Zatrudnianie pracowników spoza Polski od dawna jest papierkiem lakmusowym kondycji polskiego rynku pracy, który – szczególnie po wybuchu wojny w Ukrainie – przechodzi bezprecedensową transformację. Od lutego 2022 roku do kraju napłynęło kilkumilionowe grono obywateli Ukrainy, a sektor usług wspólnych, budownictwo i logistyka praktycznie nie funkcjonowałyby dziś bez rąk do pracy z zagranicy. W ostatnich miesiącach obserwujemy jednak kolejną falę dyskusji: rząd zakończył bowiem etap konsultacji publicznych projektu ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców, Sejm X kadencji skierował do dalszych prac druk nr 949, a Prezydent 10 kwietnia 2025 roku podpisał Ustawę z dnia 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. W efekcie specjaliści HR muszą śledzić zmiany w zakresie zatrudniania cudzoziemców, by nadążyć za coraz bardziej cyfrowym, ale i bardziej restrykcyjnym systemem kontroli.
Obowiązująca podstawa prawna i nadchodzące zmiany
Aby zrozumieć, jak daleko idą przygotowywane reformy, warto najpierw uporządkować fundamenty. Zatrudnienie cudzoziemców w Polsce do tej pory regulowały przede wszystkim dwa akty: Ustawa z 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz Ustawa z 12 grudnia 2013 roku o cudzoziemcach. Pierwsza przesądza o zasadach wydawania zezwoleń na pracę (typy A–E) i oświadczeń o powierzeniu pracy obywatelom sześciu państw, druga natomiast kompleksowo normuje legalny pobyt. Od 18 listopada 2023 roku Polska wdrożyła także dyrektywę (UE) 2021/1883 o Niebieskiej Karcie, otwierając drogę wykwalifikowanym specjalistom do szybszej relokacji w ramach Unii.
Choć konstrukcja ta pozornie działa, praktyka codziennej obsługi pracodawców obnażała jej mankamenty: zbyt długie kolejki w urzędach wojewódzkich, papierowy obieg dokumentów i rozproszone bazy danych. Nic dziwnego, że ustawodawca od lat przymierzał się do gruntownego przepisania całości – ostatecznie uznając, że prostsze będzie stworzenie nowej ustawy zamiast kolejnych nowelizacji. Tym samym Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy została w całości uchylona i zastąpiona Ustawą z dnia 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP ustawą o rynku pracy i służbach zatrudnienia.
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP
Według uzasadnienia projektu opublikowanego na stronie rządowej gov.pl fundamentem reformy ma być pełna elektronizacja postępowań. Wszystkie wnioski o pozwolenia na pracę, przedłużenia czy zmianę warunków zatrudnienia trafią wyłącznie do nowego systemu teleinformatycznego, a przedsiębiorcy będą potwierdzać je podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym.
Niezwykle nośnym medialnie punktem stała się zapowiedź odejścia od tzw. testu rynku pracy. Do tej pory starosta weryfikował, czy na dane stanowisko nie znajdzie się kandydat z Polski lub UE; nowelizacja rezygnuje z tego wymogu, argumentując konieczność przyspieszenia procedur w branżach o systemowym deficycie kadr. Jednocześnie ustawodawca wprowadza wyższą odpowiedzialność finansową pracodawcy: od 2026 roku opłata za wniosek o zezwolenie może wzrosnąć do równowartości minimalnego wynagrodzenia, co przy prognozie 4626 zł oznacza obciążenie kilkunastokrotnie wyższe niż obecne 100 zł za wniosek powyżej trzech miesięcy. W przypadku pracowników sezonowych opłata za wniosek może wynieść maksymalnie 10% wynagrodzenia minimalnego. Wysokość zostanie określona przez ministerstwo.
