Dotacje na zmianę procesów produkcyjnych - jak uzyskać wsparcie?

30 listopada 2025 roku Zarząd Województwa Podlaskiego ogłosił konkurs, dzięki któremu można pozyskać dotacje na zmianę procesów produkcyjnych w ramach programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027. Od tego czasu firmy mają dwa miesiące na przygotowanie wniosku aplikacyjnego, w którym mogą uwzględnić inwestycję polegającą między innymi na przejściu z modelu cyrkularnego na liniowy, redukcji odpadów czy efektywnym gospodarowaniu surowcami. Zwycięzców konkursu poznamy w lipcu 2026 roku. Co należy zrobić, aby znaleźć się na liście podmiotów z dofinansowaniem, dowiedzą się Państwo z niniejszego artykułu. Zapraszamy do lektury.

Jakie są podstawowe założenia konkursu?

Dokumenty aplikacyjne należy złożyć na wzorach przygotowanych przez Instytucję Organizującą Konkurs. Warto o tym pamiętać, gdyż biznesplan lub arkusz kalkulacyjny, który będzie odbiegał od udostępnionego wzoru, z automatu zostaje odrzucony. Wnioskodawcy powinni również mieć na uwadze, że mają możliwość złożenia tylko jednego wniosku. Po raz kolejny w konkursie unijnym zastosowano efekty zachęty. Oznacza to, że przedsiębiorca może ubiegać się o środki tylko i wyłącznie na nową inwestycję, która najszybciej powinna rozpocząć się dzień po złożeniu wniosku. Beneficjenci, którzy chcą mieć pewność, że ich projekt uzyska dofinansowanie i wstrzymują się do tego czasu z inwestycją, będą mieli ograniczony czas na jej ukończenie. Zgodnie z regulaminem zakończenie rzeczowe inwestycji, potwierdzone protokółem odbioru, musi nastąpić do 31 grudnia 2028 roku. Środki dla przedsiębiorców pochodzą z programu regionalnego, więc nikogo nie powinno dziwić, że zarówno inwestycja musi być realizowana na terenie województwa podlaskiego, jak i wszystkie wydatki z nią związane muszą być tam zewidencjonowane. Na wsparcie inwestycji władze regionu przekażą kwotę 10 mln zł, które dobrze wydane przez przedsiębiorców mają mieć realny wpływ na rozwój ekologicznych procesów produkcyjnych oraz efektywne wykorzystanie zasobów naturalnych i surowców. Istnieje również możliwość zwiększenia alokacji konkursu o 500 000 zł. Decyzja w tym zakresie będzie podejmowana po zakończeniu procedury odwoławczej. Nie ma możliwości złożenia projektu na kwotę mniejszą niż 150 000 zł. Maksymalna wartość wydatków kwalifikowanych wynosi 5 mln zł. Wszystkie wydatki powyżej tej kwoty przedsiębiorca będzie musiał finansować ze środków własnych. 

Kto może aplikować o dotacje na zmianę procesów produkcyjnych?

Wiemy już, że inwestycja musi być zlokalizowana na terenie województwa podlaskiego. Jakie wymagania są stawiane podmiotom uprawnionym do aplikowania? O środki mogą aplikować: mikro, małe, średnie i duże przedsiębiorstwa, które wykonują działalność na terenie województwa podlaskiego. Powinno to zostać potwierdzone wpisem do CEIDG lub KRS. Wyklucza się natomiast ze wsparcia podmioty podlegające ubezpieczeniu w KRUS-ie. Komisja Oceny Projektów może zwrócić się do wnioskodawcy o dostarczenie dokumentów potwierdzających spełnienie kryterium MŚP. Wówczas należy posiłkować się załącznikiem nr I do Rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014. Trzeba również pamiętać, że w okresie od momentu złożenia wniosku poprzez okres jego oceny działalność gospodarcza nie może zostać zawieszona. Wszystkie ww. kryteria muszą być spełnione zarówno na etapie aplikowania, jak i w chwili podpisywania umowy o dofinansowania. Jest to bardzo ważne, gdyż trzeba zauważyć, że powyższe etapy dzieli zazwyczaj okres co najmniej 6 miesięcy, przez który w przedsiębiorstwach mogą zajść poważne zmiany.

