Kiedy następuje nabycie prawa do 26 dni urlopu?

Pracownik co roku ma prawo wybrać się na - zwykle długo wyczekiwany - płatny urlop wypoczynkowy. Jest to czas, który należy przeznaczyć na regenerację i nabranie sił witalnych do dalszej pracy. Przepisy dotyczące urlopów zawarte są w Kodeksie pracy. Liczba dostępnych dni urlopowych jest uzależniona od stażu pracy pracownika i wynosi odpowiednio 20 lub 26 dni urlopu.

Ile dni urlopu przysługuje pracownikom?

To, ile dni urlopu wypoczynkowego przysługuje danemu pracownikowi, jest zależne od tego, do jakiego wymiaru urlopu ma on prawo. Wymiar dostępnych dni urlopowych jest uzależniony od tzw. stażu pracy.

26 dni urlopu - od kiedy przysługuje pracownikowi?

Długość urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy pracownika, czyli pracownik ma prawo do 20 dni, jeżeli staż jego pracy jest krótszy niż 10 lat, a gdy jest dłuższy, wówczas ma do wykorzystania 26 dni urlopu. Okazuje się jednak, że wcale nie musi on pracować 10 lat, aby nabyć prawo do urlopu w wyższym wymiarze.

Zgodnie z art. 155 § 1 kp do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia nauki następujące okresy:

Przykład 1.

Pan Jan ukończył szkołę średnią, a następnie studia. Do stażu pracy wlicza mu się tylko 8 lat, a nie 12 (suma 8 lat z tytułu ukończenia studiów i 4 lat z tytułu ukończenia szkoły średniej).

Do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wliczają się również okresy zatrudnienia w poprzednich miejscach pracy. Należy pamiętać, że pracownik musi go udokumentować, przedstawiając świadectwa pracy oraz świadectwa ukończenia szkół lub dyplomy. W przypadku braku udokumentowania posiadania 10-letniego stażu pracy 26-dniowy urlop nie przysługuje.

Przykład 2.

Pracownik w pierwszym dniu pracy dostarczył dyplom ukończenia studiów licencjackich. Do stażu pracy z tytułu ukończenia szkoły wlicza mu się 8 lat.

Warto pamiętać, że jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.

Przykład 3.

Pani Joanna podczas studiów pracowała przez 3 lata. U obecnego pracodawcy staż pracy wynosi 2 lata. Nabyła ona prawo do 26 dni urlopu, gdyż z okresu nauki posiada 8 lat stażu pracy oraz 2 lata u obecnego pracodawcy. Wliczenie do stażu pracy samych okresów zatrudnienia byłoby niekorzystne, ponieważ wynosiłby on 5 lat.

Przykład 4.

1 stycznia 2024 r. firma rozpoczęła współpracę z nową osobą na podstawie umowy o pracę. Dokumenty dostarczone przez pracownika potwierdzają, że posiada on dyplom ukończenia studiów wyższych oraz że pracował do tej pory w 2 firmach w okresie:

• od 1 lutego 2021 r. do 16 lipca 2021 r. (I firma),
• od 12 grudnia 2021 r. do 31 maja 2022 r. (II firma)

na podstawie umów o pracę. Następnie od czerwca 2022 roku pracownik świadczył usługi na podstawie umowy zlecenia.

Z tytułu obrony studiów magisterskich pracownikowi przypisany zostaje automatycznie 8-letni staż pracy. Natomiast okres pracy z poprzednich 2 firm wyniósł odpowiednio:

• 5 miesięcy i 16 dni,
• 5 miesięcy i 20 dni.

W sumie, na ten moment, staż pracy pracownika wynosi 8 lat 11 miesięcy i 6 dni. Przy obliczaniu okresów miesięcznych co do zasady należy brać pod uwagę rzeczywistą liczbę dni występujących w danym miesiącu pracy. Natomiast przy przeliczaniu dni pracy na miesiące przyjmuje się, że miesiąc liczy 30 dni. Dzieje się tak w sytuacji, gdy występuje kilka okresów pracy liczonych w dniach, które należy zsumować.

Okres pracy na podstawie umowy zlecenia nie wlicza się do stażu pracy w kontekście wyliczania limitu urlopowego.

Nabycie prawa do 26 dni urlopu w trakcie roku kalendarzowego

Wymiar urlopu wynosi 20 dni przy stażu urlopowym krótszym niż 10 lat lub 26 dni, jeżeli staż ten wynosi co najmniej 10 lat. Dlatego zgodnie z art. 158 kp pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający. Od momentu osiągnięcia 10-letniego stażu pracy w danym roku kalendarzowym pracownikowi, który wykorzystał już urlop wypoczynkowy, przysługuje więc urlop uzupełniający w wymiarze 6 dni.

