Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty reprezentacji i reklamy a koszt uzyskania przychodu

Koszty reprezentacji i reklamy są wydatkami, których zaliczenie lub nie do kosztów firmowych wzbudza wiele kontrowersji. Wywołane to jest faktem braku jednoznacznych przepisów w tym zakresie oraz częstymi zmianami prawa. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, kiedy koszty reprezentacji i reklamy mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, a kiedy nie.

Koszty reprezentacji

Początkowo wydatki w celu uznania za koszty reprezentacji musiały odznaczać się cechami takimi jak:

  • wywoływanie pozytywnego wrażenia,

  • okazałość,

  • ponadprzeciętna miara.

W orzecznictwie przyjęto jednak nowe kryteria w kwestii uznania wydatku za koszt reprezentacji. W wyroku wydanym przez Naczelny Sąd Administracyjny z 25 stycznia 2012 roku o sygnaturze akt II FSK 1445/10 możemy przeczytać: Koszty reprezentacji, o jakich mowa w art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f., to wydatki związane z przedstawicielstwem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, bez względu na ich wystawność lub miejsce świadczenia.

Prezenty dla klientów

W odniesieniu do kosztów reprezentacji problematyczne są również prezenty dla kontrahentów.

W sytuacji gdy prezenty dla kontrahentów zawierają logo firmowe, uznawane są za zwykłe koszty reklamy i może zostać od takich wydatków odliczony podatek VAT (w przypadku czynnych podatników VAT) oraz wydatek może zostać zaliczony do kosztów firmowych.

W sytuacji gdy prezenty nie posiadają logo firmowego, należy je potraktować jako koszty reprezentacji, czyli wydatek nie może zostać zaliczony do kosztów firmowych. Potwierdzenie tego stanowiska znajdziemy w interpretacji o sygnaturze ITPB3/423-406/10/PS wydanej 21 października 2010 roku przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy, gdzie czytamy: nieodpłatnie przekazywane gadżety w trakcie spotkań biznesowych, jeżeli opatrzone zostaną trwale logo Spółki, a ich wartość jednostkowa będzie stosunkowo niska, nie będą miały charakteru reprezentacyjnego, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, a w konsekwencji wydatki ich dotyczące również stanowić będą, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, koszty uzyskania przychodów.

Ważne!

Podarowanie swojemu klientowi alkoholu z logo firmowym stanowi wydatek zaliczany do reprezentacji, którego nie można zaliczyć do kosztów.

Wyjątek stanowi podarowanie alkoholu własnego wyrobu, który zawiera logo firmowe. Praktyka ta może być stosowana np. w odniesieniu do winnic.

Posiłki i odzież dla pracowników

Dodatkowo należy podkreślić, że wydatki na odzież, posiłki regeneracyjne czy napoje dla pracowników pracujących w warunkach szczególnych mogą być zaliczane do kosztów firmowych. Fakt ten wynika z art. 2377 § 1 Kodeksu pracy, gdzie czytamy: Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

  •  jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
  •  ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

oraz art. 232 Kodeksu pracy, gdzie czytamy: Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania.

W takiej sytuacji poniesione wydatki można zaliczyć do kosztów podatkowych, gdyż są to wydatki, które pracodawca-podatnik jest zobowiązany ponosić. W przypadku zakupu kawy, herbaty, wody czy napojów dla pracowników niepracujących w warunkach szczególnych również takie wydatki mogą być zaliczane do kosztów podatkowych.

Potwierdzenie tego stanowiska znajdziemy w piśmie Naczelnika II US w Rzeszowie z 10 października 2005 r.o numerze II US.I.PB/423-11/05, gdzie czytamy: (…) pracodawca ustala rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z art. 2376 § 1 i art. 2377 oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego. Wprawdzie w omawianej sprawie pracodawca nie ustalił wprost okresu użytkowania odzieży roboczej, ale wskazał okoliczność, której zaistnienie uprawnia pracownika do pobrania tej odzieży. Takie rozwiązanie podatnik uzasadnił specyfiką stanowiska pracy przy mieszalniku farb, scharakteryzowaną w części wstępnej niniejszego uzasadnienia oraz koniecznością dbałości o wizerunek firmy. Wobec takiego stanu rzeczy tutejszy organ podatkowy uznaje wydatki poniesione przez spółkę na zakup odzieży roboczej, przekazywanej następnie zgodnie z powyżej omówioną regułą, pracownikom zatrudnionym na stanowiskach przy mieszalniku farb za jej koszt uzyskania przychodu (…).

Koszty reprezentacji a podatek VAT

Co do zasady wydatki na reprezentację nie mogą stanowić kosztu podatkowego (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT), jednakże możliwe jest od takich wydatków odliczenie podatku VAT (art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Potwierdzeniem tego jest także interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 6 marca 2012 r., nr IPTPB3/423-319/11-2/GG, w której to czytamy: (...) Koszty reprezentacji nie są kosztem uzyskania przychodów (...), ale naliczony podatek od towarów i usług jest kosztem podatkowym w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług (...).

Wyjątek w tej kwestii stanowią usługi noclegowe i gastronomiczne, w tych dwóch przypadkach nie ma możliwości odliczenia podatku VAT, o czym stanowi art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Wydatki na reklamę

Za reklamę uznaje się rozpowszechnianie informacji o danej firmie, produkcie czy usłudze w celu zwrócenia na nie uwagi. Reklama ma dodatkowo na celu uwypuklenie zalet i zachęcenia do zakupu. Reklama może przybierać wiele form, np. ogłoszenie w gazecie, radiu czy telewizji, plakaty, ulotki, reklamy banerowe, artykuły sponsorowane oraz wręczane potencjalnym nabywcom próbek produktów. Przepisy nie zabraniają ujmowania w kosztach wydatków na reklamę, ponieważ mają one na celu pozyskanie nowego źródła przychodu.

Przykład 1.

Pan Janusz w roku 2018 będzie wprowadzał na rynek nowy produkt. W listopadzie roku 2017 rozpoczął kampanię reklamową, za którą faktura została wystawiona 20 grudnia 2017 roku, w tym samym dniu została ona zakończona. Po stronie przedsiębiorcy pojawiło się pytanie, w jakim okresie powinien zaliczyć wydatek do kosztów.

Sposób rozliczenia kosztu zależy od przyjętej metody rozliczania kosztu.

  • Jeśli przyjęta jest metoda kasowa: mimo że produkty będą sprzedawane od stycznia 2018 roku, kampania odbyła się w roku 2017, w związku z czym w tym roku powinna zostać ujęta w kosztach za rok 2017.
  • Jeśli przyjęto metodę memoriałową, wydatek należy rozliczyć proporcjonalnie do okresów, których wydatek dotyczy. 2 miesiące w roku 2017 (listopad, grudzień) i pozostała część w roku 2018.

Koszty reprezentacji i reklamy - podsumowanie

Co do zasady koszty reprezentacji nie mogą stanowić kosztu podatkowego, możliwe jest jednak odliczenie podatku VAT od takich wydatków. Wyjątek w tej kwestii stanowią wydatki na gastronomię i usługi hotelowe, od których w żadnym przypadku nie jest możliwe odliczenie podatku VAT.

W odniesieniu do kosztów reklamy, te mogą stanowić koszt firmowy. Możliwe jest również odliczenie podatku VAT od takich wydatków.

Reprezentacja i reklama w systemie księgowości online wFirma.pl

Księgowanie kosztów reprezentacji

W przypadku czynnych podatników podatku VAT w celu odliczenia podatku VAT od faktury dokumentującej koszty reprezentacji w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki EWIDENCJE » REJESTRY VAT » REJESTR ZAKUPÓW » DODAJ WPIS.

koszty reprezentacji i reklamy

W wygenerowanym oknie należy uzupełnić dane zgodnie ze stanem na fakturze. Taki sposób księgowania spowoduje ujęcie wydatku wyłącznie w rejestrze VAT zakupów, a tym samym będzie on wpływał na zmniejszenie podatku VAT należnego.

Księgowanie kosztów reklamy

W odniesieniu do wydatków na reklamę, fakturę dokumentującą wydatek należy zaksięgować według schematu WYDATKI » DODAJ » FAKTURA VAT / FAKTURA (BEZ VAT) »  INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ.

koszty reprezentacji i reklamy

W wygenerowanym oknie należy uzupełnić wymagane dane zgodnie ze stanem na fakturze.

Faktura zostanie ujęta w kolumnie 13 KPiR - pozostałe wydatki oraz rejestrze VAT zakupów w przypadku czynnych podatników VAT, jeśli księgowanie odbywało się w oparciu o fakturę VAT.