1 lutego 2026 roku wejdą w życie przepisy określające obowiązek wystawiania faktur z użyciem Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie ustawodawca przewidział określone kary za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących KSeF. Regulacje w tym zakresie wejdą w życie nieco później, bo od 1 sierpnia 2026 roku. Już teraz prezentujemy kształt przepisów dotyczących sankcji karnych. Dlatego przeczytaj artykuł i dowiedz się za co mają zostać wprowadzone kary pieniężne dla podatników!
Obowiązek wystawiania e-faktur
1 lutego 2026 roku wejdzie w życie nowy art. 106ga ustawy o VAT, który podaje, że podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek, o którym mowa, nie będzie dotyczył wystawiania faktur:
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
- przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
- na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
- w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.
- przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
W powyższych przypadkach nadal wystawiane będą faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
Zgodnie z art. 106gb ustawy o VAT (również wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku) faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu Ustawy z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:
- udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub
- użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Kary pieniężne dla podatników za nieprzestrzeganie KSeF
Zagadnienie nakładania kar za nieprzestrzeganie przepisów stanowiących o obowiązku stosowania KSeF regulować będzie art. 106ni ustawy o VAT. Przepis ten wprowadza 3 kategorie czynów zabronionych. Otóż zgodnie z jego treścią, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:
- nie wystawił faktury ustrukturyzowanej z użyciem Krajowego Systemu e-Faktur;
- w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur albo niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, albo w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria Krajowego Systemu e-Faktur, wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem;
- nie przesłał w wymaganym terminie do Krajowego Systemu e-Faktur faktury, o której mowa w art. 106nf ust. 1 lub art. 106nh ust. 1
– naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Po pierwsze, kara pieniężna będzie mogła zostać nałożona na podatnika, który wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury ustrukturyzowanej z użyciem KSeF.
Po drugie, kara pieniężna będzie mogła zostać nałożona na podatnika, który w okresie trwania awarii KSeF albo niedostępności KSeF, albo w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF, wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem.
Po trzecie, kara pieniężna będzie mogła zostać nałożona na podatnika, który nie przesłał w wymaganym terminie do KSeF faktury wystawionej zgodnie z udostępnionym wzorem wystawionej w okresie trwania awarii KSeF albo niedostępności KSeF, albo w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF.
Zasady nakładania kar pieniężnych za nieprzestrzeganie KSeF
W treści przywołanego art. 106ni ustawy o VAT wskazano, że karę pieniężną uiszcza się, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.
Ponadto do nakładania kary pieniężnej nie stosuje się przepisu art. 21a Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców. Jest to przepis, który stanowi o wzywaniu przedsiębiorców do usunięcia stwierdzonych naruszeń prawa przed nałożeniem na niego grzywny lub administracyjnej kary pieniężnej. W rezultacie kary pieniężne za naruszenia obowiązków związanych z obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu KSeF będą nakładane bez dokonywania takich wezwań.
Do postępowania w sprawie nakładania kary pieniężnej stosuje się odpowiednio przepisy działu IV Ordynacji podatkowej (Postępowanie podatkowe), w zakresie nieuregulowanym należy stosować przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. W tym miejscu warto zwrócić uwagę na art. 189d kpa, który podaje, że wymierzając administracyjną karę pieniężną, organ administracji publicznej bierze pod uwagę:
- wagę i okoliczności naruszenia prawa, w szczególności potrzebę ochrony życia lub zdrowia, ochrony mienia w znacznych rozmiarach lub ochrony ważnego interesu publicznego lub wyjątkowo ważnego interesu strony oraz czas trwania tego naruszenia;
- częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku albo naruszania zakazu tego samego rodzaju co niedopełnienie obowiązku albo naruszenie zakazu, w którego następstwie ma być nałożona kara;
- uprzednie ukaranie za to samo zachowanie za przestępstwo, przestępstwo skarbowe, wykroczenie lub wykroczenie skarbowe;
- stopień przyczynienia się strony, na którą jest nakładana administracyjna kara pieniężna, do powstania naruszenia prawa;
- działania podjęte przez stronę dobrowolnie w celu uniknięcia skutków naruszenia prawa;
- wysokość korzyści, którą strona osiągnęła, lub straty, której uniknęła;
- w przypadku osoby fizycznej – warunki osobiste strony, na którą administracyjna kara pieniężna jest nakładana.
Na zakończenie warto zwrócić uwagę, że kara za nieprzestrzeganie KSeF jest karą administracyjną. Nie jest to wykroczenie czy przestępstwo skarbowe, do którego miałby zastosowanie Kodeks karny skarbowy.
