Wdrażany obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zmienia dotychczasowe zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Wielu przedsiębiorców zastanawia się jednak, czy faktura korygująca poza KSeF jest dopuszczalna w świetle aktualnych przepisów ustawy o VAT i w jakich sytuacjach można z tego rozwiązania skorzystać.
Zasady wystawiania faktury korygującej poza KSeF
Faktura dokumentuje sprzedaż. Podatnik dokonujący sprzedaży zobowiązany jest do udokumentowania tej czynności poprzez wystawienie faktury. Faktura jest zatem dokumentem (dowodem) potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego dokonanego przez podatnika VAT.
Wystawienie faktury, chociaż samo w sobie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, może powodować zapłatę podatku wykazanego na fakturze. Zatem wystawienie faktury związane jest z pewnymi konsekwencjami w sferze podatkowo-prawnej.
Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy obowiązującego od 1 lutego 2026 roku podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e–Faktur.
W myśl art. 106gb ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu Ustawy z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
W praktyce zdarzają się również sytuacje, gdy po wystawieniu faktury następują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na treść pierwotnej faktury lub faktura zawiera błędy. W takiej sytuacji ustawodawca wskazuje na możliwość skorygowania tej faktury przez wystawienie faktury korygującej.
Jak stanowi art. 106j ust. 1 ustawy, w przypadku gdy po wystawieniu faktury:
- podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie;
- (uchylony);
- dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań;
- dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4;
- stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury
– podatnik wystawia fakturę korygującą.
Na podstawie art. 106j ust. 2 ustawy faktura korygująca powinna zawierać:
- (uchylony);
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
- numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca – w przypadku faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej;
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
- określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
- (uchylony);
- jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
- w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.
W świetle art. 106j ust. 2a ustawy faktura korygująca może zawierać:
- wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA”,
- przyczynę korekty.
W myśl art. 106j ust. 4 ustawy fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej.
Zatem, jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą. Zatem faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu.
Z powołanych przepisów dotyczących korygowania faktur wynika, że dopuszczalne jest korygowanie „pomyłek w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury”, przy czym nie uczyniono żadnych zastrzeżeń co do charakteru tych pomyłek, mogą to być więc co do zasady wszelkie możliwe pomyłki.
Kiedy faktura korygująca poza KSeF jest możliwa?
Co do zasady stosowanie KSeF w zakresie fakturowania ma charakter obowiązkowy, przy czym należy zwrócić uwagę, że w myśl art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT obowiązek ten nie dotyczy wystawiania faktur:
- przez podatnika niemającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
- przez podatnika niemającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
- przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
- na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
- w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
- przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
Zgodnie z art. 106ga ust. 3 ustawy obowiązujący od 1 lutego 2026 roku w przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej. Natomiast art. 106ga ust. 4 ustawy stanowi, że w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
W przypadku faktur elektronicznych podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy w sposób z nim uzgodniony, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. Faktury w postaci papierowej wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
W sytuacji, gdy w powyższym przypadku zostanie wystawiona faktura w wersji papierowej lub elektronicznej, również ewentualna faktura korygująca będzie wystawiona w tej samej formie, a więc poza KSeF.
Przykład 1.
Spółka będąca czynnym podatnikiem podatku VAT dokonała sprzedaży towaru na rzecz osoby prywatnej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Kupujący zażądał wystawienia faktury. Spółka wystawiła fakturę papierową na podstawie art. 106ga ust. 3 ustawy o VAT. Po miesiącu okazało się, że na fakturze znajdują się błędne dane nabywcy. W jaki sposób spółka powinna wystawić korektę faktury? W tym przypadku korekta faktury może zostać wystawiona poza KSeF, ponieważ sprzedaż na rzecz konsumentów nie wymaga stosowania systemu KSeF w zakresie fakturowania. Reguła ta dotyczy również wystawiania faktur korygujących.
Podsumowując powyższe rozważania, można zatem wskazać, że wystawienie faktury korygującej poza systemem KSeF jest możliwe, gdy dotyczy korekty sprzedaży, o których mowa w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT.
Polecamy:
