Kontrola legalności zatrudnienia

Kontrola legalności zatrudnienia może się w pierwszej chwili kojarzyć z weryfikacją postępowania danej osoby pod kątem zatrudnienia jej zgodnie z przepisami. Jest to poniekąd prawda, ale to tylko jeden z elementów tworzących wspomnianą procedurę. Czym jest zatem kontrola legalności zatrudnienia oraz jakie są zasady jej przeprowadzania – piszemy na ten temat w artykule.

Kontrola legalności zatrudnienia – podstawy prawne

W odniesieniu do postępowania związanego z kontrolą legalności zatrudnienia właściwymi są przepisy zawarte w Ustawie z dnia 13 kwietnia 2007 roku o Państwowej Inspekcji Pracy, zwanej dalej „ustawą z 13.04.2007 roku”.

Drugim aktem prawnym mającym kluczowe znaczenie dla omawianej problematyki jest Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, dalej określana jako „ustawa o promocji zatrudnienia”.

To właśnie w niej uregulowano m.in. kwestie zatrudniania bezrobotnych lub cudzoziemców, czyli sprawy objęte kontrolą legalności zatrudnienia. W ustawie o promocji zatrudnienia zdefiniowano, czym – w świetle norm prawnych – jest nielegalne zatrudnienie lub nielegalna praca zarobkowa. Pod tymi pojęciami należy rozumieć:

• zatrudnienie przez pracodawcę osoby bez potwierdzenia na piśmie w wymaganym terminie rodzaju zawartej umowy i jej warunków;
• niezgłoszenie osoby zatrudnionej lub wykonującej inną pracę zarobkową do ubezpieczenia społecznego;
• podjęcie przez bezrobotnego zatrudnienia, innej pracy zarobkowej lub działalności bez powiadomienia o tym właściwego powiatowego urzędu pracy.

Ustawa o promocji zatrudnienia określa także, czym jest nielegalne wykonywanie pracy przez cudzoziemca.

Kontrola legalności zatrudnienia – zakres przedmiotowy

Zakres przedmiotowy kontroli legalności zatrudnienia został wyznaczony odpowiednimi zapisami ustawy z 13.04.2007 roku (w art. 10 ust. 1 pkt 3–4 i 15). Oznacza to zatem, że do zadań inspektorów pracy należy:

1. kontrola legalności zatrudnienia, innej pracy zarobkowej, wykonywania działalności oraz kontrola przestrzegania obowiązku:

• informowania powiatowych urzędów pracy przez bezrobotnych o podjęciu zatrudnienia, innej pracy zarobkowej lub działalności;
• opłacania składek na Fundusz Pracy;
• dokonania wpisu do rejestru agencji zatrudnienia działalności, której prowadzenie jest uzależnione od uzyskania wpisu do tego rejestru;
• prowadzenia agencji zatrudnienia zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o promocji zatrudnienia;
• prowadzenia działalności przez podmioty, od których nie wymaga się wpisu świadczenia usług na rzecz bezrobotnych i poszukujących pracy do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia, czyli m.in. OHP, centra integracji społecznej, kluby integracji społecznej, zgodnie z warunkami określonymi w art. 19c, art. 19d, art. 19fa, art. 19ga i art. 85 ust. 2 i art. 85a ustawy o promocji zatrudnienia;

Podmioty podlegające kontroli legalności zatrudnienia

Zakres podmiotowy kontroli legalności zatrudnienia określają postanowienia ustawy z 13.04.2007 roku. W rozumieniu tych przepisów kontroli legalności zatrudnienia podlegają:

pracodawcy;
niebędący pracodawcami przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne, na rzecz których jest świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia tej pracy;
podmioty świadczące usługi pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego oraz pracy tymczasowej w zakresie przestrzegania obowiązku dokonania wpisu do rejestru agencji zatrudnienia działalności, której prowadzenie jest uzależnione od uzyskania wpisu do wymienionego rejestru oraz w przedmiocie obowiązku prowadzenia agencji zatrudnienia zgodnie z warunkami określonymi w przepisach o promocji zatrudnienia;
podmioty, o których mowa w art. 18c ustawy o promocji zatrudnienia, czyli takie, od których nie wymaga się wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia, w zakresie przestrzegania warunków określonych w art. 19c, art. 19d, art. 19fa, art. 19ga i art. 85 ust. 2 oraz art. 85a ustawy o promocji zatrudnienia.

Zasady przeprowadzania kontroli legalności zatrudnienia

Celem postępowania kontrolnego jest ustalenie stanu faktycznego w kwestii przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia oraz sporządzenie stosownej dokumentacji pokontrolnej.

Do przeprowadzania kontroli uprawnieni są inspektorzy działający w ramach właściwości terytorialnej okręgowych inspektorów pracy. Główny Inspektor Pracy może jednocześnie oddelegować inspektora do wykonywania określonych czynności kontrolnych i stosowania środków prawnych na obszarze działania innego okręgowego inspektora pracy, a nawet poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli stosunek pracy podlega przepisom krajowego prawa pracy. Kontrolę mogą przeprowadzać ponadto inni uprawnieni pracownicy PIP.

W przypadku kontroli u przedsiębiorcy oprócz legitymacji służbowej należy okazać upoważnienie obejmujące następujące informacje:

• wskazanie podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli;
• oznaczenie organu kontroli;
• imię i nazwisko, stanowisko służbowe osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz numer jej legitymacji służbowej;
• określenie zakresu przedmiotowego kontroli;
• oznaczenie podmiotu objętego kontrolą;
• wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli;
• podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;
• pouczenie kontrolowanego podmiotu o jego prawach i obowiązkach;
• datę i miejsce wystawienia upoważnienia.

