Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe musi posiadać aktualną dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur sprawia, że temat KSeF a polityka rachunkowości stał się kluczowy dla każdego przedsiębiorcy. Sprawdź, czy Twoja firma musi zaktualizować swoje wewnętrzne procedury i jak zrobić to zgodnie z prawem.
Obowiązek wystawiania i odbierania faktur w KSeF
Krajowy System e-Faktur jest przeznaczony do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. System prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej, będący jednocześnie administratorem zgromadzonych w nim danych. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF został wprowadzony etapami. Od 1 lutego 2026 roku objął podatników, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 roku kwotę 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 roku pozostałych podatników. Przy czym w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 roku obowiązek ten nie dotyczy podatników, u których wartość sprzedaży wraz z VAT udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu nie przekracza kwoty 10 000 zł. Zostaną oni objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 roku.
Kiedy jednostka ma obowiązek aktualizacji polityki rachunkowości?
W myśl art. 3 ust. 1 pkt 11 ustawy o rachunkowości przez przyjęte zasady (politykę) rachunkowości rozumie się wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą, w tym także określone w MSR, zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych.
Polityka rachunkowości ma odzwierciedlać rzeczywisty sposób prowadzenia ksiąg w danej jednostce. Obowiązek jej opracowania oraz aktualizowania spoczywa na kierowniku jednostki, przy czym obowiązek aktualizacji dokumentacji wynika z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Aktualizacja jest konsekwencją konieczności zachowania zgodności przyjętych zasad z obowiązującymi przepisami oraz faktycznymi warunkami działalności jednostki. Skoro KSeF zmienia sposób dokumentowania operacji gospodarczych, przyjęta w jednostce polityka rachunkowości powinna zostać do tej zmiany dostosowana.
KSeF a polityka rachunkowości
Konieczność aktualizacji polityki rachunkowości w związku z KSeF wynika zarówno z przepisów ustawy o rachunkowości, jak i regulacji zawartych w ustawie o VAT. Obowiązkowe stosowanie KSeF zmienia sposób dokumentowania operacji gospodarczych, dlatego zasady (politykę) rachunkowości należy dostosować do nowego sposobu obiegu i przechowywania faktur. Co ważne, sama zmiana sposobu dokumentowania operacji gospodarczych nie oznacza zmiany zasad ich ujmowania w księgach rachunkowych.
Dostosowanie polityki rachunkowości do KSeF obejmuje przede wszystkim:
- uaktualnienie definicji dowodów księgowych;
- wskazanie osób odpowiedzialnych w jednostce za obsługę Krajowego Systemu e-Faktur;
- sformułowanie nowych zasad obiegu, przechowywania i archiwizacji dokumentów.
Należy podkreślić, że zakres dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, określony w ustawie o rachunkowości (art. 10 ust. 1 UoR), ma charakter otwarty, dlatego jednostka może go rozszerzyć stosownie do własnych potrzeb.
Dostosowanie definicji dowodów księgowych do KSeF
Pierwszym obszarem wymagającym aktualizacji jest ujęcie faktury ustrukturyzowanej jako dowodu księgowego, a w konsekwencji uaktualnienie definicji dowodów księgowych w polityce rachunkowości. Faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawianą i otrzymywaną przy użyciu KSeF, w postaci elektronicznej, sporządzaną zgodnie ze strukturą logiczną FA(3), w formacie XML oraz z przydzielonym numerem identyfikującym ją w tym systemie. Podstawowymi dowodami księgowymi pozostają faktury, jednak w zakresie transakcji objętych obowiązkiem stosowania KSeF faktury wystawiane dotychczas ręcznie lub przesyłane elektronicznie między kontrahentami są zastępowane fakturami ustrukturyzowanymi wystawianymi i odbieranymi za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.
W art. 20 i 21 ustawy o rachunkowości określono zasady dokumentowania operacji gospodarczych oraz elementy dowodu księgowego. Choć te przepisy nie zmieniły się po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF, to trzeba mieć na uwadze, że w związku ze zmianą formy faktury definicja dowodów księgowych w przyjętej polityce rachunkowości powinna zostać zaktualizowana. Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości musi bowiem jednoznacznie wskazywać, że dowodem księgowym jest faktura ustrukturyzowana. Polityka rachunkowości powinna również uwzględniać możliwość otrzymywania poza KSeF faktur wystawionych przez kontrahentów, którzy nie są objęci obowiązkiem korzystania z tego systemu. Warto ponadto wskazać, że w wewnętrznym obiegu dokumentów jednostka może wykorzystywać wizualizacje faktur, np. w formacie PDF z kodem QR i numerem KSeF.
