Kod QR na fakturze z KSeF – kiedy go użyć?

Faktury ustrukturyzowane to fundament KSeF, ale ich przesłanie do odbiorcy nie zawsze jest możliwe. W takich sytuacjach niezbędny jest kod QR na fakturze z KSeF. Wyjaśniamy, kiedy sprzedawca ma obowiązek go wygenerować i przekazać nabywcy, aby umożliwić mu dostęp i weryfikację dokumentu.

Faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana to elektroniczna faktura sprzedaży, która jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu elektronicznego Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego zgodnie ze wzorem (udostępnianym przez KSeF) dokumentu elektronicznego.

Oprogramowanie interfejsowe jest dostępne na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra Finansów.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to teleinformatyczny system administrowany i zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Zgodnie z art. 106nd ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług KSeF służy do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;
• powiadamiania uprawnionych do KSeF podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub ich odebraniu;
• uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF, posiadanych przez podmioty uprawnione do korzystania z KSeF;
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF;
• analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
• powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia;
• powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem faktury udostępnionym przez KSeF;
• powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KSeF;
• powiadamiania podmiotów innych niż uprawnione (uwierzytelnione) o braku uprawnień do korzystania z KSeF.

Faktury wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur

Wystawianie faktur przy pomocy KSeF będzie obowiązkowe zarówno dla czynnych podatników VAT, jak i podatników zwolnionych, z uwzględnieniem pewnych wyjątków od reguły.

Obowiązek stosowania KSeF będzie miał miejsce od dnia:

• 1 lutego 2026 roku w przypadku dużych podmiotów (u których wartość sprzedaży wraz z kwotą należnego podatku VAT przekroczyła w 2024 roku 200 000 000 zł);
• 1 kwietnia 2026 roku w przypadku pozostałych podmiotów.

Z KSeF mogą korzystać następujące podmioty:

• podatnik;
• podmioty wskazane przez podatnika;
• organy egzekucyjne, komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne;
• osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne lub komorników sądowych wykonujących czynności egzekucyjne;
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, którym podatnik lub organy egzekucyjne, komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu;
• podmioty inne niż wymienione w pkt 1–5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym

– uwierzytelnieni w sposób określony w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Kod QR na fakturze z KSeF

Kod QR jest to aktualnie dość popularny kod kreskowy, za pomocą którego użytkownicy smartfonów instalują różnego rodzaju aplikacje, płacą za niektóre usługi czy korzystają z kina lub teatru. Kod QR ma aktualnie wszechstronne zastosowanie i wciąż się ono rozwija.

Można go wczytać przy pomocy funkcji aparatu smartfona. Umożliwia to podjęcie określonych działań technicznych przez smartfon, a dzięki temu – realizację nabycia konkretnej rzeczy lub uregulowaniu płatności. 

Kod QR dla celów faktur ustrukturyzowanych rozumiany jest jako znak graficzny, w którym zakodowana jest informacja w postaci unikalnego ciągu znaków. Postać graficzna kodu to dwuwymiarowy kwadrat graficzny zgodny z normą ISO/IEC 18004:2015. Kod ten umożliwia więc wczytanie przy pomocy smartfona określonego rodzaju informacji. W przypadku KSeF będzie on przewidziany także do faktur wystawionych przy użyciu KSeF.

Ministerstwo Finansów ma określić na drodze rozporządzenia sposób generowania kodu QR. Niemniej w celu wygenerowania wydruku faktury z kodem QR podatnik będzie musiał użyć odpowiedniego oprogramowania do wystawiania faktur.

Opatrzenie faktury kodem QR jest obligatoryjne w przypadku przekazania nabywcy (w sposób z nim uzgodniony) faktury ustrukturyzowanej poza systemem KSeF. Oznaczenie faktury ustrukturyzowanej kodem QR da nabywcy dostęp do tej faktury w KSeF i umożliwi mu weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

Kiedy sprzedawca ma obowiązek zastosować kod QR na fakturze wystawionej w KSeF?

Zgodnie z art. 106gb Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 roku podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:

• udostępnienia jej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF lub
• użycia tej faktury poza KSeF.

W przypadku wystąpienia przypadków wymienionych w powyższej tabeli sprzedawca ma obowiązek zaopatrzyć wystawioną fakturę kodem QR, którym umożliwi nabywcy dostęp do tej faktury oraz do weryfikacji danych w niej zawartych.

Oznaczenie faktury kodem QR oznacza utworzenie linku do niej lub kodu kreskowego (kodu QR) i naniesienie go na fakturę przed przekazaniem jej nabywcy.

Jeżeli sprzedawca przesyła nabywcy fakturę w formie ustrukturyzowanej, a więc nie jest możliwe naniesienie na nią kodu QR, wówczas sprzedawca przesyła nabywcy utworzony do tej faktury kod QR w formie odrębnego linku lub znaku graficznego i odrębnie od pliku kodu QR wysyła fakturę.

Oznaczenia faktury kodem QR (jeżeli występują taki obowiązek) sprzedawca dokonuje w swoim programie finansowo-księgowym, z którego korzysta. Należy dodać, że Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne programy, za pomocą których można nanieść weryfikacyjny kod QR.

Dostęp do faktury ustrukturyzowanej z kodem QR

Dostęp do faktury ustrukturyzowanej po przesłaniu jej do KSeF oraz faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu KSeF, bez konieczności uwierzytelniania jest możliwy za pośrednictwem kodu QR po podaniu danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury.

W przypadku, gdy nabywca nie jest podatnikiem VAT czynnym, podatnik jest obowiązany zapewnić mu dostęp do faktury ustrukturyzowanej, jeżeli nabywca nie zwolni podatnika z tego obowiązku poprzez:

• podanie kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury albo
• oznaczenie kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF, w przypadku gdy faktura jest użyta poza tym systemem.

Podsumowując, w przypadkach użycia faktur ustrukturyzowanych poza system KSeF lub udostępnienia tych faktur poza systemem KSeF sprzedawca ma obowiązek zaopatrzyć je w weryfikacyjny kod QR. Kod ten pozwoli nabywcy na otworzenie faktury i weryfikację danych zawartych na tej fakturze.