Jak założyć warsztat samochodowy - wskazówki

Zgodnie ze statystykami w Polsce na 1000 mieszkańców w ubiegłym roku przypadało ok. 570 sztuk zarejestrowanych samochodów. Ponadto liczba ta z roku na rok rośnie. Jak wiadomo im więcej samochodów tym więcej pracy dla mechaników. Stale wzrastająca liczba samochodów jest więc dobrym znakiem dla osób prowadzących warsztat samochodowy lub tych, które dopiero zamierzają go założyć. Sprawdź w poniższym artykule: jak założyć warsztat samochodowy!

Ogólna charakterystyka warsztatu samochodowego

Prowadzenie warsztatu samochodowego wiąże się z różnego rodzaju naprawami, konserwacją oraz przebudową pojazdów samochodowych. Do czynności wchodzących w zakres działalności warsztatu samochodowego zalicza się:

• naprawy (mechaniczne, elektryczne, elektronicznych systemów wtryskowych, nadwozia, części, szyb i okien, siedzeń samochodowych),
• przeglądy,
• lakierowanie i malowanie,
• zakładanie oraz wymiana opon i dętek (wraz z ich naprawą),
• wykonywanie zabiegów antykorozyjnych w pojazdach samochodowych - z wyłączeniem motocykli,
• instalowanie części i akcesoriów w pojazdach samochodowych - z wyłączeniem motocykli.

Zazwyczaj usługi świadczone przez warsztaty samochodowe prowadzone są przy pomocy odpowiedniej, często wyspecjalizowanej infrastruktury technicznej (pomieszczenia, maszyny, urządzenia i narzędzia) lokowanej w bezpośredniej bliskości budynków mieszkalnych.

Jak założyć warsztat samochodowy - wstępne wymagania

Osoba pragnąca rozpocząć działalność gospodarcza w zakresie naprawy, konserwacji oraz przebudowy pojazdów samochodowych nie potrzebuje do tego żadnych specjalnych uprawnień, licencji czy pozwoleń.

Warsztat samochodowy musi jednak zostać odpowiednio wyposażony na co z pewnością potrzebne będą środki finansowe. Na dobry początek trzeba będzie kupić m. in. podnośniki samochodowe, urządzenia do geometrii, mierniki itp. Dodatkowo na warsztacie nie powinno zabraknąć też standardowych narzędzi takich jak komplety kluczy, prasa hydrauliczna czy przyrządy do regulacji np. sprzęgieł, ściągacze. Długość listy zakupów zależy przede wszystkim od tego, jakie dokładnie usługi w ramach warsztatu samochodowego przedsiębiorca planuje świadczyć.

Dopuszczalne formy prowadzenia warsztatu samochodowego

Warsztat samochodowy jest rodzajem działalności, który co do zasady można prowadzić praktycznie pod każdą formą (wyjątek stanowi spółka partnerska). Jednak najczęściej wybieraną formą prowadzenia warsztatu samochodowego, ze względu na charakter branży, jest jednoosobowa działalność gospodarcza.

Jak założyć warsztat samochodowy?

Prowadzenie warsztatu samochodowego należy zarejestrować w CEIDG lub w przypadku wybrania innej formy prowadzenia działalności niż jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka cywilna - w KRS.

Co do zasady osoba prowadząca działalność gospodarczą, która zamierza dokonywać sprzedaży towarów lub usług objętych opodatkowaniem VAT, musi najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie danej sprzedaży złożyć formularz VAT-R. Wspomniany druk służy do rejestracji przedsiębiorcy jako czynnego lub zwolnionego podatnika podatku od towarów i usług. Wypełniony formularz należy dostarczyć do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Kasa fiskalna w warsztacie samochodowym

Od stycznia 2020 roku, przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność w branży motoryzacyjnej oraz stacje paliw, są zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób prywatnych na kasie fiskalnej online. Ze zwolnienia z kasy fiskalnej nie mogą skorzystać podatnicy, świadczący usługi w zakresie:

• naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym również czynności dotyczące naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania);
• w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów;
• w zakresie badań oraz przeglądów technicznych pojazdów.

Określenie PKD dla warsztatu samochodowego

Podstawowy PKD dla warsztatu samochodowego to: 45.20.Z.

Jeśli warsztat samochodowy będzie prowadził również działalność w zakresie sprzedaży części i akcesoriów do pojazdów samochodów należy dodatkowo wykazać PKD 45.32.Z.

Jeśli natomiast warsztat nie ograniczy się tylko do samochodów, ale będzie się specjalizował także w zakresie napraw motocykli należy wykazać również: PKD: 45.40.Z.

Najlepsza forma opodatkowania dla warsztatu samochodowego

Podczas wyboru formy opodatkowania dla warsztatu samochodowego niezmiernie ważne jest określenie zakresu wykonywanej działalności. Jeżeli usługi będą wykonywane samodzielnie, w budynku będącym własnością podatnika (przedsiębiorca będzie ponosił niewielkie koszty) - najkorzystniejszą formą opodatkowania może być ryczałt (8,5%). Jeśli natomiast warsztat samochodowy ma znajdować się w wynajętym lokalu znajdującym się w dobrej lokalizacji, właściciel planuje zatrudnić kilku wyspecjalizowanych mechaników, a wydatki na zakup materiałów chciałby wrzucić w koszty należałoby wybrać opodatkowanie na zasadach ogólnych wg skali podatkowej.

Warsztat samochodowy z VAT czy bez VAT

W miarę rozwoju firmy bycie czynnym podatnikiem VAT może okazać się korzystniejsze a nawet konieczne, jednak ze względu, iż warsztat samochodowy co do zasady obsługuje głównie klientów indywidualnych, na początku działalności warto skorzystać ze zwolnienia z VAT. Jeśli przedsiębiorca dopiero rozpoczyna swoją działalność gospodarczą, może z tego zwolnienia skorzystać bez dodatkowych wymogów. Obecnie obowiązujący limit obrotu uprawniający do zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 200 tys. zł.

Składki ZUS warsztatu samochodowego

Osoba rozpoczynająca prowadzenie warsztatu samochodowego w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki cywilnej zobowiązana jest dokonać zgłoszenia siebie do ubezpieczeń w ZUS. Suma składek bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego (ze składką na Fundusz Pracy) wynosi obecnie 1.354,64 zł. Jeśli podatnik zdecyduje się na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe wysokość jego miesięcznych składek ZUS wyniesie 1.431,48 zł (ze składką na Fundusz Pracy). Wyliczone za siebie, jako osobę prowadzącą pozarolniczą działalność, składki na poszczególne rodzaje ubezpieczeń należy rozliczać w deklaracji rozliczeniowej (formularz ZUS DRA).

Narzędzia wspomagające zarządzanie warsztatem samochodowym

Powodzenie działalności, jaką  jest warsztat samochodowy zależy od wielu czynników. Oprócz odpowiednio dobranej lokalizacji, doskonałego zaplecza technicznego i wykwalifikowanych mechaników, ważniejsze jest to, o czym często zapominamy - odpowiednie zarządzanie. Obecnie prowadzenie warsztatu samochodowego bez prawidłowo dobranego programu do zarządzania jest już raczej mało prawdopodobne. Kompleksowym narzędziem znacznie ułatwiającym prowadzenie własnego warsztatu samochodowego jest system wFirma.pl. Program posiada wszystkie potrzebne funkcje służące do zarządzania przedsiębiorstwem, między innymi takie jak:

• wystawianie i wysyłka wszystkich rodzajów faktur,

• bezpośrednie przekazywanie e-deklaracji i raportów JPK dzięki integracji z Ministerstwem Finansów i e-ZUS,

• prowadzenie terminarza umówionych klientów i przypominanie o zbliżających się wydarzeniach (np. dostawach części).

Dodatkowo system udostępnia moduł magazynowy. W pracy mechanika samochodowego ważna jest ciągłość postępujących prac, którą warunkuje dostępność wszystkich potrzebnych części i podzespołów. Dużym ułatwieniem jest zatem monitorowanie i analiza stanów magazynowych oraz możliwość automatycznego generowania zamówień u dostawców. W systemie magazynowym, znajduje się funkcja RAPORT O PRODUKTACH, pozwalająca na dokładny monitoring części, które zostały już użyte do prac, oraz tych, które dopiero trafiły do magazynu. Odpowiednio pogrupowane dane o produktach zostaną przedstawione w formie wykresu oraz tabeli.

Konto firmowe dla warsztatu samochodowego

Przepisy nie nakazują wprost, aby przedsiębiorca posiadał odrębne konto firmowe.

Co prawda dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą powinno następować za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy zawsze gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15.000 zł.

Jednakże płatności te mogą odbywać się także za pośrednictwem konta osobistego przedsiębiorcy. Ważne by jego właścicielem był wyłącznie przedsiębiorca (niemożliwe jest korzystanie z rachunku wspólnego dla małżonków). Ze względu na to, że warsztat samochodowy świadczy usługi głównie osobom fizycznym a większość rozliczeń odbywa się za pomocą gotówki, zakładanie firmowego rachunku nie jest konieczne. W miarę rozwoju firmy warto się jednak nad tym zastanowić, gdyż banki zazwyczaj oferują bardziej korzystne rozwiązania dla firm niż dla klientów indywidualnych.

RODO a prowadzenie warsztatu samochodowego

W sytuacji gdy przedsiębiorca, który zdecyduje się na założenie warsztatu samochodowego musi ustosunkować się do dynamicznie rozwijającego się prawa. W związku z czym zobowiązany jest on do przestrzegania nowych przepisów unijnych tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (w skrócie: RODO), które weszło w życie 25 maja 2018 roku. Ustawa ta zobowiązuje między innymi do:

1. wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych (w sytuacji gdy podmiot zobowiązany jest do tegoż zgodnie z art. 37 ust 1 ww. rozporządzenia),
2. zapewniania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, zgodnie z zasadami wskazanymi w Rozporządzeniu RODO,
3. wykonywania obowiązków wynikających z praw osób, których dotyczą dane osobowe.

Jakie warunki lokalowe dla warsztatu samochodowego?

Warsztat samochodowy może znajdować się nawet w przydomowym garażu. Ważne jest jednak by miejsce przeznaczone na warsztat samochodowy spełniało wymogi techniczne. Zgodnie z przepisami BHP lokal musi posiadać wentylację, antypoślizgowe posadzki oraz odpowiednie oświetlenie.

Dodatkowo, w związku z coraz częstszym korzystaniem z nowoczesnej technologi w warsztatach samochodowych, konieczne może okazać się uzyskanie certyfikatów dla wykorzystywanych maszyn i urządzeń.

Marketing warsztatu samochodowego

Zastanawiając się jak założyć warsztat samochodowy nie należy zapominać o odpowiednim marketingu. Warsztat samochodowy jest rodzajem działalności, przy którym “sucha” reklama nie ma prawa bytu. Ogromny wpływ na jego markę ma bowiem opinia klientów. Na dobre imię warsztatu codziennie pracują jego mechanicy wykonując swoją pracę szybko oraz rzetelnie. Zadowolony klient z całą pewnością poleci warsztat swoim znajomym, którzy z kolei polecą go dalej - w ten sposób napędzając interes. Klienci bardzo często dzielą się swoją opinią na temat danego warsztatu samochodowego także w internecie przez co opinia o danym zakładzie rozprzestrzenia się w błyskawicznym tempie. Istnieje małe prawdopodobieństwo, że reklama w prasie czy telewizji naprawi złą opinie klientów, dlatego warto zadbać, by klient zawsze wyjeżdżał zadowolony.

Sami właściciele warsztatu samochodowego często korzystają także z możliwości reklamowania swoich usług na platformach internetowych. Jednym z takich miejsc jest portal Taelo.pl. Co bardzo ważne z punktu widzenia początkującego przedsiębiorcy, założenie wizytówki firmowej na Taelo.pl jest bezpłatne! Co więcej, dla zwiększenia pozytywnej oceny zakładu mechaniki, przedsiębiorca może także publikować artykuły i zamieszczać je na blogu firmowym, jaki jest w serwisie. Osoby poszukujące oferty naprawy chętnie zlecają pracę firmą, którym ufają, a opinie i udostępniona wiedza bezpośrednio na to wpływają.

Osobom prowadzącym warsztat samochodowy poleca się również nawiązanie współpracy z ubezpieczycielami lub dilerami samochodów. Stworzenie sieci kontaktów z pewnością pomoże w pozyskiwaniu nowych zleceń.

Warsztat samochodowy może być prowadzony jako odrębna działalność lub jako uzupełnienie już istniejącego biznesu, np. jako dodatkowa usługa dostępna przy stacji kontroli pojazdów. Prowadzenie warsztatu samochodowego nie wymaga żadnych certyfikatów czy koncesji. Warto jednak w swoim warsztacie zatrudniać dobrze wyszkolonych mechaników, którzy swoimi umiejętnościami z całą pewnością przyczynią się do sukcesu firmy.