System Eurodac to unijna baza danych biometrycznych osób ubiegających się o ochronę międzynarodową lub przebywających nielegalnie na terytorium UE. Po wejściu w życie nowych przepisów organy państwowe zyskały szerokie kompetencje kontrolne. Polscy przedsiębiorcy zastanawiają się zatem, jak sprawdzić legalność pobytu i pracy cudzoziemca w 2026 roku, skoro nie mają bezpośredniego dostępu do europejskich rejestrów. Weryfikacja dokumentów i uprawnień pracowników z krajów trzecich nadal spoczywa bezpośrednio na podmiocie powierzającym pracę.
Czym jest system Eurodac?
15 maja 2026 roku uchwalona została ustawa o udziale Rzeczypospolitej Polskiej w systemie Eurodac. W życie zaś weszła już 12 czerwca 2026 roku. Tego samego dnia zaczęło być stosowane rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1358 z 14 maja 2024 roku w sprawie ustanowienia systemu Eurodac.
Dla przedsiębiorców w dalszym ciągu najważniejsze pozostają przepisy ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Ustawa o udziale RP w systemie Eurodac porządkuje bowiem przede wszystkim zasady funkcjonowania systemu po stronie administracji państwowej. Pracodawca nadal musi samodzielnie zweryfikować dokumenty pobytowe cudzoziemca, ustalić jego uprawnienie do wykonywania pracy oraz odpowiednio udokumentować przeprowadzoną weryfikację.
Eurodac jest unijnym systemem służącym przede wszystkim do porównywania danych biometrycznych w związku z zarządzaniem azylem i migracją. System ten służy m.in. skutecznemu stosowaniu unijnych przepisów dotyczących zarządzania azylem i migracją, przesiedleń oraz ochrony czasowej, a także identyfikowaniu obywateli państw trzecich i bezpaństwowców nielegalnie przebywających na terytorium państw członkowskich. W ograniczonym zakresie dane Eurodac mogą być również wykorzystywane przez organy ścigania w związku z zapobieganiem i wykrywaniem przestępstw terrorystycznych oraz innych poważnych przestępstw.
Warto od razu podkreślić, że Eurodac nie jest jawnym rejestrem, nie jest też przeznaczony do powszechnej weryfikacji statusu pracowników przez podmioty gospodarcze. Wszelkie operacje w Eurodac podlegają rygorystycznym ograniczeniom wynikającym z przepisów o ochronie danych osobowych oraz prawa do poszanowania prywatności.
Czy pracodawca może sprawdzić cudzoziemca w Eurodac?
Jak wspomniałem powyżej, pracodawcy nie otrzymali dostępu do systemu Eurodac. Uprawnienia do dokonywania wpisów, dostępu do danych czy występowania o porównanie danych z systemem zostały przyznane określonym organom publicznym. Zgodnie z art. 4 ustawy o udziale RP w systemie Eurodac uprawnienie do dostępu bezpośredniego w celu dokonywania wpisów przysługuje Policji, Straży Granicznej oraz Szefowi Urzędu do Spraw Cudzoziemców.
Przedsiębiorca będący pracodawcą nie ma zatem uprawnień, aby sprawdzić w systemie, czy obcokrajowiec przebywa w Polsce legalnie. Nie może również żądać od cudzoziemca, którego zamierza zatrudnić, wyniku z systemu Eurodac.
System pozostaje narzędziem organów publicznych, a wpływ nowej ustawy i rozporządzenia UE na pracodawców ma przede wszystkim charakter pośredni. Dzięki rozbudowie europejskich systemów informacyjnych (nie tylko Eurodac, ale również VIS, SIS i ETIAS) oraz integracji krajowych rejestrów prowadzonych przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców i Straż Graniczną, organy kontrolne w Polsce, a przede wszystkim Państwowa Inspekcja Pracy, dysponują wysoce precyzyjnym narzędziem natychmiastowego wykrywania nielegalnego pobytu cudzoziemców na terytorium Unii. W konsekwencji jakiekolwiek uchybienie pracodawcy w zakresie prawidłowości weryfikacji dokumentów pobytowych i zezwoleń pracowniczych niesie ze sobą znacznie wyższe prawdopodobieństwo natychmiastowego ujawnienia legalności zatrudnienia.
Jak sprawdzić legalność pobytu i pracy cudzoziemca?
Co zatem musi zrobić pracodawca, aby zweryfikować legalność pobytu i pracy obcokrajowca? Na wstępie podkreślenia wymaga, że legalne zatrudnienie wymaga rozdzielenia dwóch kwestii:
- legalności pobytu cudzoziemca w Polsce,
- prawa cudzoziemca do wykonywania konkretnej pracy.
Samo posiadanie ważnego dokumentu pobytowego nie zawsze oznacza możliwość wykonywania pracy. Cudzoziemiec może legalnie przebywać w Polsce, a jednocześnie nie mieć prawa do wykonywania pracy na określonych zasadach w danym zawodzie.
Podstawowe obowiązki pracodawcy wynikają obecnie przede wszystkim z ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z nią przedsiębiorca powinien zażądać dokumentu pobytowego. Jak czytamy w art. 4 ust. 2 ustawy, podmiot powierzający pracę musi przed rozpoczęciem pracy zażądać od cudzoziemca przedstawienia ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium RP. Weryfikacji należy poddać przede wszystkim:
- tożsamość osoby przedstawiającej dokument;
- zgodność fotografii i danych z osobą;
- jego termin ważności;
- ewentualne informacje dotyczące celu pobytu;
- widoczne oznaki podrobienia lub przerobienia dokumentu.
Legalny pobyt a legalna praca
Jednym z najczęściej popełnianych błędów przy zatrudnianiu cudzoziemców jest uznawanie, że legalny pobyt to to samo co pozwolenie na pracę. Pracodawca nie może ograniczyć się do stwierdzenia, że cudzoziemiec posiada ważną kartę pobytu albo wizę, a więc może go zatrudnić. Konieczne jest ustalenie, czy konkretny tytuł pobytowy pozwala również na wykonywanie danej pracy oraz, czy nie zachodzi konieczność uzyskania dodatkowego zezwolenia.
Podstawą dostępu do rynku pracy może być m.in.:
- zezwolenie na pracę;
- zezwolenie na pobyt czasowy i pracę;
- oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisane do ewidencji;
- odpowiedni status ustawowy zwalniający z obowiązku uzyskania zezwolenia;
- w określonych przypadkach – status cudzoziemca wynikający z przepisów szczególnych.
Pracodawca musi pamiętać, że równie istotna jest weryfikacja warunków, na jakich praca została dopuszczona. Jeżeli cudzoziemiec posiada zezwolenie dotyczące określonego stanowiska, wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy czy podmiotu powierzającego pracę, rzeczywiste zatrudnienie powinno odpowiadać warunkom wynikającym z takiego dokumentu.
Obowiązkowa kopia dokumentu pobytowego
Dokument pobytowy nie jest jedynie do wglądu. Przepis art. 4 ust. 4 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom nakłada na podmiot powierzający pracę obowiązek przechowywania kopii dokumentu uprawniającego cudzoziemca do pobytu w Polsce.
Kopia ta powinna być przechowywana przez okres wykonywania pracy oraz przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania tej dokumentacji.
Pracodawca powinien również monitorować ciągłość legalnego pobytu – ust. 3 art. 4 ustawy przewiduje bowiem możliwość żądania od cudzoziemca przedstawienia dokumentu uprawniającego do pobytu przez cały okres wykonywania pracy. W praktyce oznacza to konieczność stworzenia w firmie procedury monitorowania terminów ważności dokumentów.
Eurodac a kontrola pracodawcy
To właśnie w czasie kontroli pracodawcy ujawnia się pośredni wpływ nowej ustawy na przedsiębiorców. Pracodawca nie sprawdza cudzoziemca w systemie. Może jednak zostać poddany kontroli przez organy posiadające ustawowe kompetencje do weryfikacji legalności pobytu i pracy.
Rozbudowany system wymiany informacji między organami państwowymi oznacza, że kontrola może być bardziej efektywna niż wcześniej. Eurodac jest jednym z elementów europejskiej infrastruktury migracyjnej. Sama ustawa o Eurodac nie tworzy jednak po stronie przedsiębiorcy nowego obowiązku uzyskiwania informacji z tej bazy. W konsekwencji tego pracodawca powinien przede wszystkim zadbać o to, aby jego dokumentacja pozwalała wykazać, że dochował wymaganej prawem staranności.
Warto na marginesie podkreślić, że fakt, iż Eurodac wykorzystuje dane biometryczne, nie oznacza, że przedsiębiorcy mogą skopiować rozwiązania stosowane przez administrację publiczną i pobierać oraz wykorzystywać odciski palców czy inne dane biometryczne cudzoziemców do weryfikacji legalności zatrudnienia. Żaden prywatny rejestr nie ma prawa przechowywać takich danych o obcokrajowcach (o obywatelach UE zresztą też).
Dane biometryczne podlegają szczególnej ochronie na gruncie art. 9 RODO. Pracodawca powinien ograniczyć się do dokumentów i informacji, których przetwarzanie jest niezbędne do realizacji obowiązków związanych z zatrudnieniem cudzoziemca. Dane te zostały szczegółowo określone w art. 4 ust. 1 w zw. z art. 9 ust. 1 pkt 3 albo art. 62 ust. 1 pkt 2 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcowi.
Co grozi za nielegalne zatrudnienie?
Pracodawcy powinni mieć się na baczności. Ryzyko bowiem nie jest wyłącznie formalne. Zgodnie z art. 84 ust. 1 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom osoba, która nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 3000 zł do 50 000 zł. Jednocześnie ust. 13 przewiduje, że grzywna jest wymierzana w kwocie nie niższej niż 3000 zł za jednego cudzoziemca. W przypadku większej liczby pracowników potencjalna wysokość sankcji może więc szybko wzrosnąć.
Odpowiedzialność może wynikać również z niedopełnienia obowiązków formalnych związanych z oświadczeniami, powiadomieniami czy warunkami wykonywania pracy. Tutaj kary są niższe, bo nie przekraczają 6000 zł.
Warto zatem pamiętać, że należyta staranność chroni pracodawcę. Przepis art. 85 ustawy przewiduje wyłączenie odpowiedzialności za określone przypadki nielegalnego powierzenia pracy cudzoziemcowi, jeżeli pracodawca spełni określone tam warunki. W szczególności powinien przed rozpoczęciem pracy zażądać przedstawienia ważnego dokumentu pobytowego oraz posiadać i przechowywać jego kopię, chyba że wiedział, że dokument został sfałszowany. Ustawa wymaga również zgłoszenia cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych, jeżeli taki obowiązek wynika z przepisów.
Jest to niezwykle istotne z praktycznego punktu widzenia. Pracodawca nie jest organem migracyjnym, nie musi być także ekspertem od zabezpieczeń stosowanych w dokumentach państwowych. Jego obowiązkiem jest jedynie dochowanie ustawowego standardu staranności, nie musi przy tym przeprowadzać własnego postępowania dowodowego na poziomie Straży Granicznej. Jeżeli staranność zostanie zachowana na normalnym poziomie, nie powinien obawiać się nałożenia kary.