Ile wynosi wsparcie w ramach projektu?

Przedsiębiorca przystępujący do projektu unijnego zawsze zadaje sobie pytanie: jaka będzie wartość dofinansowania inwestycji? W naszym przypadku odpowiedź będzie zależała od dwóch czynników, które przedstawimy szczegółowo w dalszej części artykułu. Przede wszystkim poziom dofinansowania poszczególnych kosztów jest uzależniony od rodzaju wnioskowanej pomocy oraz wielkości podmiotu. W przedmiotowym konkursie maksymalny poziom dofinansowania wydatków kształtuje się następująco:

1. w przypadku regionalnej pomocy inwestycyjnej – na podstawie Rozporządzenia Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 11 października 2022 roku w sprawie udzielania regionalnej pomocy inwestycyjnej w ramach programów regionalnych na lata 2021-2027);
2. w przypadku pomocy de minimis – na podstawie Rozporządzenia Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 17 kwietnia 2024 roku w sprawie udzielania pomocy de minimis w ramach regionalnych programów na lata 2021-2027 odpowiednio:
• 70% dofinansowania dla mikro i małych przedsiębiorstw,
• 60% dla średnich przedsiębiorstw,
• 50% dla dużych przedsiębiorstw; 
3. w przypadku pomocy inwestycyjnej na efektywne gospodarowanie zasobami i wspieranie przechodzenia na gospodarkę o obiegu zamkniętym wynosi:
• 75% dofinansowania dla mikro i małych przedsiębiorstw,
• 65% dla średnich przedsiębiorstw,
• 55% dla dużych przedsiębiorstw. 

Zatem najmniejsze podmioty (mikro i małe firmy) muszą dysponować wkładem własnym na poziomie 25%-30%, co, jeżeli chodzi o projekty unijne, można uznać za bardzo niskie zaangażowania pieniężne w inwestycję.

Co można sfinansować przez dotacje na zmianę procesów produkcyjnych? 

Przedsiębiorcy już wiedzą, w jakich kwotach mogą planować inwestycję oraz ile otrzymają wsparcia. Pora zatem przejść do katalogu wydatków kwalifikowanych. Należy bowiem wyraźnie zaznaczyć, że poniższy katalog jest zamknięty i przedsiębiorca nie sfinansuje nic spoza niego. W budżecie projektu można umieścić:

1. zakup środków trwałych, które są niezbędne do osiągnięcia celów projektu;
2. koszty nabycia wartości niematerialnych i prawnych;
3. roboty budowlane oraz właściwy nad nimi nadzór;
4. koszty dokumentacji technicznej, np. sporządzenie oceny oddziaływania na środowisko, mapy sytuujące projekt;
5. wydatki związane z odnawialnymi źródłami energii (tylko do 10% wartości projektu);
6. usługi doradcze dotyczące ochrony środowiska i kwestii energetycznych, które są świadczone przez podmioty zewnętrzne, w tym np. przygotowanie do wdrożenia w przedsiębiorstwie systemu zarządzania środowiskowego zgodnego ze standardem ISO 14001 lub systemu EMAS (z wyłączeniem kosztów finalnego uzyskania certyfikatu), opracowanie strategii GOZ, audytu GOZ – limit na ten wydatek wynosi do 5% wartości projektu;
7. koszty podatku VAT – jeżeli przedsiębiorca nie ma możliwości prawnej jego odzyskania.

Jeżeli chodzi o wydatki wymienione w pkt 1-3, to będą one finansowane w ramach regionalnej pomocy inwestycyjnej lub w ramach pomocy inwestycyjnej na efektywne gospodarowanie zasobami i wspieranie przechodzenia na gospodarkę o obiegu zamkniętym. Jeżeli zaś chodzi o pkt 4-6, to mamy do czynienia z pomocą de minimis. 

Jak wygląda procedura składania i oceny wniosków?

Cała procedura aplikowania o środki odbywa się elektronicznie za pośrednictwem aplikacji WOD2021. Formularz wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami dostępny jest na stronie programu regionalnego województwa podlaskiego. Na każdym etapie, zarówno po złożeniu wniosku, jak i w trakcie jego oceny, wnioskodawca ma możliwość jego wycofania bez podawania przyczyny. Należy zwrócić uwagę, że cała komunikacji na linii przedsiębiorca-Komisja Oceny Projektów odbywa się elektronicznie za pośrednictwem e-maila lub konta w systemie WOD2021. Ocena wniosku zostanie przeprowadzona na podstawie 3 rodzajów kryteriów – formalne, merytoryczne ogólne oraz merytoryczne różnicujące. Ostateczną decyzję o wyborze projektów do dofinansowania podejmuje w formie uchwały Zarząd Województwa Podlaskiego (ZWP) na podstawie listy zawierającej wyniki oceny (ze wskazaniem projektów wybranych do dofinansowania oraz projektów ocenionych negatywnie). 

Czym są kryteria różnicujące?

Przedsiębiorcy, którzy już aplikowali o środki unijne, raczej bez wahania wskażą różnicę między kryteriami formalnymi i merytorycznymi. W omawianym naborze pojawiają się natomiast kryteria różnicujące. To właśnie na ich podstawie zostanie stworzony ranking najlepszych wniosków w ramach naboru. Spójrzmy zatem, za co można otrzymać najwięcej punktów. Do kryteriów różnicujących zaliczamy:

1. zwiększenie wkładu własnego – max 12 pkt (1 dodatkowy punkt za każdy procent zwiększenia wkładu własnego);
2. wdrożenie ekoinnowacji – max 20 pkt (innowacje produktowe – 6 pkt, innowacje procesowe – 10 pkt, innowacje organizacyjne – 2 pkt, innowacje marketingowe – 2 pkt);
3. rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej – 10 pkt (premiowane będą projekty realizowane w kluczowych obszarach niezbędnych do osiągnięcia celów gospodarki o obiegu zamkniętym, wymienionych w Nowym planie działania UE dotyczącym gospodarki o obiegu zamkniętym na rzecz czystszej i bardziej konkurencyjnej Europy z 11 marca 2020 roku, tj.: elektronika i sprzęt ICT; baterie, akumulatory i pojazdy; opakowania; tworzywa sztuczne; wyroby włókiennicze; − budownictwo i budynki; − żywność, woda i składniki odżywcze) – aby uzyskać 10 pkt, wystarczy prowadzić działalność w jednej ze wskazanych branż;
4. kompleksowość projektu – max 15 pkt, ocenie będzie podlegać, czy projekt ma wielowymiarowy charakter, a przewidziane rozwiązania wzajemnie się uzupełniają;
5. gospodarka zasobami – max 20 pkt, ocenie będzie podlegać, w jaki sposób przewidziano w projekcie sposób gospodarowania zasobami, innymi produktami, materiałami i substancjami;
6. działania związane z oszczędzaniem wody w procesach technologicznych – 8 pkt;
7. miejsce odprowadzania podatku – 5 pkt dla podmiotów, które odprowadzają podatek dochodowy na terenie województwa podlaskiego;
8. posiadanie strategii transformacji przedsiębiorstwa w kierunku GOZ – 5 pkt, ocenie będzie podlegać, czy przedsiębiorca ma dokument w postaci Strategii GOZ/Audytu GOZ;
9. posiadanie wdrożonego Systemu Ekozarządzania i Audytu EMAS/ISO – max 5 pkt. 

Maksymalna liczba punktów do zdobycia wynosi 100. Warto jednak zauważyć, że na pozytywną ocenę mogą liczyć wyłącznie przedsiębiorcy, którzy zgromadzą co najmniej 50 pkt. 

Możliwość wsparcia projektów służących zintegrowanemu podejściu do kwestii efektywnego wykorzystania zasobów, w tym energii i surowców, inwestycje ograniczające materiałochłonność i energochłonność oraz związane z odzyskiem surowców wtórnych, przewidziano we wszystkich regionach Polski. W ramach opracowania przybliżyliśmy Państwu, jakie zasady obowiązują w województwie podlaskim. Warto zaznaczyć, że projekt musi opiewać na kwotę co najmniej 150 000 zł, a im mniejsza firma, tym wyższy poziom dofinansowania sięgający 70-75% w przypadku mikro i małych przedsiębiorców. Należy się jednak śpieszyć, gdyż wnioski w formie elektronicznej będą przyjmowane tylko do końca stycznia 2026 roku.