Kontrola ma miejsce w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych. Konkretne czynności kontrolne mogą być także realizowane w jednostce organizacyjnej PIP.

Jak wynika z art. 26 ust. 4 ustawy z 13.04.2007 roku, inspektor pracy jest upoważniony do swobodnego poruszania się po terenie podmiotu kontrolowanego bez obowiązku uzyskiwania przepustki oraz jest zwolniony od rewizji osobistej – również wtedy, gdy przewiduje się ją w wewnętrznym regulaminie podmiotu kontrolowanego.

Podmiot kontrolowany jest obowiązany do zapewnienia inspektorowi pracy warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli. Dotyczy to w szczególności niezwłocznego przedstawienia żądanych dokumentów i materiałów, zapewnienia terminowego udzielania informacji przez pracowników zatrudnionych w podmiocie kontrolowanym oraz przez inne osoby, które są lub były zatrudnione w tym podmiocie, na innej podstawie niż stosunek pracy, udostępnienia urządzeń technicznych oraz – w miarę możliwości – oddzielnego pomieszczenia z odpowiednim wyposażeniem.

Szczegółowe uprawnienia inspektora pracy podczas kontroli zostały określone w art. 23 ust. 1 ustawy z 13.04.2007 roku.

Dokumentowanie ustaleń pokontrolnych

Ustalenia dokonane wskutek kontroli legalności zatrudnienia dokumentuje się w formie:

• protokołu kontroli
• lub notatki urzędowej – jeżeli nie stwierdzono uchybień podczas kontroli.

Protokół kontroli powinien zawierać informacje wskazane w art. 31 ust. 2 ustawy z 13.04.2007 roku.

Inspektor pracy przekazuje kopię protokołu podmiotowi kontrolowanemu, któremu przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem tego dokumentu, umotywowanych zastrzeżeń na piśmie do ustaleń zawartych w protokole – w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń inspektor pracy obowiązany jest dokonać ich zbadania, a w razie stwierdzenia zasadności zastrzeżeń – zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu.

Konsekwencje naruszenia przepisów w zakresie legalności zatrudnienia

W przypadku stwierdzenia naruszeń przepisów w zakresie legalności zatrudnienia inspektor pracy może skorzystać z możliwości przewidzianych w art. 11 ustawy z 13.04.2007 roku, czyli jest uprawniony do wydania określonych nakazów i zakazów.

Jeżeli w toku kontroli zostały stwierdzone wykroczenia polegające na naruszeniu przepisów ustawy o promocji zatrudnienia w zakresie określonym w art. 10 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy z 13.04.2007 roku, właściwy inspektor pracy występuje z wnioskiem do sądu o ukaranie osób odpowiedzialnych za zaistniałe nieprawidłowości.

W myśl art. 37 ust. 3 ustawy z 13.04.2007 roku okręgowy inspektor pracy niezwłocznie powiadamia:

1. marszałka województwa o:

• stwierdzonych przypadkach naruszenia warunków prowadzenia agencji zatrudnienia określonych w przepisach ustawy o promocji zatrudnienia;
• wynikach kontroli podmiotu kontrolowanego – na wniosek marszałka województwa;

Ponadto inspektor pracy niezwłocznie zawiadamia o naruszeniu przepisów prawa właściwe organy, a w szczególności:

• Zakład Ubezpieczeń Społecznych – w przypadku naruszenia przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych;
• naczelnika urzędu celno-skarbowego – w razie naruszenia przepisów prawa podatkowego;
• Policję lub Straż Graniczną – w przypadku naruszenia przepisów o cudzoziemcach;
• starostę – jeśli stwierdzono naruszenia przez bezrobotnego lub przez podmiot kontrolowany przepisów ustawy o promocji zatrudnienia.

Niewykonanie nakazu PIP lub utrudnianie kontroli – sankcje prawne

W odniesieniu do sankcji za niewykonanie nakazu PIP lub utrudnianie przeprowadzania czynności kontrolnych trzeba się odwołać do postanowień Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (kp). Oznacza to, że zgodnie z art. 283 § 2 pkt 7 i 8 kp kto:

• nie wykonuje w wyznaczonym terminie podlegającego wykonaniu nakazu organu Państwowej Inspekcji Pracy;
• utrudnia działalność organu Państwowej Inspekcji Pracy, w szczególności uniemożliwia prowadzenie wizytacji zakładu pracy lub nie udziela informacji niezbędnych do wykonywania jej zadań

– podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Kontrola legalności zatrudnienia – podsumowanie

Kontrola legalności zatrudnienia polega przede wszystkim na weryfikacji prawidłowości realizacji obowiązków oraz korzystania z uprawnień określonych w przepisach ustawy o promocji zatrudnienia. Chodzi tutaj m.in. o naruszenia prawa wynikające z niezgłoszenia osoby zatrudnionej lub wykonującej inną pracę zarobkową do ubezpieczenia społecznego, podjęcia przez bezrobotnego zatrudnienia, innej pracy zarobkowej lub działalności bez powiadomienia o tym właściwego powiatowego urzędu pracy czy nielegalnego zatrudniania cudzoziemców. Szczegółowy zakres kontroli określa ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy. Wskazano tam ponadto podmioty podlegające czynnościom kontrolnym oraz konsekwencje postępowania sprzecznego z prawem.