadku przesłanego skanu, faksu etc. nie ma takiej opcji, widnieje tam jedynie kopia odręcznego podpisania się. Zatem możliwe jest złożenie oświadczenia woli drogą elektroniczną pod warunkiem opieczętowania go bezpiecznym elektronicznym podpisem, czyli takim, który posiada potwierdzenie ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Wypowiedzenie umowy o pracę opatrzone e-podpisem

W związku z powyższym wypowiedzenie wysłane e-mailem będzie skuteczne wyłącznie wtedy, gdy zostanie opatrzone e-podpisem. Stanowisko takie przyjął w przedmiotowej sprawie Sąd Najwyższy w wyroku z 24 sierpnia 2009 roku (sygn. akt I PK 58/09).

Wyrok Sądu Najwyższego z 24 sierpnia 2009 roku, I PK 58/09

„Minimalnym wymaganiem dla zachowania formy pisemnej jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. Jedyne odstępstwo od tego zostało dopuszczone w art. 78 § 2 k.c., który umożliwia złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej w sposób równoważny ze złożonym w formie pisemnej, ale pod warunkiem opatrzenia go bezpiecznym, certyfikowanym podpisem elektronicznym”.

Co ważne, jeśli wypowiedzenie wysłane drogą elektroniczną nie zostanie opatrzone bezpiecznym podpisem kwalifikowanym, to w dalszym ciągu będzie ono niosło za sobą skutki prawne – będzie skuteczne, ale wadliwe. Pracownik może w takiej sytuacji mieć roszczenia względem pracodawcy, czyli uznanie wypowiedzenia za bezskuteczne, a następnie postulować o przywrócenie do pracy czy też o wypłatę odszkodowania.

Wyrok Sądu Najwyższego z 5 maja 2016 roku, II UK 280/15

„Oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę może być wyrażone przez każde zachowanie, ujawniające wolę w sposób dostateczny, a więc także w sposób dorozumiany, mimo jego formalnej wadliwości (art. 30 § 3 k.p.). Oświadczenie w takiej formie (ustnej, w rozmowie telefonicznej) nie powoduje nieważności dokonanej czynności prawnej, aczkolwiek upoważnia pracownika do wystąpienia na drogę sądową z odpowiednim roszczeniem przewidzianym przepisami prawa”.

Warto pamiętać, że zgodnie z art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego„oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią”. Nie jest to jednoznaczne z tym, że pracownik musi przeczytać treść maila. Tak jak wskazano w powyższym przepisie, wystarczy, że dana osoba miała taką możliwość, czyli dostatecznym będzie to, aby wypowiedzenie pojawiło się na jej skrzynce mailowej. Najlepiej, jeżeli zostanie przekazane pracownikowi na pocztę służbową, bowiem wątpliwości mogą pojawiać się przy wysyłce wypowiedzenia na adres prywatny. Jeśli nie ma możliwości wysłania wypowiedzenia na adres służbowy, to warto z wyprzedzeniem zadbać o to, aby pracownik wyraził zgodę na kontaktowanie się z nim w sprawach zawodowych poprzez prywatny adres mailowy.

Dobrą praktyką jest, aby w wiadomości zawierającej wypowiedzenie zaznaczyć funkcję potwierdzenia otrzymania maila bądź też poprosić pracownika, aby odpisał, że zapoznał się z informacjami zawartymi w wiadomości.

Podsumowując, polskie prawo dopuszcza możliwość wypowiedzenia umowy o pracę również drogą mailową, pod warunkiem że strona wypowiadająca opatrzy swoje oświadczenie bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym.