Koszty reprezentacji i reklamy są wydatkami, których zaliczenie lub nie do kosztów firmowych wzbudza wiele kontrowersji. Wywołane to jest faktem braku jednoznacznych przepisów w tym zakresie oraz częstymi zmianami prawa. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, kiedy koszty reprezentacji i reklamy mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, a kiedy nie.
Koszty reprezentacji
Początkowo wydatki w celu uznania za koszty reprezentacji musiały odznaczać się cechami takimi jak:
- wywoływanie pozytywnego wrażenia,
- okazałość,
- ponadprzeciętna miara.
W orzecznictwie przyjęto jednak nowe kryteria w kwestii uznania wydatku za koszt reprezentacji. W wyroku wydanym przez Naczelny Sąd Administracyjny z 25 stycznia 2012 roku o sygnaturze akt II FSK 1445/10 możemy przeczytać:
Koszty reprezentacji, o jakich mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f., to wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia.
Prezenty dla klientów
W odniesieniu do kosztów reprezentacji problematyczne są również prezenty dla kontrahentów. W sytuacji gdy prezenty dla kontrahentów zawierają logo firmowe, uznawane są za zwykłe koszty reklamy i może zostać od takich wydatków odliczony podatek VAT (w przypadku czynnych podatników VAT) oraz wydatek może zostać zaliczony do kosztów firmowych.
W sytuacji gdy prezenty nie posiadają logo firmowego, należy je potraktować jako koszty reprezentacji, czyli wydatek nie może zostać zaliczony do kosztów firmowych. Potwierdzenie tego stanowiska znajdziemy w interpretacji o sygnaturze ITPB3/423-406/10/PS wydanej 21 października 2010 roku przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy, gdzie czytamy:
nieodpłatnie przekazywane gadżety w trakcie spotkań biznesowych, jeżeli opatrzone zostaną trwale logo Spółki, a ich wartość jednostkowa będzie stosunkowo niska, nie będą miały charakteru reprezentacyjnego, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, a w konsekwencji wydatki ich dotyczące również stanowić będą, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, koszty uzyskania przychodów.
Posiłki i odzież dla pracowników
Dodatkowo należy podkreślić, że wydatki na odzież, posiłki regeneracyjne czy napoje dla pracowników pracujących w warunkach szczególnych mogą być zaliczane do kosztów firmowych. Fakt ten wynika z art. 2377 § 1 Kodeksu pracy, gdzie czytamy: Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
- jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
- ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
oraz art. 232 Kodeksu pracy, gdzie czytamy: Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania.
W takiej sytuacji poniesione wydatki można zaliczyć do kosztów podatkowych, gdyż są to wydatki, które pracodawca-podatnik jest zobowiązany ponosić. W przypadku zakupu kawy, herbaty, wody czy napojów dla pracowników niepracujących w warunkach szczególnych również takie wydatki mogą być zaliczane do kosztów podatkowych.
Potwierdzenie tego stanowiska znajdziemy w piśmie Naczelnika II US w Rzeszowie z 10 października 2005 r.o numerze II US.I.PB/423-11/05, gdzie czytamy:
(…) pracodawca ustala rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z art. 2376 § 1 i art. 2377 oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego. Wprawdzie w omawianej sprawie pracodawca nie ustalił wprost okresu użytkowania odzieży roboczej, ale wskazał okoliczność, której zaistnienie uprawnia pracownika do pobrania tej odzieży. Takie rozwiązanie podatnik uzasadnił specyfiką stanowiska pracy przy mieszalniku farb, scharakteryzowaną w części wstępnej niniejszego uzasadnienia oraz koniecznością dbałości o wizerunek firmy. Wobec takiego stanu rzeczy tutejszy organ podatkowy uznaje wydatki poniesione przez spółkę na zakup odzieży roboczej, przekazywanej następnie zgodnie z powyżej omówioną regułą, pracownikom zatrudnionym na stanowiskach przy mieszalniku farb za jej koszt uzyskania przychodu (…).
Koszty reprezentacji a podatek VAT
Co do zasady wydatki na reprezentację nie mogą stanowić kosztu podatkowego (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT), jednakże możliwe jest od takich wydatków odliczenie podatku VAT. Potwierdzeniem tego jest także interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 6 marca 2012 r., nr IPTPB3/423-319/11-2/GG, w której to czytamy:
(...) Koszty reprezentacji nie są kosztem uzyskania przychodów (...), ale naliczony podatek od towarów i usług jest kosztem podatkowym w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług (...).
Wyjątek w tej kwestii stanowią usługi noclegowe (o ile nie podlegają refakturowaniu) i gastronomiczne, w tych dwóch przypadkach nie ma możliwości odliczenia podatku VAT, o czym stanowi art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.
Wydatki na reklamę
Za reklamę uznaje się rozpowszechnianie informacji o danej firmie, produkcie czy usłudze w celu zwrócenia na nie uwagi. Reklama ma dodatkowo na celu uwypuklenie zalet i zachęcenia do zakupu. Reklama może przybierać wiele form, np. ogłoszenie w gazecie, radiu czy telewizji, plakaty, ulotki, reklamy banerowe, artykuły sponsorowane oraz wręczane potencjalnym nabywcom próbek produktów. Przepisy nie zabraniają ujmowania w kosztach wydatków na reklamę, ponieważ mają one na celu pozyskanie nowego źródła przychodu.
Jak zaksięgować koszty reprezentacji i reklamy?
Księgowanie kosztów reprezentacji
W przypadku czynnych podatników podatku VAT w celu odliczenia podatku VAT od faktury dokumentującej koszty reprezentacji w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki EWIDENCJE » REJESTR VAT ZAKUPÓW » DODAJ WPIS.
W wygenerowanym oknie należy uzupełnić dane zgodnie ze stanem na fakturze. Taki sposób księgowania spowoduje ujęcie wydatku wyłącznie w rejestrze VAT zakupów, a tym samym będzie on wpływał na zmniejszenie podatku VAT należnego.
Księgowanie kosztów reklamy
W odniesieniu do wydatków na reklamę, fakturę dokumentującą wydatek należy zaksięgować według schematu WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT / FAKTURA (BEZ VAT) » INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ.
W wygenerowanym oknie należy uzupełnić wymagane dane zgodnie ze stanem na fakturze.
Faktura zostanie ujęta w kolumnie 13 KPiR - pozostałe wydatki oraz rejestrze VAT zakupów w przypadku czynnych podatników VAT, jeśli księgowanie odbywało się w oparciu o fakturę VAT.
