Zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym dokumentów dotyczących ubezpieczeń społecznych, odróżniają dokumenty, które należy gromadzić w aktach osobowych oraz poza nimi. Ponadto w obecnym stanie prawnym istnieje dualizm okresów przechowywania wspomnianej dokumentacji – zależnie od dnia nawiązania stosunku pracy. Jakie są okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej?
Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej
Przepis art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy wśród podstawowych obowiązków pracodawcy wymienia prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej:
- akt osobowych pracowników,
- dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,
określonych zbiorczą nazwą „dokumentacji pracowniczej”.
Z kolei art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy nakazuje przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez odpowiedni okres po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy.
Szczegółowe wymogi dotyczące prowadzenia i przechowywania omawianej dokumentacji określono w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369), w którym m.in. wskazano, jakie dokumenty stanowią akta osobowe, a jakie zalicza się do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przechowywanej poza aktami osobowymi.
Akta osobowe
Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z 5 części:
- A – obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
- B – obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym m.in.: umowę o pracę, zakres czynności (zakres obowiązków), dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy i z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
- C – obejmującej oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym m.in.: oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, kopię wydanego świadectwa pracy;
- D – obejmującej odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
- E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
Poza aktami osobowymi pracodawca musi prowadzić, oddzielnie dla każdego pracownika, dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:
- dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą m.in: ewidencja czasu pracy, wnioski pracownika dotyczące udzielania zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych oraz stosowania indywidualnych rozwiązań dotyczących organizacji czasu pracy;
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
- kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
- kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej
Dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Wymogi te dotyczą pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 2019 roku.
Przykład 1.
Pracodawca zatrudnił pracownika 1 marca 2020 roku na czas określony jednego roku – do 30 kwietnia 2021 roku. Strony nie nawiązały kolejnego stosunku pracy. Akta osobowe tego pracownika oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy muszą być przechowywane przez 10 lat, licząc od końca 2021 roku, czyli do 31 grudnia 2031 roku.
W odniesieniu do stosunków pracy, które nawiązano przed 1 stycznia 2019 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej należy ustalać na podstawie przepisów obowiązujących przed tym dniem (art. 7 ust. 2 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją – Dz.U. z 2018 r. poz. 357). Oznacza to, że dokumentację pracowniczą dotyczącą tego okresu należy przechowywać przez 50 lat, licząc od dnia:
- zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;
- wytworzenia – dla dokumentacji płacowej
(zgodnie z art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w brzmieniu obowiązującym przed 1 stycznia 2019 roku). W związku z tym, że zidentyfikowanie dat wytworzenia poszczególnych dokumentów płacowych wiązałoby się dla pracodawcy z koniecznością szczegółowego monitorowania tego zagadnienia w przypadku każdego zwolnionego pracownika z osobna, dopuszczalnym wydaje się w takim przypadku przyjęcie, iż zarówno dokumentację osobową, jak i płacową przechowuje się przez 50 lat od dnia zakończenia pracy (ustania stosunku pracy).
Przykład 2.
Umowa o pracę łącząca pracodawcę i pracownika obowiązywała od 1 lipca 2002 roku. W czerwcu 2021 roku pracownik ją wypowiedział, wskutek czego po upływie 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia uległa ona rozwiązaniu 30 września 2021 roku Dokumentacja pracownicza pozostała po pracowniku będzie przechowywana w tym przypadku przez okres 50 lat, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy, czyli do 30 września 2071 roku.
Pewna trudność wiąże się z ustaleniem czasu przechowywania dokumentów, których przed 1 stycznia 2019 roku nie włączano do akt osobowych – takich jak wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, listy obecności czy harmonogramy czasu pracy. Stosowano wówczas najczęściej zasadę przechowywania wspomnianych dokumentów przez okres 3 lat – odpowiadający długością okresowi przedawnienia roszczeń pracowniczych. Tak więc tego rodzaju dokumenty, dotyczące stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku, należy przechowywać przez okres 3 lat.
Natomiast w odniesieniu do stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku prezentowany jest pogląd, że te dokumenty, o których nie wspomina się w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej (np. harmonogramy czasu pracy), nie muszą być przechowywane przez okres 10 lat, lecz jedynie przez 3 lata, gdyż po tym czasie tracą swoje znaczenie prawne. Są jednak również zwolennicy przechowywania wszelkich dokumentów związanych ze stosunkiem pracy przez 10 lat. Względy celowości zdają się jednak przemawiać za pierwszym z tych poglądów.
Możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 roku, a przed dniem 1 stycznia 2019 roku ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego, o którym mowa w art. 4 pkt 6a Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.), z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony (art. 7 ust. 3 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją).
Wspomniany raport informacyjny jest przekazywanym do ZUS-u zestawieniem informacji dotyczącym ubezpieczonego, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku, obejmującym dane niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za okresy – w zależności od rodzaju danych – od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2008 roku albo od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku.
Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej należy do podstawowych obowiązków pracodawcy, a jego zaniedbanie, poza zagrożeniem karą grzywny, może naruszać konkretne interesy pracowników, zarówno w czasie zatrudnienia, jak i po zakończeniu stosunku pracy.
