Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą często decydują się na dodatkowe zatrudnienie na etacie. Taki stan rzeczy jest jak najbardziej dopuszczalny i całkowicie zgodny z prawem, jednak przedsiębiorca powinien pamiętać, że jednoczesne prowadzenie działalności oraz zatrudnienie na podstawie umowy o pracę może mieć wpływ na składki ZUS przedsiębiorcy.
Składki ZUS przedsiębiorcy na etacie – ubezpieczenie społeczne
Co do zasady przedsiębiorca z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej zobowiązany jest do opłacania składek emerytalnych, rentowych, wypadkowych i zdrowotnych. Składki na Fundusz pracy opłacane są przez przedsiębiorców tylko w przypadku pełnych składek ZUS (duży ZUS) i do ukończenia przez przedsiębiorcę 55. roku życia w przypadku kobiet oraz 60. roku życia w przypadku mężczyzn. Co ważne, składka chorobowa przedsiębiorcy jest dobrowolna i nie ma obowiązku jej opłacania.
Przedsiębiorca zatrudniony na etacie co do zasady nie musi opłacać składek ZUS na ubezpieczenie społeczne z dwóch tytułów – działalności i umowy o pracę. Jednak aby było to możliwe w ramach etatu, jego wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę (w 2025 roku jest to kwota 4666 zł brutto). Wówczas obowiązkowym tytułem do ubezpieczeń społecznych pozostaje umowa o pracę. W przypadku gdy wynagrodzenie ze stosunku pracy jest niższe, przedsiębiorca ma obowiązek opłacania składek ZUS na ubezpieczenie społeczne z obu źródeł dochodu – firmy i etatu.
Przykład 1.
Przedsiębiorca zgłoszony jest do pełnych składek ZUS i rozpoczął pracę na etacie. Z tytułu umowy o pracę zarabia minimalną krajową, dzięki czemu z tytułu działalności gospodarczej będzie zwolniony z opłacania składek społecznych.
Przykład 2.
Przedsiębiorca opłaca preferencyjne składki ZUS i jednocześnie zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę na ½ etatu. Wynagrodzenie przedsiębiorcy z etatu wynosi 5000 zł brutto. W tym przypadku przedsiębiorca również zwolniony jest z opłacania składek społecznych z tytułu prowadzonej działalności, ponieważ wynagrodzenie z etatu jest wyższe niż minimalna krajowa. Wymiar etatu nie ma znaczenia dla celów ubezpieczeniowych.
Dobrowolna składka chorobowa
Jak już zostało wspomniane na początku artykułu, składka na ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolna. Wielu przedsiębiorców decyduje się jednak na jej opłacanie, ponieważ wynika z tego wiele korzyści. Największą z nich jest zasiłek chorobowy za okres zwolnienia lekarskiego lub w przypadku kobiet – zasiłek macierzyński. Oprócz tego za okres pobierania zasiłku przedsiębiorca ma prawo pomniejszyć wysokość składek społecznych proporcjonalnie do okresu pobierania świadczenia.
Co jednak w przypadku łączenia działalności i pracy na etat? Przedsiębiorca, który jest zwolniony z uiszczania składek społecznych z powodu opłacanych składek z tytułu umowy o pracę, nie może regulować składki chorobowej w sposób dobrowolny. Wynika to z faktu, że do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego może zgłosić się osoba ubezpieczona, dla której składki społeczne (emerytalno-rentowe) są obowiązkowe. W przypadku objęcia obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym z tytułu etatu składki społeczne są dla przedsiębiorcy dobrowolne.
Przykład 3.
Pani Sylwia prowadzi działalność gospodarczą i jednocześnie jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę, z której otrzymuje wynagrodzenie wyższe niż minimalna krajowa. Ponieważ okazało się, że niedługo zostanie mamą, chciała zgłosić się do ubezpieczeń społecznych z tytułu prowadzonej działalności, aby móc otrzymać wyższy zasiłek macierzyński. Nie jest to niestety możliwe. Pani Sylwia może zgłosić się do składek społecznych z tytułu działalności, jednak nie mają one wpływu na wysokość zasiłku macierzyńskiego. Natomiast do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego zgłosić się nie może.
Składki ZUS przedsiębiorcy na etacie – ubezpieczenie zdrowotne
W przypadku ubezpieczenia zdrowotnego sprawa wygląda nieco inaczej niż w przypadku ubezpieczenia społecznego. Przedsiębiorca pracujący na etacie jest zobligowany do opłacania składek zdrowotnych z obu tytułów – firmy oraz stosunku pracy. W tym przypadku wartość osiąganego wynagrodzenia nie ma większego znaczenia.
Etat i działalność – można korzystać z preferencji?
To, w jaki sposób praca na etacie wpływa na obowiązek opłacania składek ZUS, zostało już wyjaśnione. Należy jeszcze wytłumaczyć, że praca na etacie w wyraźny sposób wpływa na prawo do opłacania składek w preferencyjnej wysokości.
Przedsiębiorca rozpoczynający działalność gospodarczą co do zasady ma prawo skorzystać z opłacania preferencyjnych składek ZUS. Nie jest to jednak możliwe, w przypadku gdy przedsiębiorca wykonuje pracę na rzecz byłego pracodawcy. Ta zasada raczej nie budzi wątpliwości.
Jednak ZUS w interpretacji indywidualnej z 19 kwietnia 2018 roku, WPI/200000/43/344/2018, wyjaśnia, że: „[...] pod pojęciem »byłego pracodawcy« [...] należy rozumieć każdego pracodawcę, na rzecz którego praca była wykonywana dotychczas, tj. przed dniem rozpoczęcia prowadzenia działalności, w tym pracodawcę, z którym prowadzący działalność nie rozwiązał umowy o pracę. [...]”.
Jest to bardzo ważna wskazówka dla osób łączących pracę na etacie z prowadzeniem działalności. Wyjaśnimy to na poniższym przykładzie.
Przykład 4.
Pan Michał jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę i jednocześnie założył działalność gospodarczą, w ramach której wykonuje projekty dla obecnego pracodawcy (przedmiot umowy o pracę nie pokrywa się z czynnościami wykonywanymi w ramach działalności). Ponieważ z umowy o pracę wynagrodzenie pana Michała wynosi 1500 zł brutto, to z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej zobowiązany jest opłacać zarówno składki społeczne, jak i zdrowotne. Jednak z uwagi na to, że ramach prowadzonej działalności pan Michał wykonuje zadania na rzecz obecnego pracodawcy, nie może skorzystać z opłacania preferencyjnych składek opłacanych od niższej podstawy. W takiej sytuacji pan Michał powinien być zgłoszony w ZUS-ie do wszystkich składek (społecznych i zdrowotnych) z kodem 05 10 – składki ZUS przedsiębiorcy od pełnej podstawy.
Etat i działalność a zwolnienie lekarskie
Jak zostało już wyjaśnione, przedsiębiorca zatrudniony na podstawie umowy o pracę nie może być zgłoszony do ubezpieczenia chorobowego i tym samym za czas choroby nie ma prawa do pobierania zasiłku chorobowego z tytułu działalności gospodarczej. Natomiast z tytułu umowy o pracę przedsiębiorcy będzie przysługiwało, rzecz jasna, wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy. Co jednak w sytuacji, kiedy wskutek zwolnienia lekarskiego wynagrodzenie pracownika w danym miesiącu będzie niższe niż minimalna krajowa? Czy przedsiębiorca w danym miesiącu będzie musiał opłacać składki społeczne z tytułu działalności? Otóż nie. W tym przypadku ważna jest kwota wynagrodzenia przysługująca pracownikowi (przedsiębiorcy) przy przepracowaniu całego miesiąca.
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku np. urlopu bezpłatnego. Urlop bezpłatny traktowany jest jako „zawieszenie” stosunku pracy. Jeśli pracownik-przedsiębiorca będzie przebywał cały miesiąc na urlopie bezpłatnym, to za ten miesiąc z tytułu prowadzonej działalności będzie zobowiązany do opłacenia składek społecznych i składki zdrowotnej. Po powrocie z urlopu bezpłatnego przedsiębiorca ponownie będzie mógł być zwolniony z opłacania składek społecznych z tytułu działalności.
Etat i działalność a minimalne wynagrodzenie na przełomie roku
W okresie przełomu roku wielu przedsiębiorców pracujących jednocześnie na etacie zastanawia się, czy z powodu przesunięcia terminu wypłaty wynagrodzenia będą zobowiązani do opłacania składek z tytułu działalności gospodarczej. Dokładnie chodzi o to, że jeśli przedsiębiorca zatrudniony na podstawie umowy o pracę zarabia minimalną krajową, a jego pracodawca wypłaca wynagrodzenie z przesunięciem do 10. dnia kolejnego miesiąca, w praktyce oznacza to, że w styczniu pracownik otrzymuje wynagrodzenie w wysokości niższej niż obowiązuje już w styczniu.
Przykład 5.
Pani Monika z tytułu umowy o pracę otrzymuje minimalne wynagrodzenie, które jest wypłacane z przesunięciem. Jednocześnie prowadzi działalność gospodarczą, z której opłaca tylko składkę zdrowotną. Pani Monika w styczniu 2022 roku otrzymała wynagrodzenie w kwocie 3010 zł brutto, jednak od 2023 roku obowiązuje wynagrodzenie minimalne w wysokości 3490 zł brutto. Jakie składki za styczeń pani Monika powinna opłacić z tytułu działalności?
Pani Monika z tytułu działalności gospodarczej za styczeń powinna opłacić tylko składkę zdrowotną, mimo że w tym miesiącu jej wynagrodzenie z etatu wynosiło mniej niż aktualny poziom minimalnego wynagrodzenia. Takie stanowisko potwierdził ZUS w interpretacji indywidualnej nr DI/100000/43/606/2016 z 30 czerwca 2016 roku.
Składki ZUS przedsiębiorcy na etacie – podsumowanie
W sytuacji gdy wynagrodzenie z etatu przedsiębiorcy jest co najmniej równe minimalnemu wynagrodzeniu za pracę, wówczas w ramach działalności opłaca on jedynie składkę ZUS na ubezpieczenie zdrowotne oraz składki ZUS z etatu (społeczne i zdrowotną) pobierane przez zakład pracy. Przedsiębiorca pracujący na etacie musi także pamiętać że w przypadku zakończenia umowy ponowie zacznie opłacać składki społeczne.
