Faktura wysyłana do KSEF to faktura ustrukturyzowana, za którą uznaje się fakturę wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Od momentu, gdy KSEF stanie się obowiązkowy (co ma nastąpić od 1 lutego 2026 roku dla większości podatników), wszystkie faktury ustrukturyzowane będą wystawiane i przesyłane przez KSEF — niezależnie od zgody nabywcy. Jak wygląda sytuacja z wysyłaniem faktur do KSEF przed 1 lutego 2026 roku? Czy wysyłanie faktur do KSEF wymaga zgody nabywcy? Odpowiedź poniżej.
Faktura ustrukturyzowana
Obecnie korzystanie z e-faktur jest dobrowolne, co oznacza, że faktura może być wystawiona w wersji:
- papierowej,
- elektronicznej,
- poprzez KSEF.
Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać:
- podatnik;
- podmioty wskazane przez podatnika;
- podmioty, o których mowa w art. 106c;
- osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c;
- osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu;
- podmioty inne niż wymienione w pkt 1-5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym
– uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 106r pkt 3 ustawy o VAT (określa minister właściwy do spraw finansów publicznych).
System e-Faktur prowadzi i administratorem zawartych w nim danych jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej.
Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
- powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb, o nadanych uprawnieniach do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur lub ich odebraniu;
- uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, posiadanych przez podmioty, o których mowa w art. 106nb;
- wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
- dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
- otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
- przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
- oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur;
- analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
- powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb, o:
- dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
- dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem, o którym mowa w art. 106nc ust. 3,
- braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur;
- powiadamiania podmiotów innych niż określone w art. 106nb o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Z powyższego wynika, że faktura może być wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur (KSEF).
Zupełnie inną kwestią jest wysłanie faktury do odbiorcy/nabywcy i jego zgoda na otrzymywanie faktur wystawionych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSEF).
Wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSEF) a wysyłanie faktur nabywcy przez KSEF
Tak jak wyżej to zostało wskazane, sprzedawca może wystawić fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSEF) i nie wymaga to zgody nabywcy. Jednak już sama możliwość otrzymania faktury (na ten moment) wymaga zgody nabywcy.
Zgodnie z art. 106g ust. 3a ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1 ustawy o VAT.
Jeżeli odbiorca faktury nie wyraził akceptacji, o której mowa w art. 106na ust. 2 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana może być przesłana temu podmiotowi w postaci z nim uzgodnionej. Przepisy ust. 1-3 stosuje się odpowiednio.
Sprzedawca pomimo braku zgody nabywcy na przesłanie faktury ustrukturyzowanej może ją wystawić w tej postaci. Natomiast wysyłka faktury do nabywcy odbywa się w formie z nim uzgodnionej, a więc albo poprzez wydruk i przekazanie w formie papierowej, albo poprzez wysyłkę w wersji elektronicznej, np. w postaci pliku PDF.
Polecamy:
