Każdy z przedsiębiorców posługujących się w transakcjach gospodarczych fakturami ma obowiązek zapewnić ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Wytyczne nie dotyczą tylko faktur elektronicznych, jakby się mogło niektórym wydawać, a wszystkich faktur, w tym tradycyjnych - papierowych. Jak zatem określić sposób zapewnienia warunków, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów? Może sporządzić regulamin fakturowy lub instrukcję fakturowania?
Sporządzanie regulaminu wystawiania faktur - prawo czy obowiązek?
Nowelizacja rozporządzenia MF m.in. w sprawie wystawiania faktur sprawiła, że dodano § 20a, a treść jego brzmi:
“Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury”.
Taka forma zapisu prawa mówi, iż każdy podatnik powinien zapewnić wymogi wynikające z rozporządzenia. Dokonać tego można sporządzając w firmie regulamin fakturowania, który pozwoli wskazać indywidualne dla danego podatnika cechy stosowanego przez niego modelu fakturowania. Tworząc regulamin przedsiębiorca powinien w szczególności wskazać jak zapewnia autentyczność pochodzenia faktury, integralność treści oraz jej czytelność, tych bowiem informacji wymaga w rozporządzeniu Minister Finansów.
Charakter wymogów stawianych fakturom
Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność powinny być zapewnione od momentu wystawienia/otrzymania faktur do końca okresu ich przechowywania (6 lat).
Autentyczność pochodzenia - powinna oznaczać pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usług czy wystawcy faktury. W przypadku faktur elektronicznych przepisy wskazują dwie przykładowe metody mogące zapewnić autentyczność pochodzenia:
-
kwalifikowany podpis elektroniczny;
-
system elektronicznej wymiany danych EDI.
Stosowanie wyżej wymienionych sposobów gwarantuje niejako zgodność postępowania podatników z obecnie obowiązującym prawem. Jednak nie zabrania się im korzystania z innych metod zapewniających autentyczność pochodzenia. Firma może wybrać formę przesyłania faktur e-mailem. Wówczas jako sposób zapewnienia tożsamości faktur można zastosować np. pisemne porozumienie stron, w którym określony zostanie jeden stały adres e-mail - z firmą sprzedawcy służący przesyłaniu e-faktur. Dodatkowo e-mail z którego wysyłane będą faktury, a także sam program do wystawiania faktur powinien być zabezpieczony hasłem i loginem. Firma zatrudniająca pracowników powinna wówczas wyznaczyć jednego lub więcej, w zależności od potrzeb firmy, i tylko tym wyznaczonym udostępnić możliwość wystawiania i przesyłania faktur.
Dodatkową możliwością zapewniającą wymogi stawiane fakturom jest tzw. kontrola biznesowa. Ma ona za zadanie zapewnić wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów czy świadczeniem usług. Często podstawą stosowania kontroli biznesowych jest regulamin fakturowy zwany również niekiedy instrukcją wystawiania faktur. Taka forma dokumentacji może być wykorzystana do określenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur zarówno w wersji elektronicznej jak i tradycyjnej - papierowej.
Ponieważ wymóg zapewnienia autentyczności dotyczy również faktur w wersji papierowej, niektórzy interpretując przepisy stwierdzili, że w zasadzie powinno się powrócić do umieszczania podpisów na fakturach. Wówczas w przypadku faktur papierowych tożsamość zostałaby w pewien sposób potwierdzona.
Integralność treści - ma świadczyć o tym, że dane zawarte pierwotnie na fakturze nie zostały zmienione. W przypadku faktur elektronicznych plik faktury powinien mieć zablokowaną funkcję edycji, co zapewnia np. format PDF. W przypadku faktur w formie papierowej na zapewnienie integralności może wpływać brak dostępu do faktur osób trzecich - faktura nie dostała się “w niepowołane ręce”.
Czytelność - od chwili wystawienia faktury do czasu kiedy upłynie termin przedawnienia zobowiązania podatkowego wynikającego z tej faktury dokument musi być czytelny. W przypadku e-faktur warunek ten zwykle jest spełniony bowiem elektroniczny format w ramach upływu czasu nie traci zwykle na czytelności. Oczywiście aby tak było należy zapewnić jego należyte przechowywanie - należy więc zadbać o zapewnienie bezpieczeństwa nośników elektronicznych, na których przechowywane są pliki z fakturami.
Faktury papierowe również należy przede wszystkim przechowywać w sposób zapewniających ich czytelność. Nie powinny być zatem narażone na wpływ promieni słonecznych czy wilgoci bowiem te mogą spowodować brak czytelności (rozmazany, wypłowiały tusz). W przypadku faktur wystawianych na papierze paragonowym aby zapewnić ich czytelność należałoby stosować ich kopiowanie czy to jako kopia ksero, czy też jako skan do wersji elektronicznej.
Treść regulaminu wystawiania faktur
Obowiązek określenia sposobu dotyczącego obiegu faktur zarówno wewnątrz samej firmy jak i w kontaktach z kontrahentami dotyczy zarówno wystawianych faktur jak i tych otrzymywanych, dlatego też w regulaminie powinny znaleźć się charakterystyki obu przypadków. Oczywiście przy ustalaniu modelu fakturowania należałoby wziąć pod uwagę charakter firmy oraz ilość transakcji dokumentowanych fakturą w danym miesiącu.
Regulamin fakturowania powinien zawierać informacje o:
-
podstawie na jakiej podatnik jest uprawniony do wystawiania faktur;
-
tym czy faktury stanowią jednocześnie dokument handlowy czy też zwykle dotyczą poszczególnych umów cywilnoprawnych;
-
sposobie zachowania autentyczności pochodzenia dokumentów;
-
sposobie zachowania integralności treści faktur;
-
osobach uprawnionych do wystawiania/przyjmowania faktur,
-
sposobie zapewnienia czytelności;
-
seriach numeracji faktur stosowanych w danym roku podatkowym przez przedsiębiorcę;
-
sposobie wydawania/przesyłania faktur;
-
sposobach przechowywania dokumentacji w firmie.
W regulaminie może być również określona ścieka audytu kontrolującego obieg dokumentów w firmie jak i poza nią. Należałoby wówczas rozpocząć od przyjęcia samego zamówienia i jego udokumentowania poprzez wystawienie dokumentu źródłowego potwierdzającego sprzedaż, zestawienie go z dokumentami handlowymi czy też potwierdzającymi transport lub płatność przechodząc do kwestii związanych z archiwizacją faktur.
Każdy podatnik używający w obrocie gospodarczym faktur musi określić sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności każdej faktury. Przepisy nie precyzują jednak w jakiej formie ma tego dokonać. Sposoby zapewnienia warunków, o których mowa w rozporządzeniu, przedsiębiorca może sporządzić w formie regulaminu fakturowania stosowanego następnie w swojej firmie.
