Numer KSeF w płatnościach - czy jest obowiązek go podawania?

Zmiany w przepisach ustawy o VAT – w związku z wejściem w życie obowiązkowego systemu KSeF – obejmą m.in. regulowanie należności wynikających z e-faktur. Podatnicy będą mieli obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach. W naszym artykule przyjrzymy się bliżej temu obowiązkowi.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny, który jest zarządzany i udostępniany przez Resort Finansów (Szefa Krajowej Administracji Skarbowej), a odbiorcą usług realizowanych przez KSeF są przedsiębiorcy.

Ogólnie rzecz biorąc, KSeF pozwala na wystawianie elektronicznych, ustrukturyzowanych faktur sprzedaży przez sprzedawcę i udostępnienie tej faktury odbiorcy, jeżeli wyraził na to zgodę. Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF, który automatycznie nadaje jej unikalny numer identyfikujący tę fakturę w systemie.

Faktury ustrukturyzowane archiwizowane są w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. 

System KSeF służy do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;
• powiadamiania podmiotów o nadanych uprawnieniach oraz uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF;
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych (także do faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA lub faktur w czasie awarii KSeF);
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF;
• weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza KSeF;
• analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
• powiadamiania podmiotów o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSeF oraz o dacie i czasie jego przydzielenia;
• powiadamiania podmiotów o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem KSeF;
• powiadamiania podmiotów o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności lub awarii KSeF;
• powiadamiania podmiotów o braku uprawnień do korzystania z KSeF.

Numer KSeF w płatnościach – czy jest obowiązek jego podania?

Należy zacząć od tego, że w myśl art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:

1. stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca, oraz
2. jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, jest równa lub wyższa od kwoty 15 000 zł (brutto), przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Jeżeli pomiędzy przedsiębiorcami dochodzi do zawarcia transakcji na kwotę równą lub wyższą niż 15 000 zł brutto, to musi ona przez przedsiębiorcę-nabywcę zostać opłacona za pośrednictwem jego rachunku płatniczego, a nie gotówką.

Poza tym każdorazowo, gdy przedsiębiorca płaci za transakcję, musi podać tytuł zapłaty, czyli za co reguluje fakturę, rachunek, umowę itd. W tym momencie powstaje pytanie, co w przypadku regulowaniu faktur ustrukturyzowanych wystawionych poprzez KSeF.

Numer KSeF w płatnościach – czy jego podawanie jest obowiązkowe?

Zgodnie z art. 108g Ustawy o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT), który miał obowiązywać od 1 lutego 2026 roku (nastąpiło przesunięcie terminu), nabywca towaru lub usługi będący czynnym podatnikiem VAT, który dokonuje płatności za:

1. faktury ustrukturyzowane na rzecz innego czynnego podatnika VAT oraz 
2. faktury wystawione w postaci elektronicznej według wzoru KSeF w czasie awarii KSeF lub w przypadku braku możliwości wystawienia przez podatnika faktury poprzez KSeF na rzecz innego czynnego podatnika VAT

– za pośrednictwem usługi polecenia zapłaty lub polecenia przelewu, o których mowa w art. 3 ust. 2 i 4 Ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 roku o usługach płatniczych, lub innego instrumentu płatniczego w rozumieniu tej ustawy, umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, jest obowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w KSeF lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez KSeF. 

Obowiązek ten dotyczy również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.

Z powyższego wynika, że nabywca będący czynnym podatnikiem VAT lub inny czynny podatnik VAT, (który reguluje faktury wystawione na rzecz tego nabywcy) w sytuacji, gdy płaci za faktury ustrukturyzowane (także w okresie awarii KSeF lub w sytuacji braku możliwości wystawienia faktury przy pomocy KSeF), ma obowiązek tego dokonywać za pośrednictwem przelewu oraz jest zobligowany do podania w tytule przelewu:

1. numeru identyfikującego te faktury w KSeF (numer faktury nadany przez KSeF, a nie numer faktury nadany przez sprzedawcę) lub 
2. numeru zbiorczego identyfikatora nadanego przez KSeF.

Na razie w aktualnym stanie prawnym nie ma obowiązku podawania numerów identyfikacyjnych faktur nadanych przez KSeF w tytule przelewu przy płatności za fakturę ustrukturyzowaną.

Zanim jednak nabywca dokona płatności za fakturę ustrukturyzowaną, to najpierw ma obowiązek ustalenia statusu VAT sprzedawcy na dzień dokonywania płatności. Mówi o tym art. 108g ust. 2 ustawy o VAT, która ma obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku (zgodnie z przesunięciem). Status ten ustali na podstawie wykazu określonego w art. 96b ustawy o VAT (tzw. biała lista podatników VAT).

Może przecież okazać się, że sprzedawca to podatnik zwolniony z VAT, wykreślony z rejestru VAT lub nastąpiła inna sytuacja, w której ten podatnik np. nie został zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.

Numer KSeF w płatnościach – wyjątki od reguły

Jeżeli sprzedawca jest podatnikiem zwolnionym z VAT, wówczas nabywca nie ma obowiązku dokonywać płatności za fakturę ustrukturyzowaną z oznaczeniem numeru identyfikacyjnego KSeF tej faktury.

Kolejny wyjątek został określony w art. 108g ust. 3 ustawy o VAT (od 1 stycznia 2027 roku). Przepis ten wskazuje, że obowiązek oznaczania faktur numerem KSeF nie będzie występował, jeżeli nabywca towaru lub usługi będzie opłacał faktury wystawione w okresie niedostępności KSeF niewprowadzone do KSeF w związku z zamieszczonymi komunikatami o okresie trwania awarii.

Jeżeli przedsiębiorca-sprzedawca będzie musiał wystawić ustrukturyzowaną fakturę sprzedaży, a system zgodnie z komunikatami na stronie KSeF będzie niedostępny, np. z powodu awarii, to przedsiębiorca wystawia wówczas fakturę elektroniczną według udostępnionego wzoru KSeF, a nabywca, opłacając tę fakturę, nie podaje numeru identyfikacyjnego nadanego przez KSeF.

Prawodawca w uzasadnieniu do ww. ustawy zmieniającej wskazuje, że powyższe rozwiązania mają na celu przeciwdziałać zatorom płatniczym. Ponadto może też mieć wpływ na usprawnienie procesów analitycznych Szefa KAS.

Rozwiązania te przyczynią się do zwiększenia poprawności dokonywania płatności pomiędzy podmiotami w systemach księgowych, a tym samym wpłynie też pośrednio na ograniczenie konieczności wzywania przedsiębiorców (w przypadku rachunków prowadzonych do działalności gospodarczej) do przedstawienia dodatkowych informacji o rozliczeniach. Dane te na podstawie raportowania w systemie STIR będą dostępne w systemach teleinformatycznych Szefa KAS.

Podkreśla się także, że przepisy będą stosowane w zakresie, w jakim przedsiębiorcy dysponują rachunkami wykorzystywanymi w prowadzonej działalności gospodarczej. Ponadto przepis nie nakłada obowiązku otwierania nowych rachunków na terytorium kraju w przypadku korzystania przez niektórych podatników z rachunków w zagranicznych bankach.

Mechanizm podzielonej płatności a numer identyfikacyjny faktury nadany przez KSeF w płatnościach

Powszechny obowiązek oznaczania należności numerem identyfikacyjnym faktury nadanym przez KSeF wejdzie w życie od 1 stycznia 2027 roku.

Zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności polega na tym, że:

1. zapłata kwoty odpowiadającej całości albo części kwoty podatku wynikającej z otrzymanej faktury jest dokonywana na rachunek VAT;
2. zapłata całości albo części kwoty odpowiadającej wartości sprzedaży netto wynikającej z otrzymanej faktury jest dokonywana na rachunek bankowy albo na rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, dla których jest prowadzony rachunek VAT, albo jest rozliczana w inny sposób.

Zgodnie zaś z nowo dodanym art. 108a ust. 3 ustawy o VAT – w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2027 roku – zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności dokonywana jest w złotych polskich przy użyciu komunikatu przelewu udostępnionego przez bank lub spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową, przeznaczonego do dokonywania płatności w mechanizmie podzielonej płatności, w którym podatnik wskazuje:

1. kwotę odpowiadającą całości albo części kwoty podatku wynikającej z faktury, która ma zostać zapłacona w mechanizmie podzielonej płatności;
2. kwotę odpowiadającą całości albo części wartości sprzedaży brutto;
3. numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność, a w przypadku faktury ustrukturyzowanej – numer identyfikujący tę fakturę w KSeF;
4. numer, za którego pomocą dostawca towaru lub usługodawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku.

W rezultacie, jeżeli po 1 stycznia 2027 roku dojdzie do regulowania należności w ramach mechanizmu podzielonej płatności, to w komunikacie przelewu należy wskazać numer identyfikujący fakturę nadaną przez system KSeF.

Zapłata w mechanizmie podzielonej płatności może mieć też charakter zbiorczy. W przypadku wystawienia na rzecz podatnika przez 1 dostawcę lub usługodawcę w okresie nie krótszym niż 1 dzień i nie dłuższym niż 1 miesiąc więcej niż 1 faktury zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności może dotyczyć więcej niż 1 faktury. W takim przypadku w komunikacie przelewu wpisuje się identyfikator zbiorczy nadawany przez Krajowy System e-Faktur.

W ramach systemu KSeF możliwe będzie przydzielanie identyfikatora zbiorczego, dla co najmniej 2 e-faktur wystawianych przez podatnika dla 1 odbiorcy (art. 106nd ust. 2 pkt 8a ustawy o VAT).

Podsumowując, w przypadku zapłaty z fakturę ustrukturyzowaną wystawioną przez sprzedawcę – czynnego podatnika VAT nabywca – czynny podatnik VAT poda w tytule przelewu numer identyfikacyjny faktury nadany przez KSeF, jeżeli płatność za tę fakturę dotyczy mechanizmu podzielonej płatności i powstanie od 1 stycznia 2027 roku.

W przypadku pozostałych płatności za faktury ustrukturyzowane numer identyfikacyjny faktury nadany przez KSeF nabywca poda w odniesieniu do płatności powstałych od 1 stycznia 2027 roku.