Zatrudnienie osoby, którą jest cudzoziemiec pracujący w Polsce, wiąże się z szeregiem specyficznych obowiązków formalnoprawnych, które wykraczają poza standardowe procedury rekrutacyjne. Oprócz przepisów regulujących legalność pobytu, pracodawca musi wdrożyć rygorystyczne procedury z zakresu ochrony danych osobowych RODO oraz prawidłowo zgłosić obcokrajowca do systemu ubezpieczeń społecznych. Jakie są kluczowe aspekty, o których musi pamiętać przedsiębiorca, aby uniknąć kar finansowych? Wyjaśniamy w artykule.
Cudzoziemiec pracujący w Polsce a ochrona danych osobowych (RODO)
Przetwarzanie danych osobowych cudzoziemców opiera się na ogólnych regułach Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), jednak specyfika zatrudnienia obcokrajowców wymusza pozyskiwanie szerszego katalogu informacji.
Podstawą przetwarzania danych osobowych cudzoziemców standardowo jest RODO oraz implementacja rozporządzenia, czyli Ustawa z 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych. Zgodnie z tymi aktami pracodawca jako administrator danych musi przestrzegać wszystkich podstawowych zasad wynikających z art. 5 RODO. Chodzi tutaj przede wszystkim o zasadę:
- legalności;
- przejrzystości;
- minimalizacji danych;
- ograniczenia celu;
- zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzania.
Zatrudnienie cudzoziemca wiąże się z obowiązkiem pozyskania przez pracodawcę szerszego katalogu danych niż w przypadku obywatela polskiego.
Jakich danych może wymagać pracodawca?
Podstawowy zakres danych, jaki pracodawca wymaga od kandydata do pracy, określa art. 22¹ Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (dalej: kp). Obejmuje on m.in. imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy.
W przypadku cudzoziemców zakres informacji, które pracodawca jest zobligowany uzyskać, został rozszerzony poprzez Ustawę z 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z art. 5a ust. 4 tego aktu prawnego zatrudniający musi uzyskać od cudzoziemca: imię (imiona) i nazwisko; obywatelstwo; nazwę, serię, numer, datę wydania i datę ważności dokumentu podróży; numer PESEL albo w przypadku osób nieposiadających tego numeru – datę urodzenia i płeć.
Poza tym – na gruncie art. 4 ust. 2 i 3 ustawy – przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca pracodawca ma obowiązek zażądać od niego przedstawienia ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski, a w czasie wykonywania pracy może domagać się jego ponownego okazania.
Kopie dokumentów uprawniających do pobytu w Polsce pracodawca musi przechowywać przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz przez okres przetwarzania jego danych osobowych obejmujący 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Ochrona danych wrażliwych
W praktyce zatrudnienie cudzoziemca często wiąże się z przetwarzaniem danych szczególnych kategorii, np. danych niezbędnych do realizacji obowiązków z zakresu prawa pracy czy zabezpieczenia społecznego. Przetwarzanie danych wrażliwych w kontekście zatrudnienia cudzoziemców jest dopuszczalne na podstawie art. 9 ust. 2 lit. b RODO, jeżeli jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej.
Jak wskazuje się w doktrynie, powyższa przesłanka upoważnia do przetwarzania danych wrażliwych w związku z zatrudnieniem, a przez odwołanie do prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej obejmuje ona wszelkie obowiązki pracodawcy nałożone na niego nie tylko w samych przepisach kp, lecz również we wszelkich aktach normatywnych składających się na źródła prawa pracy.
Na podstawie tej przesłanki mogą być przetwarzane dane wrażliwe nie tylko samych pracowników, lecz także kandydatów do pracy, a brak odwołania do kategorii pracowników powoduje, że zakresem przetwarzania mogą być objęte również dane osób zatrudnionych na innej podstawie. (por. P. Litwiński, P. Barta, M. Kawecki [w:] P. Litwiński (red.), Rozporządzenie UE w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodnym przepływem takich danych. Komentarz, wyd. 1, 2018, artykuł 9).
Cudzoziemiec pracujący w Polsce a obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa danych
Cudzoziemiec pracujący w Polsce jest podwójnie chroniony, gdyż oprócz RODO działa ochrona z ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z art. 4 ust. 7 ustawy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przetwarza dane osobowe cudzoziemca w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.
Zatem na pracodawcy ciąży obowiązek wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zabezpieczających dane cudzoziemca przed:
- nieuprawnionym dostępem;
- utratą danych;
- zniszczeniem dokumentacji;
- wykorzystaniem informacji w celach niezgodnych z prawem.
Obowiązek ten dotyczy w szczególności kopii dokumentów pobytowych, które zawierają szeroki zakres danych identyfikacyjnych. To zaś oznacza konieczność stosowania odpowiednich procedur wewnętrznych, ograniczenia dostępu do dokumentacji oraz zabezpieczenia systemów informatycznych przetwarzających dane pracowników.
Obowiązek informacyjny
Pracodawca nie może również zapominać o obowiązku informacyjnym wynikającym wprost z art. 13 RODO. Kandydat lub pracownik powinien zostać poinformowany między innymi o:
- administratorze danych osobowych;
- celach przetwarzania danych go dotyczących;
- podstawie prawnej przetwarzania;
- okresie przechowywania danych osobowych;
- przysługujących mu prawach, tj. prawie dostępu, prawie do sprostowania, prawie do bycia zapomnianym, prawie do ograniczenia przetwarzania, prawie do sprzeciwu.
Jeżeli dane pozyskiwane są z innego źródła niż bezpośrednio od cudzoziemca, obowiązek informacyjny należy wykonać zgodnie z art. 14 RODO.
Cudzoziemiec pracujący w Polsce i ZUS – obywatelstwo nie jest decydujące
Sam fakt, że pracownik nie ma polskiego obywatelstwa, nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zgłoszenia go do ubezpieczeń społecznych.
Ustawa z 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych uzależnia obowiązek ubezpieczenia przede wszystkim od wykonywania pracy na terytorium Polski w ramach stosunku pracy i umowy zlecenia. Oznacza to, że cudzoziemiec pracujący w Polsce podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. W takiej sytuacji pracodawca jako płatnik składek ma obowiązek:
- zgłosić pracownika do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA;
- prawidłowo ustalić podstawę wymiaru składek;
- obliczyć należne składki;
- terminowo je odprowadzać.
Zgłoszenie cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych ma również znaczenie z punktu widzenia odpowiedzialności za legalność zatrudnienia. Zgodnie z art. 85 pkt 2 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za wykroczenie polegające na powierzeniu pracy cudzoziemcowi nieposiadającemu ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium RP, jeżeli zgłosił cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych, jeśli taki obowiązek wynika z obowiązujących przepisów.
Podstawa wymiaru składek ZUS
W przypadku pracowników będących obcokrajowcami stosuje się takie same zasady ustalania podstawy wymiaru składek jak wobec Polaków. Podstawę stanowi przychód osiągany ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych. W praktyce oznacza to, że do podstawy wymiaru składek mogą zostać zaliczone również niektóre świadczenia dodatkowe finansowane przez pracodawcę. Przykładem jest zapewnienie pracownikowi mieszkania służbowego. Jeżeli stanowi ono przychód pracownika, jego wartość co do zasady zwiększa podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Trzeba jednak pamiętać, że w odniesieniu do cudzoziemców pracujących w Polsce obowiązują wyłączenia, o których mowa w Rozporządzeniu z 18 grudnia 1998 roku Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Zakres ubezpieczeń jest tożsamy z tym obowiązującym obywateli polskich. Pracownik będący cudzoziemcem podlega obowiązkowym ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu, wypadkowemu i zdrowotnemu. Na identycznych zasadach opłacane są również składki na Fundusz Pracy oraz – w przypadkach przewidzianych ustawowo – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Finansowanie poszczególnych składek odbywa się według tych samych reguł, które obowiązują przy zatrudnianiu obywateli polskich.
Udostępnianie danych przez ZUS organom administracyjnym
W stosunku do cudzoziemców pracujących w Polsce ZUS ma dodatkowe obowiązki, jak wynika bowiem z art. 5a ust. 9 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, ZUS udostępnia dane o objęciu ubezpieczeniami społecznymi cudzoziemca, którego dotyczy powiadomienie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, lub o zgłoszeniu umowy o dzieło zawartej z tym cudzoziemcem, w drodze teletransmisji danych ministrowi właściwemu do spraw pracy, Państwowej Inspekcji Pracy, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, Straży Granicznej oraz Głównemu Urzędowi Statystycznemu, w celu realizacji ich zadań ustawowych.
Oznacza to, że informacje o zgłoszeniu cudzoziemca do ubezpieczeń mogą być wykorzystywane podczas kontroli legalności zatrudnienia. Z perspektywy pracodawcy prawidłowe wykonanie obowiązków wobec ZUS staje się więc jednym z elementów ograniczających ryzyko sporów z organami kontrolnymi.
Kiedy cudzoziemiec nie podlega pod ZUS?
Należy pamiętać o wyłączeniach z obowiązku ubezpieczenia określonych w art. 5 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przepis ten dotyczy obywateli państw obcych, których pobyt na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej nie ma charakteru stałego i którzy jednocześnie są zatrudnieni w obcych przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, misjach, misjach specjalnych lub instytucjach międzynarodowych, chyba że umowy międzynarodowe stanowią inaczej.
Obywatele państw obcych przebywający w Polsce na stałe podlegają polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych na zasadach ogólnych, w tym m.in. z tytułu zatrudnienia lub prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej.
Konsekwencje naruszenia obowiązków RODO i ZUS
Niedopełnienie omówionych obowiązków w zakresie RODO oraz ubezpieczeń społecznych rodzi poważne konsekwencje prawne i finansowe dla pracodawcy.
Naruszenie obowiązków w zakresie RODO może skutkować nałożeniem administracyjnej kary pieniężnej przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Przepis art. 107 Ustawy z 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych wskazuje, że każdy, kto przetwarza dane osobowe, mimo że przetwarzanie to nie jest dopuszczalne albo do ich przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch.
Jeśli jednak przetwarzanie danych dotyczy danych wrażliwych, np. danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, danych biometrycznych, danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej, sprawca (w naszym wypadku – pracodawca) podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat trzech.
Z kolei zaniedbania w zakresie zgłoszenia cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych lub legalizacji zatrudnienia mogą prowadzić do uznania zatrudnienia za nielegalne i wiązać się z odpowiedzialnością administracyjną. Orzecznictwo sądów administracyjnych podkreśla, że to pracodawca ponosi ciężar dochowania wszystkich obowiązków związanych z legalnym zatrudnieniem cudzoziemca. (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 26 maja 2017 roku, sygn. akt: II OSK 2250/16).
Polecamy:
