Przesłanie faktury do KSeF zbyt wcześnie lub omyłkowe wprowadzenie dokumentu do systemu to sytuacje, z którymi muszą mierzyć się przedsiębiorcy. Jak w takich przypadkach postąpić zgodnie z aktualnymi przepisami? W artykule wyjaśniamy, czy omyłkowe przesłanie faktury do KSeF wymaga wystawienia korekty oraz jakie skutki podatkowe niesie za sobą nieprawidłowe wystawienie dokumentu ustrukturyzowanego.
Zasady i moment wystawienia faktury do KSeF
Jak wynika z treści art. 106gb ust. 1 ustawy VAT faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego. Pomocna w zakresie zasad wystawiania e-faktur będzie również treść art. 106na ustawy VAT, gdzie czytamy, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Powyższa regulacja określa, w jaki sposób wystawić fakturę. Natomiast terminy wystawienia faktur – w tym również faktur ustrukturyzowanych – określa art. 106i ustawy VAT. Zgodnie z tym przepisem fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Jeżeli natomiast przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
Dodatkowo na mocy art. 106i ust. 7 ustawy VAT faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60. dnia przed:
- dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;
- otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.
W ustawie VAT nie ma regulacji wyłączającej możliwość zastosowania ww. regulacji do faktur ustrukturyzowanych, co oznacza, że KSeF daje możliwość wystawiania faktur do 60 dni przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi lub otrzymaniem całości lub części zapłaty.
Jeżeli natomiast w ciągu 60 dni od wystawienia faktury nie dojdzie do dostawy towaru, wykonania usługi ani otrzymania zapłaty, faktura okazuje się wystawiona z naruszeniem art. 106i ust. 7 ustawy VAT. Samo naruszenie tego terminu nie przesądza jednak o skutkach – te zależą od tego, czy udokumentowana transakcja ostatecznie dojdzie do skutku.
Jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że dokument ten zawiera błędy, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą. Zatem faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu.
Na podstawie art. 106j ust. 1 ustawy VAT w przypadku gdy po wystawieniu faktury:
- podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
- (uchylony),
- dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
- dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
- stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury
- podatnik wystawia fakturę korygującą.
Jak czytamy w interpretacji Dyrektora KIS z dnia 20.12.2023 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.560.2023.2.AG:
„W takiej sytuacji skoro nie doszło do otrzymania przez Państwa zaliczki, to faktura zaliczkowa stała się fakturą wystawioną przedwcześnie – dokumentuje zatem zdarzenie do którego nie doszło. Zatem taka faktura nie może pozostać w obrocie gospodarczym. W takim przypadku istnieje wyłącznie możliwość wystawienia faktury korygującej stosownie do art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT, który obliguje podatnika do wystawienia faktury korygującej w sytuacji stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury.
Zatem, w przedmiotowej sprawie winni Państwo skorygować przedwcześnie wystawione faktury zaliczkowe, poprzez wystawienie – stosownie do art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT – faktur korygujących, w zakresie podstawy opodatkowania i kwoty podatku (tj. „wyzerować” te pozycje).”
Interpretacja ta odzwierciedla wcześniejszą, restrykcyjną linię organów podatkowych. Szef KAS w zmianie interpretacji indywidualnej z 23 lipca 2025 r. (nr DOP7.8101.28.2025.FMLM) uznał, że faktura wystawiona wcześniej niż 60 dni przed dostawą towaru, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zapłaty nie jest pustą fakturą, jeżeli dokumentuje rzeczywistą transakcję, która ostatecznie dojdzie do skutku – choćby z opóźnieniem. W takim przypadku podatnik może, ale nie musi, skorygować ją do zera, a podatek rozlicza w dacie powstania obowiązku podatkowego. Obowiązek wyzerowania faktury pozostaje natomiast aktualny wtedy, gdy do transakcji w ogóle nie dojdzie.
Przykład 1.
Spółka Beta zawarła umowę sprzedaży towarów, zgodnie z którą towar ma być dostarczony do kontrahenta w dniu 15 grudnia. Spółka wystawiła poprzez KSeF fakturę ustrukturyzowaną dnia 15 września.
Czy działanie spółki było prawidłowe?
Zgodnie z art. 106i ust. 7 ustawy VAT faktura może być wystawiona (w przypadku e-faktur – przesłana do KSeF) najwcześniej 60. dnia przed dostawą towaru. W opisanym przykładzie najwcześniejszym dopuszczalnym dniem był 16 października, a spółka Beta wystawiła fakturę 15 września, a więc 91 dni przed dostawą. Termin został naruszony. Nie oznacza to jednak pustej faktury – skoro dostawa 15 grudnia dojdzie do skutku, spółka nie ma obowiązku korygowania faktury do zera, a VAT rozliczy w dacie powstania obowiązku podatkowego, czyli w grudniu. Gdyby jednak do dostawy ostatecznie nie doszło, spółka powinna wystawić fakturę korygującą do zera, która również będzie mieć postać faktury ustrukturyzowanej.
Omyłkowe przesłanie faktury do KSeF a obowiązek korekty
W pierwszej części artykułu analizowaliśmy przypadek, gdy podatnik wystawił fakturę przed dostawą towaru, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zapłaty – w terminie z art. 106i ust. 7 ustawy VAT albo z jego naruszeniem. Teraz jednak zajmijmy się przypadkiem, w którym faktura zostaje wystawiona omyłkowo.
W tym zakresie należy przede wszystkim wskazać, że system KSeF nie przewiduje możliwości anulowania, usunięcia czy edytowania wprowadzonej do niego faktury. Faktura po przyjęciu do KSeF staje się dokumentem prawnym pozostającym w obiegu gospodarczym. W momencie przydzielenia danej fakturze numeru w systemie KSeF uznaje się ją za otrzymaną przez nabywcę towaru bądź usługi.
Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 23.06.2026 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.298.2026.1.KP, jeżeli faktura wprowadzona do KSeF została wprowadzona przez pomyłkę bądź zawiera błędy, należy każdorazowo skorygować ją fakturą korygującą również wystawioną w KSeF. W konsekwencji jedynym sposobem wyeliminowania z KSeF dokumentu wprowadzonego omyłkowo jest wystawienie faktury korygującej.
Dokonując korekty faktury wystawionej w KSeF, podatnik ma obowiązek wskazać numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur faktury, której ta korekta dotyczy (wypełniając element DaneFaKorygowanej), co pozwoli na zidentyfikowanie, że dokonywana korekta dotyczy faktur niezasadnie przesłanych do KSeF, a nie faktur wystawionych pierwotnie.
W tym miejscu warto dodać, że jeszcze inny przypadek będzie mieć miejsce, jeżeli przykładowo podatnik sporządzi e-fakturę w swoim programie, ale wyśle ją do systemu KSeF dopiero w kolejnym miesiącu. W tym przypadku – zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy VAT – datą wystawienia e-faktury będzie dzień jej przesłania do KSeF, niezależnie od daty wpisanej w dokumencie. Nadanie numeru KSeF wyznacza natomiast moment otrzymania faktury przez nabywcę.
Na zakończenie warto dodać, że podatnik, który omyłkowo wystawia e-fakturę niedokumentującą żadnej rzeczywistej transakcji i nie dokonuje jej wyzerowania poprzez fakturę korygującą, naraża się na uznanie, że doszło do wystawienia tzw. pustej faktury, o której stanowi art. 108 ust. 1 ustawy VAT. Zgodnie z tym przepisem w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.
Polecamy:
