Obowiązkowy KSeF dla małych firm - od kiedy i na jakich zasadach?

Regulacje dotyczące wystawiania e-faktur w Krajowym Systemie e-Faktur zaczęły obowiązywać od 1 lutego 2026 roku. Należy jednak wskazać, że równocześnie ustawodawca przewidział przepisy epizodyczne, które odraczają obowiązkowy KSeF w stosunku do pewnych grup podatników. W poniższym artykule zastanowimy się, kiedy system ten stanie się obligatoryjny dla mniejszych przedsiębiorstw.

Obowiązkowy KSeF dla podatników VAT

1 lutego 2026 roku weszły w życie przepisy stanowiące o obligatoryjnym stosowaniu KSeF w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Wskażmy, że w myśl art. 106nd Ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT): Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi Krajowy System e-Faktur i jest administratorem danych w nim zawartych. Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym do:

• wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

Jak wynika z treści art. 2 pkt 32a ustawy o VAT przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się: fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Obowiązek dokumentowania transakcji za pomocą e-faktur wynika z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, gdzie możemy przeczytać, że: podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Jednocześnie warto dodać, że zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT: obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy wystawiania faktur:

1. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3. przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4. na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5. w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6. przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

W powyższym przypadku wystawia się faktury elektroniczne lub papierowe.

Na mocy art. 106na ust. 1 ustawy o VAT: fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Ponadto faktura ustrukturyzowana – zgodnie z art. 106na ust. 3 – jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Zakres danych wymaganych na fakturach określa art. 106e ustawy o VAT oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 października 2021 roku w sprawie wystawiania faktur. Jednym z elementów obowiązkowych faktury, w tym faktury ustrukturyzowanej, jest m.in. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od towarów i usług.

Jak wskazał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 11 lutego 2026 roku (nr 0113-KDIPT1-2.4012.1035.2025.2.AJB), faktura ustrukturyzowana wystawiana przy użyciu struktury logicznej FA (3), zawiera pola mające obligatoryjny charakter, np. pole Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne. Dotyczy ono informacji, które charakteryzują podatnika (sprzedawcę), w tym m.in. jego identyfikator podatkowy, nazwę, adres, dane kontaktowe. Obligatoryjny charakter tego pola wynika z treści obowiązujących przepisów ustawy. Przy czym zaznaczyć należy, że kluczowym polem w elemencie Podmiot1, pozwalającym na autoryzację podatnika w KSeF, jest identyfikator podatkowy NIP. Bez wskazania w polu NIP powyższego identyfikatora wystawienie faktury w KSeF nie będzie możliwe.

Okresy przejściowe związane ze stosowaniem KSeF

W dalszej części należy zauważyć, że ustawodawca wprowadził pewne złagodzenia obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w okresie przejściowym.

W art. 145l ust. 1 ustawy o VAT możemy przeczytać, że: w okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł.

W myśl natomiast art. 145m ust. 1 ustawy o VAT: w okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.

Z kolei w art. 145m ust. 2 ustawy o VAT wskazano, że: podatnik, o którym mowa w ust. 1, traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono wartość, o której mowa w ust. 1.

W świetle powyższego miesięczny limit 10 000 zł jest kwotą brutto, która obejmuje podatek należny VAT. Dodatkowo należy wskazać, że limit ten dotyczy kwoty sprzedaży. Zgodnie z art. 2 pkt 22 ustawy o VAT sprzedaż oznacza odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Przykład 1.

Pan Adam będący czynnym podatnikiem VAT w kwietniu 2026 roku sprzedał towar za 5000 zł netto i 1150 zł VAT. W maju 2026 roku osiągnął poziom sprzedaży w wysokości 10 000 zł netto i 2300 zł podatku VAT. 

Czy pan Adam może nadal wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne?

Pan Adam w kwietniu mógł wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne z uwagi na nieprzekroczenie limitu 10 000 zł brutto. Natomiast w maju – począwszy od transakcji, która przekroczyła limit – ma obowiązek korzystania z KSeF. 

Warto także odnotować, że miesięczny limit 10 000 zł, o którym stanowi art. 145m ustawy o VAT, dotyczy zarówno podatników składających miesięczne, jak i kwartalne deklaracje VAT.

Podatnicy nieprzekraczający limitu 10 000 zł sprzedaży brutto miesięcznie mogą dobrowolnie stosować KSeF już od 1 lutego 2026 roku. Korzystanie z przepisów epizodycznych określonych w art. 145m ustawy o VAT nie ma bowiem charakteru obligatoryjnego.

Przywołany art. 145m ustawy o VAT stanowi o podatnikach zobowiązanych do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. To zatem oznacza, że limit dotyczy tylko sprzedaży realizowanej w transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami (B2B). Natomiast do limitu 10 000 zł nie należy wliczać sprzedaży realizowanej na rzecz osób prywatnych (B2C), w tym zakresie dokumentowanie transakcji e-fakturami nie ma bowiem charakteru obowiązkowego.

Podsumowując powyższe, KSeF nie stał się obowiązkowy dla wszystkich podatników od 1 lutego 2026 roku, ponieważ ustawodawca wprowadził przepisy przejściowe, które w stosunku do małych firm odraczają obowiązek korzystania z tego serwisu do 2027 roku.