Jak założyć firmę sprzątającą - praktyczne wskazówki

W związku z prowadzeniem trybu życia "na pełen etat" nie mamy czasu na sprzątanie. Dlatego też, jakby spojrzeć na to od strony przedsiębiorcy - warto pomyśleć nad założeniem firmy sprzątającej, która oferowałaby swoje usługi nie tylko firmom, ale i prywatnym osobom. W Polsce popularność tego typu profesjonalnych firm wzrasta. Przeczytaj, jak założyć firmę sprzątającą!

Ogólna charakterystyka firmy sprzątającej

Firma sprzątająca kojarzy się z niewdzięczną pracą, co jest oczywiście mylnym skojarzeniem. Przyjrzyjmy się więc, czym dokładnie zajmuje się osoba prowadząca taką firmę.

Z oficjalnej definicji wynika, że w ramach prowadzenia firmy sprzątającej podejmowane są czynności związane z oferowaniem usług porządkowych, utrzymania czystości i pielęgnacji terenów. Czynności te firmom zewnętrznym najczęściej zlecają placówki publiczne: banki, szkoły, urzędy i inne, ale nie tylko, bo coraz częściej, ze względu na natłok obowiązków, decydują się na nie osoby prywatne.

Wstępne wymagania związane z prowadzeniem firmy sprzątającej

Do prowadzenia firmy sprzątającej nie jest wymagane spełnienie dodatkowych warunków, np. posiadanie odpowiednich kwalifikacji lub doświadczenia. Nie wiąże się to również ze zdobyciem koncesji, licencji czy zatrudnianiem specjalistów.

Dopuszczalne formy prowadzenia firmy sprzątającej

Firmę sprzątającą można prowadzić w każdej formie, dopuszczalna jest zarówno jednoosobowa działalność gospodarcza jak i spółka cywilna, jawna lub spółka z o.o. Wyjątek stanowi tutaj spółka partnerska, którą co do zasady mogą utworzyć jedynie wolne zawody.

Jak założyć firmę sprzątającą?

Po wybraniu formy prowadzenia działalności gospodarczej należy ją zarejestrować. Po podjęciu decyzji o założeniu jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki cywilnej należy dokonać zgłoszenia na formularzu CEIDG-1, który następnie składa się w urzędzie miasta lub gminy:

• osobiście,
• elektronicznie wykorzystując bezpieczny podpis kwalifikowany,
• elektronicznie bez bezpiecznego podpisu kwalifikowanego przez profil zaufany ePUAP,
• listem poleconym (podpis poświadczony notarialnie).

Jeśli wybierzemy trzecią opcję, dodatkowo należy udać się do urzędu i potwierdzić swoją tożsamość. Po złożeniu wniosku uzyskuje się wpis do centralnej ewidencji działalności gospodarczej, który jest jednoznaczny z uzyskaniem NIP oraz numeru REGON. Uzyskanie takiego wpisu jest bezpłatne.

Wybierając prowadzenie działalności w formie spółki jawnej lub z ograniczoną odpowiedzialnością, składa się wniosek o wpis do rejestru KRS.

Określenie PKD dla firmy sprzątającej

Numer PKD dla firmy sprzątającej to 81.21.Z - niespecjalistyczne sprzątanie budynków i obiektów przemysłowych.

Najlepsza forma opodatkowania dla firmy sprzątającej

Wypełniając wniosek CEIDG-1, dokonuje się również wyboru formy opodatkowania. Wybierając formę rozliczenia, warto zastanowić się nad planowanym dochodem oraz kosztami, które mogą wystąpić.

Podstawową formą opodatkowania jest tzw. skala podatkowa, tutaj rozliczenie podatku następuje ze względu na progi podatkowe. Jest ona korzystna dla tych, którzy osiągają dochód poniżej 85.528 zł - jest wówczas opodatkowany 17% stawką podatku. Przekroczenie tej kwoty skutkuje zastosowaniem stawki 32% w stosunku do nadwyżki. Zaletą skali podatkowej jest możliwość skorzystania z kwoty wolnej od podatku, wielu ulg podatkowych oraz wspólnego rozliczenia z małżonkiem.

Osiągając dochód na poziomie minimum 100.000 zł, warto skorzystać z podatku liniowego. Stawka podatku jest ta sama bez względu na wysokość obrotu i wynosi 19%. Wyklucza jednak przywileje, z których można skorzystać przy skali podatkowej np. rozliczenie ulg podatkowych.

Z kolei, przyszli przedsiębiorcy, u których nie wystąpią wysokie koszty uzyskania przychodu, powinni zastanowić się nad ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Podatek rozliczany jest od przychodu, a więc jest to dla nich niezwykle korzystna opcja, ponieważ koszty w ogóle nie są brane pod uwagę. Ta forma opodatkowania, podobnie jak podatek liniowy, wyklucza ulgi podatkowe i wspólne rozliczenie.

Firma sprzątająca - z VAT czy bez VAT?

Usługi sprzątania nie są przedmiotowo zwolnione z VAT.

Przedsiębiorcy otwierającyfirmę sprzątającą mają jednak możliwość skorzystania ze zwolnienia podmiotowego, czyli ze względu na nie przekroczenie 200.000 zł limitu obrotu rocznie. Ważne jest, aby pilnować ten limitu, ponieważ w momencie jego przekroczenia powstaje obowiązek zarejestrowania się do VAT. Czynność, która spowodowała jego przekroczenie jest już opodatkowana (cała usługa, a nie tylko część przekraczająca limit).

Kiedy jednak warto być czynnym podatnikiem VAT? Ta opcja będzie korzystna dla tych, którzy:

1. usługi będą świadczone głównie na rzecz czynnych podatników VAT (wówczas będą “tańsze” o VAT),
2. rodzaj usług jest opodatkowany stawką poniżej 23% (wystąpi nadwyżka podatku naliczonego -wydatki, nad należnym - sprzedaż) lub
3. w ramach działalności będą dokonywane transakcje wewnątrzwspólnotowe.

Chcąc działać jako podatnik podmiotowo zwolniony z VAT lub czynny podatnik VAT, należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego deklarację VAT-R. Od początku 2015 roku nie ma obowiązku uzyskiwania potwierdzenia rejestracji. Bardzo ważne jest, aby zaznaczyć:

• przy zwolnieniu podmiotowym - kwadrat w części C.1 poz. 30,
• aby być czynnym podatnikiem - kwadrat w części C.1 poz. 33.

Szczegóły dotyczące kwestii wypełnienia deklaracji opisuje artykuł: Deklaracja VAT-R - jak prawidłowo wypełnić?

Składki ZUS firma sprzątająca

Po złożeniu wniosku CEIDG-1 i VAT-R w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych należy złożyć formularz ZUS ZUA, który ma na celu zgłoszenie osoby do ubezpieczeń. Warto zauważyć, że osoby fizyczne, które podejmują działalność gospodarczą po raz pierwszy albo podejmują ją ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia mogą skorzystać z tzw. ulgi na start. Wówczas nie podlega on obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym przez okres 6 miesięcy od dnia podjęcia działalności gospodarczej.

Skuteczne zarządzanie firmą

Założenie firmy to dopiero pierwszy krok w stronę zaistnienia na rynku. Duże znaczenie ma właściwe jej prowadzenie, a szereg obowiązków z tym związanych może zapewnić prawidłowe funkcjonowanie. Jak każde przedsiębiorstwo, tak również i w przypadku firmy sprzątającej istotne jest prawidłowe rozliczanie. Pomocne mogą okazać się dedykowane ku temu programy do prowadzenia biznesu, które umożliwiają wygodne i prawidłowe prowadzenie księgowości w oparciu o obowiązujące przepisy prawne. Silny rozwój technologii sprawił, że obecnie największą popularnością cieszą się programy w wersji online, dzięki którym dostęp do danych firmy może odbywać się z każdego miejsca i o każdej porze. Jednym z dostępnych na rynku oprogramowań jest system wFirma.pl, który zawiera pakiet niezbędnych narzędzi, między innymi:

• program do fakturowania,

• moduł magazynowy,

• system CRM z funkcją terminarza do sprawnego zarządzania pracą w firmie i relacjami z kontrahentami,

• integrację z e-ZUS i Ministerstwem Finansów - co umożliwia bezpośrednią wysyłkę e-deklaracji i raportów JPK,

• integrację z e-bankowością,

• możliwość rozliczania pracowników i prowadzenia ewidencji ich czasu pracy

• opcję wprowadzania środków trwałych i automatyczną ich amortyzację.

Atutem systemu wFirma.pl jest fakt, że przedsiębiorcy mogą liczyć na wsparcie ze strony specjalistów z dziedziny prawa podatkowego, gospodarczego, prawa pracy i ubezpieczeń. Program posiada wbudowany wewnętrzny komunikator, za pomocą którego użytkownicy mają możliwość kierowania wszelkich zapytań odnośnie obsługi systemu.

Konto firmowe dla firmy sprzątającej

Nie zawsze założenie działalności wiąże się z posiadaniem konta firmowego. Jest ono jednak konieczne, gdy usługi mają być świadczone na rzecz firm lub wtedy, gdy wartość jednorazowej transakcji przekracza 15 tys.zł. Bowiem wydatek opłacony gotówką o wartości wyższej niż 15 tys. zł nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Aktualnie, każdy bank oferuje założenie konta firmowego, warto jednak przed podjęciem decyzji zwrócić uwagę na wysokość opłat związanych z prowadzeniem rachunku oraz to czy dokonywanie przelewów jest płatne. Przy dokonywaniu dużej ilości przelewów każda opłata może okazać się niepotrzebnym wydatkiem.

Odpowiedni sprzęt dla firmy sprzątającej

Po przejściu formalności związanych z założeniem firmy sprzątającej należy skupić się na odpowiednim sprzęcie i materiałach. Potrzebne będą środki czyszczące, mopy, szczotki, ścierki, ewentualnie specjalistyczne maszyny do czyszczenia, odkurzania czy konserwacji potrzebne, gdy usługi od początku mają być skierowane na duże obszary (supermarkety, hale itp.).

Jakie warunki lokalowe dla firmy sprzątającej

Przy rozpoczęciu prowadzenia firmy sprzątającej nie ma potrzebny posiadania odrębnego lokalu - siedzibą może być własne mieszkanie i tam mogą być przechowywane niezbędne sprzęty. W celu przedstawienia oferty dla klientów nie jest także konieczne posiadanie biura, ponieważ zazwyczaj wolą oni spotykać się w swojej siedzibie.

Firma sprzątająca a RODO

Przyszły przedsiębiorca prowadzący firmę sprzątającą w sytuacjach kiedy przetwarza dane osobowe, na mocy Rozporządzenia RODO, zobowiązany jest w szczególności do:

1. zapewniania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, zgodnie z zasadami wskazanymi w Rozporządzeniu RODO, czyli np. zadbać o nieudostępnianie danych osobom nieupoważnionym,
2. wykonywania obowiązków wynikających z praw osób, których dotyczą dane osobowe,
3. wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych (w sytuacji gdy podmiot zobowiązany jest do tegoż zgodnie z art. 37 ust 1 ww. rozporządzenia).

Warto tutaj napomknąć, że nie każdy w firmie sprzątającej przetwarza dane osobowe. Personel sprzątający podczas wykonywania swoich obowiązków nie ma możliwości przetwarzania danych osobowych. To, że ów personel sprzątający może mieć przypadkowy dostęp do dokumentów zawierających dane osobowe, nie oznacza, że należy nadawać takim osobom upoważnienia do przetwarzania danych. Administrator danych powinien zadbać, by system zabezpieczeń uniemożliwiał taki dostęp. Dobrze jest też przeszkolić personel sprzątający z zasad bezpieczeństwa obowiązujących w firmie.

Marketing w firmie sprzątającej

Środki pieniężne trzeba wygospodarować również na odpowiedni marketing. Podstawą będzie tutaj promocja w sieci. Idealnym rozwiązaniem jest znalezienie portali internetowych, które umożliwiają darmową reklamę, by móc resztę budżetu przeznaczyć na promocje offline lub budowę własnej strony. Jednym z takich serwisów jest Taelo.pl. gdzie można założyć wizytówkę swojej firmy, jak i prowadzić działania marketingowe w formie bloga. 

Bardzo ważna jest także profesjonalna strona internetowa, która umożliwi przeglądanie oferowanych usług, a także social media. Dodatkowe koszty mogą stanowić też wydatki na ogłoszenia w internecie, prasie, ulotki i inne, które pozwolą na wszechstronne promowanie działalności i pozyskiwanie zleceń.

Osoby, które zastanawiają się nad założeniem firmy sprzątającej, nie powinny jednak zaczynać od formalności. Niezwykle ważne jest, a przede wszystkim pomocne, dokonanie analizy rynku oraz sytuacji w branży - przykładowo analizy SWOT. Otwarcie działalności jest łatwe, o wiele trudniej jest jednak tą działalność utrzymać. Znajomość konkurencji to podstawa stworzenia odpowiedniej strategii zarządzania firmą.