Zaostrzone sankcje – od 3000 do nawet 50 000 zł grzywny
Nowelizacja podpisana 10 kwietnia 2025 roku znacząco podnosi widełki karne: kara grzywny za nielegalne powierzenie pracy wyniesie od 3000 do 50 000 zł za każdego cudzoziemca, a kontrola Państwowej Inspekcji Pracy i Straży Granicznej może być przeprowadzona bez zapowiedzi. Co istotne, odpowiedzialność zyskuje wymiar kaskadowy – często w łańcuchu dostaw pojawia się agencja zatrudnienia, a sankcję poniesie zarówno podmiot wysyłający, jak i ten, który faktycznie korzysta z pracy cudzoziemca. Regulacja uderza też w praktykę użyczania pracowników bez formalnej umowy o pracę tymczasową, wprowadzając minimalną karę 6000 zł.
Oświadczenie o powierzeniu pracy – dłużej, wygodniej, ale nie dla wszystkich
Najpopularniejszą ścieżką legalizacji zatrudnienia obywateli Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Armenii pozostaje oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Co ważne, rejestracja oświadczeń odbywa się już wyłącznie online poprzez portal praca.gov.pl i wymaga kwalifikowanego podpisu lub Profilu Zaufanego, natomiast dokument przychodzi w formie elektronicznego pliku możliwego do okazania w PDF w trakcie kontroli.
Zezwolenia na pracę typów A–E – krótsze terminy, ale nowe opłaty
Wiosną 2024 roku Ministerstwo Rodziny ogłosiło, że docelowy czas rozpatrywania wniosku o zezwolenie spadnie do 30 dni, a złożony elektronicznie wniosek z kompletem dokumentów będzie traktowany jako „milcząca zgoda” po upływie 60 dni. Jednocześnie przewidziano jednorazową opłatę w wysokości 50 zł za wnioski do 3 miesięcy i 100 zł powyżej tego terminu do momentu wejścia w życie nowych stawek z minimalnym wynagrodzeniem w roli punktu odniesienia.
Elektronizacja i centralny rejestr legalizacji pracy
Nowa ustawa tworzy Centralny Rejestr Zatrudniania Cudzoziemców (CRZC), w którym wojewodowie, powiatowe urzędy pracy i Straż Graniczna będą zamieszczać informacje o każdej decyzji, zgłoszeniu i wyniku kontroli. Pracodawca uzyska dostęp do portalu, widząc status wniosków i alerty o zbliżającym się końcu ważności dokumentów. System zostanie zintegrowany z bazą PESEL 2.0 oraz ePUAP, co pozwoli na automatyczne przypisywanie numeru PESEL zatrudnionemu cudzoziemcowi po uzyskaniu zezwolenia.
Niebieska Karta po nowemu – większa elastyczność dla specjalistów IT
Od 18 listopada 2023 roku funkcjonuje już zmodernizowana procedura EU Blue Card. Nowelizacja polskiej ustawy o cudzoziemcach wprowadziła możliwość zmiany pracodawcy po 6 miesiącach, niższy próg wynagrodzenia (od 2025 roku 1,0 zamiast 1,5 × średniej krajowej) oraz ułatwiła samozatrudnienie. Implementacja dyrektywy umożliwia też krótkoterminową mobilność w całej UE bez dodatkowych zgód, jeśli cudzoziemiec spędził w Polsce co najmniej 12 miesięcy. Firmy IT mogą więc planować transfer wewnątrzkorporacyjny w ramach jednolitego łańcucha wartości, minimalizując liczbę procedur.
Nowe role PIP i Straży Granicznej – kontrole predykcyjne
Ustawodawca idzie śladem skarbówki i zapowiada predykcyjny dobór podmiotów do kontroli – CRZC ma generować listy przedsiębiorstw z nietypową rotacją zezwoleń, liczbą anulowań lub wygaśnięć, a także podejrzanymi wahaniami wynagrodzeń. Inspektor będzie mógł sprawdzić stan faktyczny bez zapowiedzi i nałożyć grzywnę w maksymalnej wysokości 50 000 zł za każdą osobę, jeśli okaże się, że pracownik wykonuje inne obowiązki niż wskazane w zezwoleniu lub pracodawca nie przekazał mu umowy w języku zrozumiałym. W razie recydywy firma trafi na dwuletnią „czarną listę”, co w praktyce zablokuje dalszy nabór cudzoziemców.