Zasady obiegu faktur ustrukturyzowanych i podział odpowiedzialności
Kolejnym obszarem wymagającym aktualizacji w związku z Krajowym Systemem e-Faktur są zasady obiegu faktur ustrukturyzowanych. Przyjęta w jednostce polityka rachunkowości powinna szczegółowo opisywać proces obiegu faktury ustrukturyzowanej, począwszy od jej wystawienia lub pobrania w KSeF, poprzez kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową, aż po jej dekretację i ujęcie w księgach jednostki. Chociaż zasady kontroli dowodów księgowych się nie zmieniły, w warunkach obowiązkowego KSeF kontrola ta odbywa się w formie elektronicznej. Zapisy w polityce rachunkowości powinny więc zostać dostosowane tak, aby odnosiły się do faktur ustrukturyzowanych i wskazywały osoby odpowiedzialne za poszczególne czynności związane z ich obiegiem.
Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości powinna określać, kto w jednostce nadaje i odbiera uprawnienia do korzystania z KSeF, kto jest uprawniony do wystawiania faktur, a kto do ich odbierania, kto podejmuje działania w razie czasowej niedostępności lub awarii systemu oraz kto odpowiada za kontrolę formalno-rachunkową, dekretację i prawidłową ewidencję w księgach.
Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w polityce rachunkowości
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF spowodowało, że podatnicy co do zasady nie są zobligowani do przechowywania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych we własnym zakresie. Zgodnie z art. 112aa ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług faktury ustrukturyzowane po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur są przechowywane w tym systemie przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, a przepisów o ogólnych zasadach przechowywania faktur nie stosuje się do tych faktur. Jeżeli jednak okres przechowywania faktur, o którym mowa w art. 112aa ust. 1, upłynie przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik przechowuje te faktury poza KSeF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się wówczas odpowiednio.
Analogiczne rozwiązanie wprowadza art. 73a ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym do dowodów księgowych przechowywanych w KSeF nie stosuje się art. 71 ust. 1 oraz art. 73 ust. 1, 2 i 4 ustawy o rachunkowości. Jeżeli okres przechowywania dowodów w KSeF upłynie przed upływem terminów określonych w art. 74 ust. 2 pkt 3, 4, 6 lub 8 ustawy o rachunkowości, jednostka przechowuje te dowody we własnym zakresie do czasu upływu właściwych terminów. W konsekwencji w polityce rachunkowości jednostki można opisać wynikający z przepisów sposób przechowywania faktur ustrukturyzowanych w KSeF oraz zasady ich dalszej archiwizacji poza systemem, jeżeli powstanie taki obowiązek.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością dostosowała politykę rachunkowości do KSeF. Zmiany obejmowały definicję dowodów księgowych, zasady obiegu faktur ustrukturyzowanych oraz wskazanie osób odpowiedzialnych za obsługę systemu. W jakiej formie trzeba wprowadzić te zmiany? Aktualizacji polityki rachunkowości należy dokonać w formie pisemnej, w drodze uchwały zarządu. Jeżeli zmiany dotyczą tylko wybranych fragmentów dokumentacji, można nadać im nowe brzmienie. Gdy zakres zmian jest znaczny, zasadne jest przyjęcie nowego tekstu jednolitego polityki rachunkowości.
Obowiązkowe stosowanie KSeF wymaga dostosowania polityki rachunkowości do nowego sposobu dokumentowania operacji gospodarczych. Aktualizacja powinna objąć przede wszystkim definicję dowodów księgowych, zasady obiegu i przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz podział odpowiedzialności za obsługę systemu. Za wprowadzenie zmian odpowiada kierownik jednostki, przy czym sama zmiana formy dokumentów nie oznacza zmiany zasad ujmowania operacji w księgach rachunkowych.
