W obliczu obligatoryjnego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wielu przedsiębiorców zastanawia się nad prawidłowym sposobem rozliczania świadczeń niebędących fakturami VAT. Kluczową kwestią pozostaje dokumentowanie rabatów pośrednich w KSeF, które często realizowane są za pomocą not księgowych, a nie faktur korygujących.
Dokumentowanie rabatów pośredniego w świetle podatku VAT
Do kwestii dokumentowania rabatu pośredniego odniósł się Dyrektor KIS w interpretacji z 23 czerwca 2021 roku (nr 0114-KDIP1-1.4012.152.2021.2.RR). W treści tego pisma możemy przeczytać, że jeżeli rabat został przyznany ostatecznemu odbiorcy przez podatnika stojącego na początku łańcucha dostaw, nie zaś przez podmioty transakcji pośrednich, lub tym podmiotom, to podmioty te nie będą mogły wystawiać lub przyjmować faktur korygujących, ponieważ w transakcjach przez nie wykonywanych nie dojdzie do zmiany ceny. Nie będzie również możliwe wystawienie faktury korygującej ostatecznemu odbiorcy, ponieważ między pierwszym sprzedawcą a tym odbiorcą nie doszło do żadnej dostawy.
W związku z powyższym mamy do czynienia z sytuacją, w której między podatnikiem a dostawcami nie wystąpi dostawa towarów ani świadczenie usług. Jednocześnie przepisy krajowe nie określają dokumentu, na podstawie którego podatnik udzielający rabatu może ten rabat udokumentować. Nie jest tym dokumentem faktura korygująca, jednak żadne przepisy nie wskazują, że nie może nim być np. nota księgowa, rabatowa, uznaniowa, obciążeniowa (czy to wystawiona samodzielnie przez udzielającego rabatu, czy też sporządzona przez otrzymującego rabat).
W dalszej treści interpretacji czytamy:
Jednocześnie zaznacza się, że noty stanowią dokument księgowy na podstawie ustawy o rachunkowości, a nie przepisów dotyczących podatku VAT”.
Zasady, jakimi rządzi się dokumentowanie rabatów pośrednich w świetle podatku VAT
W myśl art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
- sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
- wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
- wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
- otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
- dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 roku podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Według art. 2 pkt 32a ustawy, ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Według art. 106na ust. 1 ustawy fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
Jak stanowi art. 106na ust. 3 ustawy, faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Zgodnie z art. 106na ust. 4 ustawy w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Zasady dokumentowania operacji gospodarczych, w tym warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych, określa Ustawa z 29 września 1994 roku o rachunkowości.
Noty księgowe stanowią więc dowody księgowe na podstawie ww. ustawy o rachunkowości, a nie przepisów dotyczących podatku VAT. Ustawa o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze wydane na podstawie jej upoważnienia w żadnym zakresie nie regulują kwestii wystawiania not księgowych.
Jednocześnie przepisy krajowe nie określają dokumentu, na podstawie którego podatnik powinien udokumentować kwoty niestanowiące podstawy opodatkowania podatkiem od towarów i usług w myśl art. 29a ust. 1 ustawy. Nie jest tym dokumentem faktura, jednak nic nie wskazuje, że nie może nim być np. nota księgowa (obciążeniowa/uznaniowa).
Wystawiane noty uznaniowe, o których była mowa dotychczas, to dokumenty niebędące fakturami VAT, ponieważ nie dokumentują one odpłatnej dostawy towarów ani świadczenia usług. Wszystkie te dokumenty nie dokumentują czynności opodatkowanych podatkiem VAT i w obecnym stanie prawnym są wystawiane poza systemem fakturowania (poza VAT) jako noty księgowe.
Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 17 października 2025 roku (nr 0114-KDIP1-1.4012.703.2025.1.EW) wskazał, że obowiązek, który wynika z art. 106ga ust. 1 ustawy, od 1 lutego 2026 roku, nie wymaga wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w przypadku dokumentów innych niż faktury.
W sytuacji dokumentowania wyłącznie czynności niepodlegającej ustawie VAT – nie wystawia się faktury (art. 106b ust. 1 ustawy). Dodatkowo z obowiązujących przepisów dotyczących KSeF nie wynika, aby przy użyciu KSeF wystawiane musiały być noty księgowe. Wynika to z faktu, że dokumenty te nie stanowią faktur w rozumieniu ustawy o VAT.
Również Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 13 marca 2026 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.25.2026.1.KAB) wskazał:
Reasumując powyższe, pomimo że w obecnym stanie prawnym system KSeF ma charakter obligatoryjny, to jednak nie obejmuje on tych dokumentów, które nie są kwalifikowane jako faktury w rozumieniu ustawy o VAT. W konsekwencji noty uznaniowe (dokumentujące rabaty pośrednie) nie podlegają rejestrowaniu poprzez KSeF.