Przykład 5.

1 września 2023 r. zatrudniono pracownika na czas nieokreślony, przedstawił on dyplom ukończenia studiów wyższych w czerwcu 2021 r. oraz świadectwo pracy, które informowało, że pracował od 1 sierpnia 2021 r. do 31 lipca 2022 r. Do stażu pracy z tytułu ukończenia studiów wlicza mu się 8 lat, a z innych zatrudnień – 1 rok. Wynika z tego, że czas jego stażu urlopowego to 9 lat, a do 10-letniego stażu pracy brakuje mu roku. 1 września 2024 r. osiągnie 10-letni staż urlopowy i w tej dacie wymiar przysługującego mu urlopu należy skorygować z 20 do 26 dni.

Pracownik nabywa prawo do „dodatkowych” 6 dni takiego urlopu uzupełniającego bez względu na to, w jakim miesiącu to nastąpi. Jeżeli np. urlopowy staż pracy w grudniu osiągnie długość 10 lat, to przysługuje mu dodatkowe 6 dni urlopu. Taka sama sytuacja ma miejsce, gdyby przekroczenie 10 lat pracy nastąpi w kwietniu czy we wrześniu.

Przykład 6.

Osoba zatrudniona 1 stycznia 2024 r., staż urlopowy wynoszący 10 lat osiągnie 16 listopada 2024 r. Więc nabędzie ona prawo do 6 dni urlopu dodatkowego urlopu 16 listopada.

Urlop proporcjonalny a nabycie prawa do wyższego wymiaru w trakcie roku

Jeżeli pracownik został zatrudniony w ciągu roku kalendarzowego, należy wówczas ustalić proporcjonalny wymiar urlopu wypoczynkowego. W sytuacji, gdy w danym roku kalendarzowym osiąga on 10-letni staż pracy, wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego ustala się, uwzględniając wyższy wymiar tego urlopu.

Przykład 7.

Pracownik został zatrudniony od 1 lutego 2024 r. na okres 2 lat. Na dzień 1 lutego posiadał on staż urlopowy wynoszący 9 lat i 7 miesięcy. Przed 1 lutego 2024 roku nigdzie wcześniej nie pracował. Za 2024 r. ma prawo do urlopu proporcjonalnego w wymiarze 24 dni, czyli 26 dni / 12 × 11 m-cy = 23,83 dnia, po zaokrągleniu 24 dni.

26 dni urlopu dla młodocianego pracownika

Zgodnie z art. 205 kp pracownik młodociany uzyskuje z upływem 6 miesięcy od rozpoczęcia pierwszej pracy prawo do urlopu w wymiarze 12 dni roboczych. Z upływem roku pracy młodocianemu przysługuje prawo do 26 dni urlopu. Jednakże w roku kalendarzowym, w którym kończy on 18 lat, ma prawo do urlopu w wymiarze 20 dni roboczych, jeżeli prawo do urlopu uzyskał przed ukończeniem 18 lat. Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracującemu uczniowi urlopu zaliczkowego na czas ferii zimowych. Ponadto pracodawca udziela pracującemu uczniowi zgodnie ze stosownym wnioskiem, w okresie ferii świątecznych, bezpłatnego urlopu wypoczynkowego, który nie może przekroczyć 2 miesięcy łącznie z urlopem wypoczynkowym.

Ustalenie, jaki wymiar urlopu wypoczynkowego przysługuje danemu pracownikowi, może rodzić liczne wątpliwości ze względu na mnogość aspektów, jakie należy uwzględnić przy wyliczeniach. Dlatego zawsze warto posiłkować się dostępnymi materiałami szkoleniowymi, przepisami prawa oraz ich interpretacjami.

Automatyczne wyliczenie urlopu wypoczynkowego w programie wFirma.pl

System wFirma.pl umożliwia automatyczne wyliczanie limitu urlopu pracownika na podstawie wprowadzonych do programu danych. Biorąc pod uwagę historię zatrudnienia i wykształcenia danego pracownika oraz dane wprowadzone do bilansu otwarcia, program automatycznie ustala limit urlopowy, uwzględniając jednocześnie czas trwania aktualnej umowy.

System gwarantuje również swoim użytkownikom kontrolę nad zaległym, niewykorzystanym przez pracownika w roku ubiegłym, urlopem.

Jeżeli w historii zatrudnienia/wykształcenia, bilansie lub w umowie z pracownikiem nastąpi zmiana, wówczas system ponownie przelicza urlop.

Dzięki dodatkowym ułatwieniom w wFirma.pl można również w prosty i szybki sposób wprowadzać nieobecności pracowników. Inne funkcjonalności z obszaru kadr i płac warto wypróbować testując darmową wersję systemu przez 30 dni: https://wfirma.pl/rejestracja