Minimalne wynagrodzenie i warunki pracy – indeksacja i raportowanie
Nowa ustawa utrzymuje zasadę, że cudzoziemcowi wolno proponować wynagrodzenie nie niższe niż to, które otrzymują pracownicy lokalni na porównywalnym stanowisku. Od 2025 roku służby zatrudnienia chcą jednak weryfikować mediany płac na podstawie danych ZUS i GUS; jeśli deklarowana pensja okaże się rażąco zaniżona wobec średniej branżowej, urząd będzie mógł wydać decyzję odmowną.
Praktyczne konsekwencje dla pracodawcy
Dla działów HR oznacza to konieczność skrupulatnego przekładania kodów stanowiskowych ISCO-08, monitorowania opóźnień w autoryzacji wniosków w CRZC oraz ścisłej współpracy z działem księgowości. W praktyce warto wdrożyć procedurę 4 kroków: elektroniczna check‑lista dokumentów, przypomnienia kalendarzowe na 90/60/30 dni przed końcem zezwolenia, roczny audyt wypłacanych wynagrodzeń i dwupoziomowe archiwum (plik PDF w systemie kadrowym plus backup w chmurze zgodny z RODO).
Perspektywa pracownika spoza UE – większa mobilność, szybsze rozpatrywanie, ale i wyższy koszt
Cudzoziemcy zyskują możliwość dłuższej pracy na podstawie oświadczenia, krótszych kolejek w urzędach i łatwiejszej relokacji w ramach UE, jednak muszą liczyć się z tym, że część kosztu administracyjnego przerzucona zostanie na nich poprzez nową tabelę opłat. Już dziś firmy outsourcingowe alarmują, że wzrost kosztu pozwolenia do ponad 4000 złotych może wypchnąć mikroprzedsiębiorców z rynku usług prostych: sprzątania, ochrony czy gastronomii.
Rekomendacje – jak przygotować firmę na zmiany w zakresie zatrudniania cudzoziemców?
Warto przeprowadzić audyt aktualnych zezwoleń, ustandaryzować nazewnictwo stanowisk według ISCO‑08, odświeżyć procedurę onboardingową tak, aby każdy dokument istniał w dwóch językach, oraz stworzyć wewnętrzny dashboard, który zaciąga dane z CRZC. Równolegle należy zabezpieczyć budżet na potencjalne, wyższe koszty administracyjne i uwrażliwić kierowników liniowych, że praca na innych warunkach niż określone w zezwoleniu rodzi natychmiastowe ryzyko grzywny. W ostatnim kroku uprzedźmy zarząd, że przyszłe obciążenie finansowe możemy częściowo skompensować skróceniem procedury rekrutacji – tańsze będzie pozyskanie pracownika w 30 dni zamiast 120 dni przestoju operacyjnego.
Podsumowanie – ewolucja czy rewolucja?
Polski model zatrudniania cudzoziemców dojrzewa: od ręcznej, papierowej obsługi po cyfrowy rejestr z predykcyjną analityką. Nowa ustawa z jednej strony likwiduje anachroniczne bariery (test rynku pracy, osobiste wizyty w urzędach), z drugiej – stawia na surowe sankcje i wysokie opłaty, przerzucając ciężar odpowiedzialności na przedsiębiorcę, który nie zbuduje u siebie kultury compliance. W praktyce będzie to więc rewolucja w narzędziach i procesach, a zarazem ewolucja w samych zasadach dostępu do rynku – bo swobodny dostęp pozostanie przywilejem nielicznych grup, reszta zaś musi liczyć się z pieczęcią urzędnika, tyle że w formie elektronicznej.
